Wat is een personeelsadministratie?

In dit kennisartikel helpen we je inzicht krijgen wat een personeelsadministratie is. Personeelsadministratie bestaat uit veel facetten, en omvat alles wat je aan data administreert omtrent je personeel. We helpen je inzicht te krijgen in taken, wettelijke verplichtingen, digitaal personeelsdossier, en of je de personeelsadministratie uitbesteden handig is.

Wat is de definitie van personeelsadministratie?

Personeelsadministratie omvat alle processen en activiteiten die verband houden met het beheren van jullie personeelsgegevens binnen een jouw organisatie. Denk hierbij aan het vastleggen, bijwerken en beheren van informatie omtrent de dienstverbanden, persoonlijke gegevens, arbeidsovereenkomsten, salarissen, primaire arbeidsvoorwaarden, secundaire arbeidsvoorwaarden, verlofbudgetten, opleidingen, verzuim, arbeidscontracten, functieomschrijvingen, ziekteverzuim, bruikleenovereenkomsten, verlofaanvragen en gespreksverslagen.

Het is cruciaal om je personeelsadministratie efficiënt te beheren, zodat de organisatie soepel kan functioneren. Het stelt het management en de HR-afdeling in staat om betere beslissingen te nemen, inzicht en overzicht te houden, maar uiteraard ook om wet- en regelgeving na te leven.

Tot slot zorgt een zorgvuldige en professionele personeelsadministratie voor een positieve werknemerservaring. Bouw aan een positief werkklimaat door de basis op orde te hebben!

Waar moet ik rekening mee houden bij AVG & personeelsadministratie?

Je bent wettelijk verplicht om de personeelsadministratie te laten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze taken behoren bij het goed inrichten van de personeelsdossiers. Dit betekent dat je dient te zorgen voor adequate bescherming van persoonsgegevens, transparant bent over het gebruik van de gegevens, medewerkers toegang geeft tot hun eigen data en het beperken van toegang tot gevoelige informatie tot geautoriseerd personeel. Denk daarom goed na hoe je zorgt voor een veilige opslag, een manier weet te vinden om de bewaartermijnen personeelsadministratie zorgvuldig te volgen en werknemers op de hoogte stelt van de genomen maatregelen.

Het niet naleven van de AVG kan leiden tot hoge boetes en reputatieschade voor een organisatie. Daarom is het essentieel om een grondig begrip te hebben van de AVG-vereisten en ervoor te zorgen dat personeelsadministratieprocessen in overeenstemming zijn met deze regelgeving.

Welke bewaartermijnen zijn er voor de personeelsadministratie?

Een simpel antwoord hierop is dat de bewaartermijn personeelsadministratie in de basis 7 jaar bewaard mag worden vanuit de AVG. Een uitgebreider antwoord vind je in ons kennisartikel bewaartermijnen personeelsdossiers. Zo dien je als organisaties er rekening mee te houden dat er verschillende bewaartermijnen zijn voor diverse documenten. Bijvoorbeeld een sollicitatiebrief mag 4 weken tot maximaal 1 jaar bewaard worden. Andere documenten zoals loonbelastingverklaringen, identificatiedocumenten en arbeidsovereenkomsten worden vaak gedurende zeven jaar bewaard na het einde van het dienstverband van een werknemer. Maar er zijn ook documenten die je langer dan 7 jaar moet bewaren in verband bijvoorbeeld belastingzaken en de boekhouding.

Hoe kan ik de personeelsadministratie bijhouden?

Het bijhouden van personeelsadministratie kan op verschillende manieren. Vroeger kozen veel bedrijven om dit in mappen en papier bij te houden. Tegenwoorden wordt er gelukkig steeds vaker gebruik gemaakt van slimme personeelsadministratie software. Dit zorgt ervoor dat handmatige processen vervangen worden door geautomatiseerde processen. Zo bevat HR software functionaliteiten om de registratie van verlof bijvoorbeeld te versimpelen. In een paar minuten per dag worden het personeelsbeheer bijgehouden en rapportages eenvoudig uitgedraaid. Het bijhouden van een functioneringsgesprek wordt hiermee versimpeld, zodat informatie vast komt te staan.

