Een verzuimprotocol in de organisatie; wat neem je hier in op?

Een verzuimprotocol is een essentieel document voor elke werkgever. Het biedt duidelijke richtlijnen en procedures voor het omgaan met ziekteverzuim binnen het bedrijf. Door altijd een up-to-date verzuimprotocol bij de hand te hebben, kun je snel en effectief reageren wanneer een werknemer zich ziek meldt.

Wat is een verzuim protocol?

In het protocol worden onder andere de stappen beschreven die moeten worden genomen wanneer een werknemer zich ziek meldt, zoals wie er op de hoogte moet worden gebracht en welke formulieren ingevuld moeten worden. Daarnaast bevat het vaak ook informatie over de rechten en plichten van zowel de werkgever als de werknemer tijdens periodes van verzuim.

Het doel van een verzuimprotocol is niet alleen om duidelijkheid te scheppen, maar ook om bij te dragen aan een snelle re-integratie van zieke medewerkers. Door heldere afspraken vast te leggen, kunnen misverstanden worden voorkomen en kan het verzuimproces soepeler verlopen.

Moet een werkgever een verzuimprotocol opstellen?

Als werkgever is het van groot belang om een verzuimprotocol op te stellen. Dit protocol dient als leidraad voor zowel de werkgever als de werknemers bij ziekteverzuim. Het helpt om duidelijkheid te verschaffen over wat er van beide partijen wordt verwacht in geval van verzuim.

Door het hebben van een vastgesteld verzuimprotocol kunnen misverstanden worden voorkomen en kan er efficiënt worden gehandeld in situaties waarin een werknemer zich ziek meldt. Hierdoor wordt het proces rondom verzuim gestroomlijnd en kunnen problemen tijdig worden aangepakt.

Het opstellen van een verzuimprotocol biedt ook bescherming aan zowel de werkgever als de werknemers. Het geeft richtlijnen over hoe om te gaan met ziekmeldingen, welke stappen er genomen moeten worden en hoe lang iemand thuis kan blijven wegens ziekte. Bovendien kan verzuimpreventie en regels voor verzuimbegeleiding worden opgenomen in het protocol.

Al met al is het dus in het belang van alle betrokken partijen dat een werkgever een goed doordacht verzuimprotocol opstelt en dit altijd bij de hand heeft.

Wat verwerk je allemaal in een verzuimprotocol?

In een verzuimprotocol worden de procedures en richtlijnen vastgelegd die gevolgd moeten worden wanneer een werknemer zich ziek meldt. Het is essentieel om duidelijk te beschrijven hoe het verzuim gemeld moet worden, bij wie en binnen welke termijn dit moet gebeuren.

Daarnaast is het belangrijk om helderheid te verschaffen over hoe de communicatie tussen werkgever, werknemer en bedrijfsarts zal verlopen tijdens het ziekteverzuimproces. Dit kan onder meer gaan over afspraken rondom ziekmeldingen, frequentie van contactmomenten en privacybescherming.

Een goed verzuimprotocol bevat ook informatie over de re-integratie van de zieke werknemer. Hierbij wordt beschreven welke stappen er genomen dienen te worden om de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen in passende arbeid. Denk hierbij aan de inschakeling van een bedrijfsarts of een casemanager verzuim die medewerkers helpt bij een re-integratie.

Tot slot mag in het protocol niet ontbreken hoe eventuele conflicten of geschillen omtrent ziekteverzuim opgelost kunnen worden. Duidelijke procedures voor conflictbemiddeling dragen bij aan een soepel verloop van het proces en voorkomen verdere complicaties.

Hoe om te gaan met re integratie in een verzuimprotocol?

Is een werknemer ziek en geldt dit al voor een lange tijd, dan is de kans groot dat de werknemer zich bevindt in een re integratie. Volgens de wet verbetering poortwachter, een wet waarin wettelijke regels zijn vastgelegd omtrent verzuim, zal er samen worden gewerkt met de arbodienst. Naast een arbodienst inschakelen, zal er een re integratiedossier opgesteld moeten worden waarbij iedere periode een re integratieverslag wordt bijgehouden.

