Wat is een personeelsadministratie?

In dit kennisartikel helpen we je inzicht krijgen wat een personeelsadministratie is. Personeelsadministratie bestaat uit veel facetten, en omvat alles wat je aan data administreert omtrent je personeel. We helpen je inzicht te krijgen in taken, wettelijke verplichtingen, digitaal personeelsdossier, en of je de personeelsadministratie uitbesteden handig is.

Wat is de definitie van personeelsadministratie?

Personeelsadministratie omvat alle processen en activiteiten die verband houden met het beheren van jullie personeelsgegevens binnen een jouw organisatie. Denk hierbij aan het vastleggen, bijwerken en beheren van informatie omtrent de dienstverbanden, persoonlijke gegevens, arbeidsovereenkomsten, salarissen, primaire arbeidsvoorwaarden, secundaire arbeidsvoorwaarden, verlofbudgetten, opleidingen, verzuim, arbeidscontracten, functieomschrijvingen, ziekteverzuim, bruikleenovereenkomsten, verlofaanvragen en gespreksverslagen.

Het is cruciaal om je personeelsadministratie efficiënt te beheren, zodat de organisatie soepel kan functioneren. Het stelt het management en de HR-afdeling in staat om betere beslissingen te nemen, inzicht en overzicht te houden, maar uiteraard ook om wet- en regelgeving na te leven.

Tot slot zorgt een zorgvuldige en professionele personeelsadministratie voor een positieve werknemerservaring. Bouw aan een positief werkklimaat door de basis op orde te hebben!

Waar moet ik rekening mee houden bij AVG & personeelsadministratie?

Je bent wettelijk verplicht om de personeelsadministratie te laten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze taken behoren bij het goed inrichten van de personeelsdossiers. Dit betekent dat je dient te zorgen voor adequate bescherming van persoonsgegevens, transparant bent over het gebruik van de gegevens, medewerkers toegang geeft tot hun eigen data en het beperken van toegang tot gevoelige informatie tot geautoriseerd personeel. Denk daarom goed na hoe je zorgt voor een veilige opslag, een manier weet te vinden om de bewaartermijnen personeelsadministratie zorgvuldig te volgen en werknemers op de hoogte stelt van de genomen maatregelen.

Het niet naleven van de AVG kan leiden tot hoge boetes en reputatieschade voor een organisatie. Daarom is het essentieel om een grondig begrip te hebben van de AVG-vereisten en ervoor te zorgen dat personeelsadministratieprocessen in overeenstemming zijn met deze regelgeving.

Welke bewaartermijnen zijn er voor de personeelsadministratie?

Een simpel antwoord hierop is dat de bewaartermijn personeelsadministratie in de basis 7 jaar bewaard mag worden vanuit de AVG. Een uitgebreider antwoord vind je in ons kennisartikel bewaartermijnen personeelsdossiers. Zo dien je als organisaties er rekening mee te houden dat er verschillende bewaartermijnen zijn voor diverse documenten. Bijvoorbeeld een sollicitatiebrief mag 4 weken tot maximaal 1 jaar bewaard worden. Andere documenten zoals loonbelastingverklaringen, identificatiedocumenten en arbeidsovereenkomsten worden vaak gedurende zeven jaar bewaard na het einde van het dienstverband van een werknemer. Maar er zijn ook documenten die je langer dan 7 jaar moet bewaren in verband bijvoorbeeld belastingzaken en de boekhouding.

Hoe kan ik de personeelsadministratie bijhouden?

Het bijhouden van personeelsadministratie kan op verschillende manieren. Vroeger kozen veel bedrijven om dit in mappen en papier bij te houden. Tegenwoorden wordt er gelukkig steeds vaker gebruik gemaakt van slimme personeelsadministratie software. Dit zorgt ervoor dat handmatige processen vervangen worden door geautomatiseerde processen. Zo bevat HR software functionaliteiten om de registratie van verlof bijvoorbeeld te versimpelen. In een paar minuten per dag worden het personeelsbeheer bijgehouden en rapportages eenvoudig uitgedraaid. Het bijhouden van een functioneringsgesprek wordt hiermee versimpeld, zodat informatie vast komt te staan.

Handmatige methoden omvatten het gebruik van spreadsheets of papieren dossiers, maar dit is tijdrovend en foutgevoelig! Geautomatiseerde systemen, zoals HR-software van HoorayHR, bieden efficiëntere en nauwkeurigere manieren om personeelsgegevens te beheren.

Welke dingen moet je vastleggen in de personeelsadministratie?

In de personeelsadministratie worden alle informatie rondom de medewerker vastgelegd, bijvoorbeeld de naam, adres en contactgegevens, arbeidsvoorwaarden met arbeidsovereenkomst zoals startdatum, einddatum en salaris, en informatie omtrent beoordelingen, functionering, verslagen, doelen en trainingen. Daarnaast moeten ook documenten zoals belastingformulieren, identificatiedocumenten en loonstroken worden vastgelegd.

Een aantal voordelen om deze informatie ook transparant toegankelijk te maken voor de medewerker, zijn dat iedereen één waarheid heeft. Zo weet de medewerker zelf welke bedrijfsmiddelen hij/zij in handen heeft, maar kan de medewerker ook snel het personeelshandboek inzien met alle regels. Door deze verstrekkingen verhoog je de motivatie van de medewerker.

Wat zijn de administratieve taken binnen de personeelsadministratie?

