Thuiswerkvergoeding geven aan je medewerkers

Thuiswerken is in de afgelopen jaren steeds populairder geworden, maar de coronapandemie heeft deze trend in een stroomversnelling gebracht. Met de opkomst van COVID-19 moesten bedrijven wereldwijd snel schakelen en hun medewerkers laten thuiswerken. Dit bracht echter ook nieuwe uitdagingen met zich mee, waaronder de vraag over de vergoeding voor thuiswerkers. Inmiddels is thuiswerken ontzettend populair en is thuiswerken, ook wel remote werken, de nieuwe norm voor sommige organisaties. In dit artikel vertellen we je meer over thuiswerken en de onbelaste thuiswerkvergoeding die je als werkgever kunt geven aan de medewerkers van de organisatie.

Is thuiswerkvergoeding verplicht?

Het vergoeden van bedrijfskosten die gepaard gaan met thuiswerken kan voordelen bieden voor zowel werkgevers als werknemers. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van internetverbinding, elektriciteit en kantoorbenodigdheden zoals papier en inktpatronen. Door deze kosten te vergoeden, toont een werkgever waardering voor het extra effort dat werknemers moeten doen om hun taken uit te voeren in een thuiskantooromgeving.

Bovendien kan het verstrekken van een thuiswerkvergoeding helpen bij het behouden en aantrekken van talentvolle medewerkers. In de huidige arbeidsmarkt waar flexibiliteit steeds belangrijker wordt, kan het bieden van financiële ondersteuning voor thuiswerkers aantrekkelijk zijn.

Hoeveel is thuiswerkvergoeding voor de verschillende sectoren?

In sommige sectoren wordt er helemaal geen specifieke vergoeding gegeven voor het thuiswerken. Werknemers moeten dan zelf alle kosten dragen, zoals elektriciteit, internet en kantoormeubilair. Dit kan behoorlijk oplopen, vooral als je fulltime thuiswerkt.

Gelukkig hebben andere sectoren wel bepaalde regelingen getroffen om tegemoet te komen aan deze extra kosten. Zo bieden sommige werkgevers een maandelijkse vergoeding aan die gebaseerd is op het aantal dagen dat je per week thuis werkt. Deze vergoeding kan variëren van een paar tientjes tot enkele honderden euro’s per maand.

Daarnaast zijn er ook werkgevers die ervoor kiezen om eenmalige vergoedingen te geven voor bijvoorbeeld de aanschaf van ergonomisch meubilair of apparatuur zoals laptops of printers.

Het is belangrijk om te weten dat elke sector anders kan zijn als het gaat om de hoogte van de thuiswerkvergoeding. Daarom is het verstandig om goed naar jouw cao of arbeidsovereenkomst te kijken, zodat je precies weet wat jouw rechten en mogelijkheden zijn.

Thuiswerkvergoeding 2024 aanvragen als medewerker

Thuiswerken is de afgelopen jaren steeds populairder geworden en met de recente gebeurtenissen in de wereld is het een nog grotere trend geworden. Als werkgever is het belangrijk om hierop in te spelen en ervoor te zorgen dat uw medewerkers kunnen profiteren van een thuiswerkvergoeding.

Maar hoe zit het eigenlijk met de verplichting van een thuiswerkvergoeding? Momenteel bestaat er geen wettelijke verplichting voor werkgevers om hun werknemers hiervoor te compenseren. Echter, gezien de toename van thuiswerken en het feit dat veel kosten worden gemaakt door werknemers die vanuit huis werken, kan het zeer gunstig zijn om als werkgever vrijwillige vergoedingen aan te bieden.

De hoogte van de thuiswerkvergoeding kan variëren afhankelijk van verschillende sectoren en bedrijven. Sommige sectoren hebben al specifieke cao’s waarin bepaalde bedragen worden vastgesteld voor thuiswerkkosten. Het is raadzaam om deze cao’s te raadplegen of contact op te nemen met brancheorganisaties om meer informatie te krijgen over wat gebruikelijk is binnen uw sector.

Als medewerker kunt u ook zelf actie ondernemen om een thuiswerkvergoeding aan te vragen bij uw werkgever. Maak een lijstje met extra kosten die u maakt door het thuiswerken, zoals internet- en energiekosten, kantoormateriaal of ergonomische benodigdheden.

Veelgestelde vragen over thuiswerkvergoeding

Wat valt onder een thuiswerkvergoeding?

Doordat thuiswerken steeds meer normaal én populairder is geworden, zijn er in Nederland verschillende regelingen ingetreden om het aantrekkelijk te maken voor zowel de werkgever als werknemers om thuis te werken. Vooral hybride werken is in trek, waarbij werknemers een aantal dagen vanuit huis en een aantal dagen in de week op kantoor werken.