Handmatige methoden omvatten het gebruik van spreadsheets of papieren dossiers, maar dit is tijdrovend en foutgevoelig! Geautomatiseerde systemen, zoals HR-software van HoorayHR, bieden efficiëntere en nauwkeurigere manieren om personeelsgegevens te beheren.

Welke dingen moet je vastleggen in de personeelsadministratie?

In de personeelsadministratie worden alle informatie rondom de medewerker vastgelegd, bijvoorbeeld de naam, adres en contactgegevens, arbeidsvoorwaarden met arbeidsovereenkomst zoals startdatum, einddatum en salaris, en informatie omtrent beoordelingen, functionering, verslagen, doelen en trainingen. Daarnaast moeten ook documenten zoals belastingformulieren, identificatiedocumenten en loonstroken worden vastgelegd.

Een aantal voordelen om deze informatie ook transparant toegankelijk te maken voor de medewerker, zijn dat iedereen één waarheid heeft. Zo weet de medewerker zelf welke bedrijfsmiddelen hij/zij in handen heeft, maar kan de medewerker ook snel het personeelshandboek inzien met alle regels. Door deze verstrekkingen verhoog je de motivatie van de medewerker.

Wat zijn de administratieve taken binnen de personeelsadministratie?

Om een beeld te geven van de personeelsadministratie taken kun je denken aan de volgende taken: het topstellen van arbeidsovereenkomsten. Het aanvragen van verzekeringen (bijvoorbeeld verzuimverzekeringen) en deze vast te leggen. Nieuwe medewerkers vastleggen, onboarden en aanmelden bij de loonadministratie. Het bijhouden en vastleggen van gewerkte uren. Salarisadministratie uitvoeren en de loonstroken verstrekken, medewerkers up-to-date houden over geldende regels en HR-beleid. En ook zaken rondom wet- en regelgeving bijhouden voor goed opstellen arbeidscontracten, belastingdienst zaken afhandelen en verlofbudgetten correct verstrekken.

Het bijhouden van de personeelsadministratie kan worden gedaan door een medewerker personeelsadministratie, maar met goede HR software kunnen ondernemers en HR managers dit eenvoudig in beperkte tijd zelf bijhouden.

Hoewel de personeelsadministratie taken vaak als administratief worden bestempeld, zijn ze essentieel om de HR afdeling goed te ondersteunen. Vaak zijn het niet de favoriete bezigheden van ondernemers en HR managers, maar wel echt noodzakelijk als werkgever. Zoals eerder aangegeven zorgt een goede administratie voor een professioneel werkgeverschap, dat leidt toteen positieve werknemerservaring.

Personeelsadministratie eenvoudig bijhouden met HoorayHR

HoorayHR is een geavanceerd HR-softwareplatform dat is ontworpen om MKB’ers te helpen bij het eenvoudig en efficiënt beheren van hun personeelsadministratie. Met functies zoals self-service app, geautomatiseerde workflows en rapportagefunctionaliteit stelt HoorayHR organisaties in staat om hun HR-processen te stroomlijnen en de algehele efficiëntie te verbeteren.

Of het nu gaat om het bijhouden van verlofaanvragen, het beheren van prestatiebeoordelingen of het genereren van compliance-rapporten, HoorayHR biedt de tools die organisaties nodig hebben om succesvol te zijn in het beheren van hun personeelsadministratie. Met een gebruiksvriendelijke interface en uitgebreide persoonlijke support helpt HoorayHR organisaties om het maximale uit hun HR-processen te halen en een great-place-to-work te bouwen.

Wat is het verschil tussen een personeelsadministratie en salarisadministratie?

Personeelsadministratie, salarisadministratie en loonadministratie zijn allemaal belangrijke aspecten van HR-management. Echter zijn er verschillen in focus en doel.

Personeelsadministratie richt zich op het beheren van personeelsgegevens gedurende het gehele dienstverband van een werknemer. Denk hierbij aan werving, recruitment, onboarding, training, persoonlijke ontwikkeling en het bijhouden van personeelsdossiers.

Salarisadministratie daarentegen richt zich specifiek op het beheren van salarisgerelateerde zaken. Denk aan het berekenen van salarissen, het verwerken van belastingen en aftrekposten, en het uitvoeren van betalingen aan werknemers.