Preboarding; een gestroomlijnd proces voor de voorbereiding van een nieuwe medewerker

Preboarding betekent het voorbereiden en verwelkomen van nieuwe medewerkers vóórdat ze daadwerkelijk aan een nieuwe baan beginnen. Het is een cruciale stap in het onboardingsproces, omdat het zorgt voor een soepele overgang en helpt om nieuwe medewerkers zich welkom te laten voelen nog voordat ze hun eerste werkdag hebben gehad. Enkele voorbeelden zijn albast het invullen van essentiële informatie, zoals een contract tekenen. Deze stappen kunnen al voor het onboarding proces worden gedaan.

Voor je HR-afdeling is het belangrijk om een checklist te hebben waarmee je ervoor zorgt dat alle benodigde voorbereidingen zijn getroffen. Denk hierbij aan administratieve taken zoals het verzamelen van persoonlijke gegevens, contractondertekening en toegang tot interne systemen. Maar ook praktische zaken zoals het regelen van werkplekken, apparatuur en eventuele trainingssessies. In dit kennisartikel bieden we je graag een preboarding gids, zodat jij geen enkele stap mist binnen het pre boarding proces!

Wat is preboarding?

Pre boarding omvat als het ware een verlengstuk van het sollicitatieproces en de perfecte manier om ervoor te zorgen dat je nieuwe werknemer zich direct welkom voelt.

Tijdens preboarding krijgt de nieuwe medewerker alvast belangrijke informatie over zijn of haar functie, collega’s en bedrijfscultuur. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door middel van een digitale introductievideo, waarin de CEO of andere teamleden zichzelf voorstellen. Op deze manier kan de nieuwe medewerker alvast een beetje kennismaken met het bedrijf en zich verbonden voelen nog voordat hij of zij op kantoor verschijnt.

Preboarding is ook een goede gelegenheid om praktische zaken af te handelen, zoals het regelen van alle benodigde papieren en documenten. Denk hierbij aan contracten, belastingformulieren en andere administratieve zaken die geregeld moeten worden voordat iemand officieel in dienst treedt.

Preboarding; de juiste preboarding strategie voor nieuwe collega’s

Preboarding is een zeer belangrijke en essentiële fase in het onboarding proces. Met een goede preboarding wil je het enthousiasme vasthouden en nieuwe collega’s vroegtijdig betrekken in de organisatie. Waar de onboarding vooral is gefocust op de periode dat de medewerker start, richt preboarding zich vooral op de periode voor dat nieuwe collega’s starten in hun functie. Een goede preboarding strategie zorgt ervoor dat de nieuwe collega zich vanaf het begin welkom en gewaardeerd voelt, om vervolgens met volle vertrouwen aan de nieuwe functie te beginnen. Door binnen de preboarding strategie alvast praktische informatie te delen met de nieuwe collega zorgt je ervoor dat je ook vóór de eerste werkdag een goede indruk achter laat en de nieuwe medewerker alvast kennis maakt met de collega’s en organisatie.

Een goede pre boarding omvat het leren kennen van de bedrijfscultuur, missie, visie, regels en de gezamenlijke doelen die de medewerkers hebben. Met de juiste preboarding strategie kun je ervoor zorgen dat de nieuwe collega alvast kennis maakt met toekomstige collega’s en leidinggevenden.

Het verschil tussen preboarding en onboarding

Als het gaat om de introductie van een nieuwe medewerker, hoor je vaak de termen “preboarding” en “onboarding“. Hoewel deze twee processen nauw met elkaar verbonden zijn, hebben ze elk hun eigen betekenis en doel. Laten we eens kijken naar het verschil tussen preboarding en onboarding.

Preboarding is het proces dat plaatsvindt vóór de eerste werkdag van een nieuwe medewerker. Het is bedoeld om hen te verwelkomen in het team, hen voor te bereiden op hun nieuwe rol en ervoor te zorgen dat ze zich al vóór hun eerste dag betrokken voelen bij het bedrijf. Tijdens preboarding worden administratieve taken afgehandeld, zoals ondertekening van het arbeidscontract en informatie over salaris en arbeidsvoorwaarden wordt gedeeld.

Aan de andere kant is onboarding het proces dat begint op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker. Het richt zich op training, kennismaking met collega’s, bedrijfscultuur en alle andere aspecten die essentieel zijn voor succesvolle integratie in het team. Onboarding helpt nieuwe medewerkers om snel productief te worden door hen te voorzien van alle middelen die ze nodig hebben om hun werk goed uit te voeren. Door al voor de start van nieuwe medewerkers betrokkenheid te tonen en hen te leren kennen, zorg je ervoor dat de nieuwe werknemers zich aan de organisatie willen binden en enthousiast zijn om aan de nieuwe baan te beginnen!

Preboarding klaar? Tijd voor de onboarding van nieuwe medewerkers!

Is de preboarding fase afgerond en gaat de nieuwe collega bijna beginnen aan de nieuwe job? Het is bij preboarding belangrijk dat alle openstaande taken voor de onboarding van een nieuwe collega zijn gedaan. Is de preboarding afgerond? Dan is het tijd voor de onboarding van de nieuwe medewerker! De nieuwe collega start met de functie en heeft tijdens de pre boarding alvast kennis kunnen maken met de interne kanalen en werkwijzen binnen de organisatie. Wanneer de preboarding is afgerond, is het tijd voor een goede onboarding.

Het onboardingstraject bestaat uit verschillende fases die de werknemer kennis laten maken met de organisatie. De nieuwe medewerker ontdekt wat de nieuwe functie inhoudt en krijgt verantwoordelijkheden. Om ervoor te zorgen dat de medewerker snel van start gaat en sneller productief zal zijn, raden we je aan om een onboarding buddy aan te stellen. Samen zullen de processen worden besproken en biedt een buddy hulp bij alles waar de nieuwe werknemers tegenaan lopen!

Eenvoudig preboarden met HoorayHR

Richt eenvoudig het preboarding proces in met workflows van HoorayHR. Met HoorayHR kun je alle benodigde documenten en informatie digitaal aanleveren aan nieuwe medewerkers nog voordat ze officieel in dienst treden. Dit betekent dat ze alvast kunnen beginnen met het invullen van hun persoonlijke gegevens, belastingformulieren en andere belangrijke documentatie.

Daarnaast biedt HoorayHR handige functies zoals het automatisch versturen van welkomstberichten, en nuttige tips om de eerste werkdagen soepel te laten verlopen. Het zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen nog voordat ze daadwerkelijk op kantoor zijn verschenen.

Bovendien stelt HoorayHR HR-afdelingen in staat om het preboardingproces nauwlettender te volgen en waar nodig bij te sturen. Je hebt altijd toegang tot informatie over elke nieuwe medewerker, waardoor administratieve taken aanzienlijk worden vereenvoudigd.

Disclaimer

Belangrijk! De artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies wat voor uw specifieke situatie zal gelden.