Is een verzuimprotocol verplicht? Nee, in de basis is een verzuimprotocol niet verplicht in Nederland. Echter is het wel aan te raden om te beschrijven hoe je omgaat met bepaalde situaties, zoals wanneer een werknemer langdurig ziek is en hierdoor langdurig verzuim dient op te nemen. De werknemer is voor een langere periode niet beschikbaar.

Het is aan te raden om in een verzuimprotocol een plan van aanpak te schrijven hoe er in bepaalde situaties wordt gehandeld wanneer de zieke medewerker niet in staat is om werkzaamheden uit te voeren. Er geldt een leidraad, waarna een directe leidinggevende een verder plan van aanpak kan opstellen met de zieke werknemer wanneer dit nodig is.

Veelgestelde vragen over een verzuimprotocol

Hoe ga je in een verzuimprotocol om met de Wet verbetering poortwachter?

De Wet verbetering poortwachter stelt duidelijke regels rondom de aanpak van verzuim en re-integratie. In een verzuimprotocol moet worden beschreven welke stappen een werkgever en werknemer moeten volgen. Dit omvat onder andere:

• Het tijdig melden van verzuim.
• Het opstellen van een plan van aanpak samen met de werknemer en de bedrijfsarts.
• Regelmatige evaluatie van de voortgang via een re-integratieverslag.
  Het is essentieel dat het verzuimprotocol aansluit bij deze wettelijke eisen om aan alle verplichtingen te voldoen.

Is een verzuimprotocol verplicht?

Hoewel het opstellen van een verzuimprotocol niet wettelijk verplicht is, is het wel sterk aan te raden. Een goed verzuimprotocol helpt bij het voldoen aan wettelijke eisen, zoals vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter, en biedt houvast bij het omgaan met specifieke regels rondom verzuim en ziekmeldingen. Het biedt duidelijkheid voor zowel de werkgever als de werknemer.

Wat te doen wanneer een werknemer langer ziek is?

Bij langdurige ziekte is het van belang om direct te handelen volgens de Wet verbetering poortwachter. Dit houdt in:

• Het inschakelen van een bedrijfsarts of arbodienst.
• Het opstellen van een re-integratiedossier en een plan van aanpak.
• Regelmatig overleg voeren met de werknemer om de voortgang te bespreken.
  Een verzuimprotocol beschrijft hoe de werkgever verplicht is deze stappen te ondernemen en welke verantwoordelijkheden de werknemer heeft.

Hoe om te gaan met een medewerker die een burn-out heeft opgelopen?

Bij een burn-out is het belangrijk om snel actie te ondernemen. Het verzuimprotocol moet beschrijven dat:

• Er telefonisch contact wordt gehouden met de werknemer, maar met respect voor diens herstelproces.
• De eerste weken van ziekte vooral rust en begeleiding door een bedrijfsarts centraal staan.
• Er een re-integratieplan wordt opgesteld dat rekening houdt met de belastbaarheid van de werknemer.
  Het is cruciaal om empathie te tonen en overbelasting te voorkomen tijdens de re-integratie.

Mag een werkgever vragen naar de ziekte?

Nee, een werkgever mag niet vragen naar medische informatie of de aard van de ziekte. De werknemer is echter wel verplicht om de verwachte duur van de ziekte en eventuele beperkingen die invloed hebben op het werk te melden. Het verzuimprotocol kan hierin duidelijkheid bieden over wat wel en niet besproken mag worden.

Wanneer zul je een bedrijfsarts moeten inschakelen?

Een bedrijfsarts moet worden ingeschakeld wanneer een werknemer zich ziek meldt en er een risico is op langdurig verzuim. Het verzuimprotocol beschrijft:

• De rol van de bedrijfsarts in het vaststellen van de belastbaarheid van de werknemer.
• Het belang van de bedrijfsarts bij het opstellen van een plan van aanpak en re-integratieadvies.
• Wanneer en hoe de werkgever contact opneemt met de arbodienst of bedrijfsarts.

Disclaimer

Belangrijk! Onze artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies dat voor uw specifieke situatie zal gelden.