Om werknemers tegemoet te komen in de kosten wanneer zij vanuit huis werken, is er een thuiswerkvergoeding mogelijk. Thuiswerken kost de werknemer namelijk meer dan dat de collega op kantoor aanwezig is. Zo maakt de collega extra kosten voor bijvoorbeeld de koffie die de werknemer drinkt, voorziening van gas en elektra, toitletgebruik en meer. Ook kosten voor de werkplek en o.a. het internet zijn kosten die de werknemer maakt.

Een thuiswerkvergoeding aanbieden is niet wettelijk verplicht, maar het biedt ondernemers de mogelijkheid om een thuiswerkvergoeding onbelast te vergoeden.

Hoeveel bedraagt de thuiswerkvergoeding in 2025?

In 2025 bedraagt de thuiswerkvergoeding maximaal €2,40 per dag. Deze maximale onbelaste thuiswerkvergoeding is een verhoging ten opzichte van de €2,35 per dag in 2024. De thuiswerkvergoeding werd in 2022 geïntroduceerd als een onbelaste vergoeding om werknemers te ondersteunen bij de kosten die thuiswerken met zich meebrengt. Voor die tijd kon een werkgever alleen via de werkkostenregeling (WKR) een belastingvrije thuiswerkvergoeding toekennen. Met deze wijziging wil het kabinet thuiswerken en hybride werken stimuleren, omdat het voordelen biedt zoals een verbeterde work life balance en minder CO₂-uitstoot door verminderde reistijd. De thuiswerkvergoeding kun je ook als een vaste vergoeding toekennen aan werknemers die structureel thuiswerken.

Waarom is er een thuiswerkvergoeding ingevoerd?

Thuiswerken en hybride werken bieden veel voordelen, maar brengen ook extra kosten met zich mee. Denk hierbij aan hogere uitgaven voor elektriciteit, verwarming, koffie en kantoorbenodigdheden. Deze kosten kunnen op jaarbasis aanzienlijk oplopen. De thuiswerkvergoeding is bedoeld om werknemers te compenseren voor deze uitgaven en zo de voordelen van thuiswerken verder te ondersteunen. Een belastingvrije thuiswerkvergoeding helpt medewerkers hun werkomgeving comfortabel en professioneel in te richten, wat bijdraagt aan zowel hun productiviteit als tevredenheid.

Is een thuiswerkvergoeding verplicht?

Het is voor een werkgever niet verplicht om een thuiswerkvergoeding te betalen aan werknemers. De onbelaste thuiswerkvergoeding is slechts ingevoerd om het voor werkgevers mogelijk te maken om een vergoeding voor thuiswerken onbelast te bieden aan werknemers. Het is wel belangrijk om goed in de cao na te gaan of medewerkers recht hebben op thuiswerkvergoeding. Om medewerkers tevreden te houden in de organisatie en goed werkgeverschap te tonen, is het wel aan te raden om een thuiswerkvergoeding te bieden aan de collega’s.

Hoe geven medewerkers eenvoudig aan of dat zij thuis of op kantoor werken?

Heldere afspraken vastleggen over de werklocatie van medewerkers is enorm belangrijk. Veel organisaties maken gebruik van digitale tools om dit proces te vereenvoudigen en waardoor afspraken maken eenvoudig is en direct opgeslagen worden. Zo kunnen werknemers via HoorayHR vooraf plannen of ze thuiswerken of naar kantoor komen. Dit helpt niet alleen bij het bepalen van de thuiswerkvergoeding, maar ook bij het registreren van de onbelaste reiskostenvergoeding voor het woon werkverkeer. Door duidelijke afspraken te maken, kunnen werkgevers en medewerkers effectief samenwerken en het beleid soepel laten verlopen.

Een afspraak kan zijn om een vaste thuiswerkvergoeding toe te kennen aan de medewerkers. Notuleer deze afspraken en zorg ervoor dat deze afspraken helder zijn voor iedereen in het team.

Zijn er andere vergoedingen waar medewerkers recht op hebben?

Naast de thuiswerkvergoeding kunnen medewerkers in aanmerking komen voor aanvullende compensaties, zoals een thuiswerkbudget of een vergoeding voor specifieke kantoorbenodigdheden. Dit budget kan worden gebruikt om een veilige werkplek te creëren met bijvoorbeeld een ergonomische bureaustoel of een in hoogte verstelbaar bureau. Werkgevers stellen vaak een bepaald bedrag beschikbaar waarmee werknemers hun werkomgeving kunnen optimaliseren. Dit soort vergoedingen helpt medewerkers comfortabel en productief te werken, ongeacht hun locatie.

Disclaimer

Belangrijk! Onze artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies dat voor uw specifieke situatie zal gelden.