Wat staat er in een personeelsdossier voorbeeld?

Een personeelsdossier, de basis van je HR administratie. In dit kennisartikel helpen we je om een goed beeld te krijgen wat er in een personeelsdossier voorbeeld staat. Maar eerst staan we stil wat een personeelsdossier is, of je wettelijk verplicht bent om een personeelsdossier bij te houden, welke wettelijke verplichtingen er zijn, maar ook wat voor wettelijke bewaartermijnen er zijn.

Wat is een personeelsdossier?

Een personeelsdossier is een belangrijk onderdeel van de HR-administratie van een bedrijf en afdeling personeelszaken. In elk individuele personeelsdossier vind je informatie over de betreffende medewerker. Dit kan varieren van persoonlijke gegevens, zoals NAW-gegevens en contactgegevens tot functiegerelateerde zakan en arbeidsvoorwaarden. Denk bij dit laatste aan salarisontwikkeling, contracten, functies, werklocatie, functioneringsgesprekken en gemaakte afspraken. In een personeelsdossier vind je alle documentatie die betrekking heeft op de loopbaan van een werknemer binnen een organisatie.

Voordelen van een personeelsdossier

Een goed bijgehouden personeelsdossier zorgt ervoor dat HR processen efficiënt verlopen, maar ook dat wet- en regelgeving wordt gevolgd. Zo geeft een personeelsdossier snel inzicht in verjaardagen, jubilea, contractendata en de status van de persoonlijke ontwikkeling. Alles om medewerkers functioneren inzichtelijk te hebben en het proces te bevorderen.

Personeelsdossier voorbeeld: deze zaken mogen niet ontbreken

Een goed personeelsdossier omvat alle relevante data en documenten die betrekking hebben op alles rondom het arbeidsrelatie die er tussen werkgever en werknemer is. De inhoud personeelsdossier kan verschillen. In een goed opgebouwd personeelsdossier bewaar je in ieder geval de volgende zaken, deze vind je altijd terug in een personeelsdossier:

• Persoonsgegevens: er worden meerdere persoonsgegevens vastgelegd, denk bijvoorbeeld aan personalia, maar ook adresgegevens.
• Huwelijkse staat: getrouwd, alleenstaand, partners. Dit is relevant voor de loonadministratie.
• Financiele gegevens vastleggen: bankrekening nummer, BSN nummer, noodzakelijk voor de loonadministratie
• Salaris: hoeveel verdient de medewerker?
• Arbeidsovereenkomst data: ingangsdatum, einddatum en proeftijd contract. Dit kunnen meerdere contracten zijn.
• Arbeidsvoorwaarden: onder welke voorwaarden mag de medewerker komen werken.
• Functie: functietitel, welke rol gaat hij/zij vervullen.
• Indiensttredingsdatum: op welke datum start de medewerker
• Uitdienstredingsdatum: mocht de medewerker uit dienst gaan, wat is de laatste dag.
• Notities: het bijhouden van notities over de medewerker, bijvoorbeeld over stiptheid of allergieen.
• Documenten: denk aan kopie van het identiteitsbewijs, loonheffingsformulier, getekende overeenkomst.
• Gespreksverslagen: bijvoorbeeld van beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken op de loopbaan van een werknemer binnen een organisatie.

Niet verplicht, maar hieronder nog een aantal aanvullende tips om bij te houden. Handig, zodat je altijd de waarheid bij de hand hebt:

• Contact gegevens voor noodgevallen: mocht er onverhoopt iets aan de hand zijn met de medewerker, dan weten jij en je collega’s wie er bij het thuisfront benaderd dient te worden.
• Bedrijfsmiddelen in bruikleen: welke middelen heeft de medewerker in bruikleen?
• Declaraties: zijn er bepaalde vergoedingen die verstrekt zijn? Of opleidingsfacturen?
• Ziekte en verlof: hoe gaat het met de aanwezigheid en het verlofbudget.

Je ziet al dat een personeelsdossier bestaat uit veel onderdelen. Dat de werkgever verantwoordelijk is voor het dossier, dat is helder. Je bent als werkgever verplicht om passende maatregelen te treffen om de gegevens veilig op te slaan. Kies daarom voor een digitaal personeelsdossier van een HR systeem leverancier die adequate veiligheidsmaatregelen treft (zo zijn wij bij HoorayHR o.a. ISO 27001 gecerticifeerd)

Is een personeelsdossier wettelijk verplicht?

Het bijhouden van een personeelsdossier is wettelijk verplicht. Het bijhouden van een goed personeelsdossier is niet alleen waardevol voor je eigen overizcht en inzicht, maar er zijn ook wettelijke eisen waaraan je moet voldoen. Denk bijvoorbeeld aan het bewaren van soorte arbeidsovereenkomsten, het opslaan van loonstroken voor belastingdoeleinden. Daarnaast is het belangrijk om ook de medewerker op de hoogte te stellen van alle gemaakte afspraken.

Het bijhouden van een personeelsdossier helpt jou als bedrijf om goed georganiseerd te blijven en een transparante arbeidsomgeving te creeëren. Door alle relevante informatie op één centrale locatie te bewaren, kunnen ondernemers en HR-managers snel toegang krijgen tot essentiële gegevens. Dit verhoogd de efficiëntie en worden er minder fouten gemaakt.

Dit mag niet in het personeelsdossier staan volgens de wettelijke verplichtingen

Niet alle gegevens mag je vastleggen in het personeelsgegeven. Bepaalde gegevens zijn wettelijk gezien niet akkoord om vast te leggen.

Een aantal zaken die je wettelijk gezien niet mag vastleggen in het personeelsdossier:

• religieuze overtuigingen
• politieke voorkeuren
• reden van ziekte
• medische gegevens

Het is van cruciaal belang om de privacy van werknemers te respecteren en de wet bescherming persoonsgegevens goed te volgen. Je mag daarom alleen informatie opslaan die nodig is voor het beheren van de arbeidsrelatie. Het opslaan van onnodige of gevoelige informatie kan voor jouw organisatie leiden tot juridische problemen. Het is daarom van belang goed op de hoogte te zijn van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) wetgeving.

Van fysiek naar digitale dossier: personeelsdossier digitaal of op papier?

Eigenlijk is dit onderdeel een ‘no brainer’. Gelukkig hebben veel bedrijven hun personeelsdossiers al gedigitaliseerd. Mocht je toch nog werken met papieren personeelsdossier, stop daar dan mee. Bel meteen je afdeling personeelszaken en zet je HR administratie om naar digitale vorm. Digitale dossiers zijn makkelijker te beheren, bij te werken en te delen tussen verschillende afdelingen. Bovendien besparen je een hoop opslagruimte en verminderen je het risico op verlies of beschadiging van documenten.

Hoe lang moet een personeelsdossier worden bewaard?

De bewaartermijn voor personeelsdossiers variëren afhankelijk van de wet- en regelgeving in verschillende rechtsgebieden. In het algemeen wordt echter aanbevolen om personeelsdossiers minstens zeven jaar te bewaren na het einde van de arbeidsrelatie.

De medewerker mag in deze periode ook altijd zijn personeelsdossier opvragen. Het zijn ook de gegevens van de medewerker.

Disclaimer

Belangrijk! Onze artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies dat voor uw specifieke situatie zal gelden.