Reiskostenvergoeding: wat moet je als werkgever weten?

Als werkgever kom je vroeg of laat in aanraking met vragen over reiskostenvergoeding. Hoeveel mag je vergoeden? Wat zijn de regels? En hoe zorg je voor een eerlijke regeling voor al je medewerkers?

Wat is reiskostenvergoeding?

Als werkgever wil je natuurlijk dat je werknemers op een goede manier op hun werk kunnen komen. Een reiskostenvergoeding speelt hierin een belangrijke rol. Deze vergoeding is een bijdrage die werkgevers kunnen verstrekken aan hun medewerkers voor de kosten die zij maken voor woon-werkverkeer.

De reiskostenvergoeding is niet wettelijk verplicht, maar wordt vaak wel geregeld via een CAO of vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Het is een manier om de reiskosten die werknemers maken deels of volledig te compenseren, ongeacht of zij met de auto, fiets of het openbaar vervoer naar het werk komen.

Voor werkgevers is het belangrijk om te weten dat er een maximale belastingvrije vergoeding bestaat van €0,21 per kilometer. Dit bedrag geldt voor alle vormen van vervoer en wordt door de Belastingdienst gezien als een redelijke vergoeding voor de gemaakte reiskosten. Vergoed je als werkgever meer? Dan wordt het meerdere gezien als belast loon.

Wettelijke reiskostenvergoeding: wat zijn de regels?

Hoewel reiskostenvergoeding niet verplicht is, zijn er wel duidelijke regels waar je als werkgever rekening mee moet houden. De wettelijke reiskostenvergoeding kent namelijk specifieke voorwaarden voor het belastingvrij vergoeden van reiskosten.

Een belangrijk begrip hierbij is de ‘vaste werkplek‘. Dit is de locatie waar je werknemer minimaal 40% van de werktijd doorbrengt. Voor het berekenen van de juiste vergoeding gebruik je de afstand tussen het woonadres en deze vaste werkplek. Deze afstand wordt bepaald op basis van de meest gebruikelijke route, niet noodzakelijk de kortste.

Bij het bepalen van een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding ga je uit van gemiddeld 214 werkdagen per jaar. Dit betekent dat je rekening houdt met vakantiedagen, feestdagen en mogelijke ziektedagen. Voor parttimers pas je dit aantal dagen naar rato aan. Zo voorkom je dat je te veel vergoedt en in de problemen komt met de Belastingdienst.

Hoe bepaal je de reiskostenvergoeding voor medewerkers?

Bij het bepalen van de reiskostenvergoeding voor je medewerkers zijn er verschillende aspecten waar je rekening mee moet houden. Ten eerste is het belangrijk om het aantal gemaakte kilometers goed vast te stellen. Dit doe je door de afstand tussen het woonadres en de vaste werkplek te berekenen, waarbij je uitgaat van de meest gebruikelijke route.

Voor medewerkers die met het openbaar vervoer reizen, kun je ervoor kiezen om de daadwerkelijke kosten te vergoeden. Dit kan door het vergoeden van een OV-kaart of door het vergoeden van losse tickets. Let wel op dat ook hier de grens van €0,21 per kilometer geldt voor een belastingvrije vergoeding, tenzij je kiest voor het vergoeden van de werkelijke kosten van het openbaar vervoer.

Een praktische tip is om de administratie van reiskostenvergoedingen te automatiseren. Met de juiste HR-software, zoals HoorayHR, kun je eenvoudig reiskostenvergoedingen berekenen en verwerken. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor een correcte en consistente toepassing van je reiskostenbeleid.

Disclaimer

Belangrijk! Onze artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies dat voor uw specifieke situatie zal gelden.