Om een beeld te geven van de personeelsadministratie taken kun je denken aan de volgende taken: het topstellen van arbeidsovereenkomsten. Het aanvragen van verzekeringen (bijvoorbeeld verzuimverzekeringen) en deze vast te leggen. Nieuwe medewerkers vastleggen, onboarden en aanmelden bij de loonadministratie. Het bijhouden en vastleggen van gewerkte uren. Salarisadministratie uitvoeren en de loonstroken verstrekken, medewerkers up-to-date houden over geldende regels en HR-beleid. En ook zaken rondom wet- en regelgeving bijhouden voor goed opstellen arbeidscontracten, belastingdienst zaken afhandelen en verlofbudgetten correct verstrekken.

Het bijhouden van de personeelsadministratie kan worden gedaan door een medewerker personeelsadministratie, maar met goede HR software kunnen ondernemers en HR managers dit eenvoudig in beperkte tijd zelf bijhouden.

Hoewel de personeelsadministratie taken vaak als administratief worden bestempeld, zijn ze essentieel om de HR afdeling goed te ondersteunen. Vaak zijn het niet de favoriete bezigheden van ondernemers en HR managers, maar wel echt noodzakelijk als werkgever. Zoals eerder aangegeven zorgt een goede administratie voor een professioneel werkgeverschap, dat leidt toteen positieve werknemerservaring.

Personeelsadministratie eenvoudig bijhouden met HoorayHR

HoorayHR is een geavanceerd HR-softwareplatform dat is ontworpen om MKB’ers te helpen bij het eenvoudig en efficiënt beheren van hun personeelsadministratie. Met functies zoals self-service app, geautomatiseerde workflows en rapportagefunctionaliteit stelt HoorayHR organisaties in staat om hun HR-processen te stroomlijnen en de algehele efficiëntie te verbeteren.

Of het nu gaat om het bijhouden van verlofaanvragen, het beheren van prestatiebeoordelingen of het genereren van compliance-rapporten, HoorayHR biedt de tools die organisaties nodig hebben om succesvol te zijn in het beheren van hun personeelsadministratie. Met een gebruiksvriendelijke interface en uitgebreide persoonlijke support helpt HoorayHR organisaties om het maximale uit hun HR-processen te halen en een great-place-to-work te bouwen.

Wat is het verschil tussen een personeelsadministratie en salarisadministratie?

Personeelsadministratie, salarisadministratie en loonadministratie zijn allemaal belangrijke aspecten van HR-management. Echter zijn er verschillen in focus en doel.

Personeelsadministratie richt zich op het beheren van personeelsgegevens gedurende het gehele dienstverband van een werknemer. Denk hierbij aan werving, recruitment, onboarding, training, persoonlijke ontwikkeling en het bijhouden van personeelsdossiers.

Salarisadministratie daarentegen richt zich specifiek op het beheren van salarisgerelateerde zaken. Denk aan het berekenen van salarissen, het verwerken van belastingen en aftrekposten, en het uitvoeren van betalingen aan werknemers.

Veel gestelde vragen

Wat is personeelsadministratie?

Personeelsadministratie is het geheel van gegevens en documenten die een organisatie bijhoudt over haar medewerkers. Dit omvat zaken zoals contracten, salarisadministratie, verlof- en verzuimregistratie, pensioenregelingen en andere personeelsgerelateerde informatie.

Een goed georganiseerde personeelsadministratie zorgt ervoor dat een bedrijf voldoet aan wettelijke verplichtingen, zoals de loonbelasting en de AVG, en draagt bij aan een efficiënte HR-werkwijze. Daarnaast helpt het bij het stroomlijnen van processen zoals werving, prestatiebeheer en personeelsontwikkeling. Het is essentieel voor zowel grote als kleine bedrijven om een overzichtelijke en correcte administratie bij te houden, zodat er geen misverstanden ontstaan over arbeidsvoorwaarden, rechten en plichten.

Waarom is personeelsadministratie belangrijk?

Personeelsadministratie is belangrijk omdat het zorgt voor een overzichtelijke en correcte registratie van alle gegevens die nodig zijn voor het beheren van medewerkers binnen een organisatie. Dit omvat onder andere contracten, loonadministratie, verlofregistratie en verzuimbeheer. Een goed georganiseerde personeelsadministratie helpt bedrijven te voldoen aan wet- en regelgeving, zorgt voor transparantie en ondersteunt een efficiënte HR-strategie.

Wat is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (avg)?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese privacywet die over de verwerking van persoonsgegevens gaat. Deze wet beschermt de privacy van individuen door eisen te stellen aan hoe organisaties gegevens verzamelen, bewaren en gebruiken. De AVG geldt in alle EU-landen en geeft burgers meer controle over hun persoonlijke gegevens.

Waarom is de AVG belangrijk?

De AVG is belangrijk omdat het de rechten van individuen beschermt en ervoor zorgt dat organisaties zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Door deze wet wordt misbruik en onrechtmatige verwerking van gegevens voorkomen. Het versterkt het vertrouwen van klanten, medewerkers en andere betrokkenen in hoe hun gegevens worden beheerd en biedt duidelijke richtlijnen voor bedrijven om gegevensbescherming correct toe te passen.

Wie moet zich aan de AVG-wet houden?

Iedere organisatie, instelling of ondernemer die persoonsgegevens verwerkt, moet zich houden aan de AVG. Dit geldt voor bedrijven, overheden, verenigingen, stichtingen en zelfs zzp’ers als zij gegevens van klanten, medewerkers of leden verwerken. De AVG is van toepassing op zowel digitale als papieren administraties waarin persoonsgegevens worden bewaard.

Wat is de Autoriteit Persoonsgegevens?

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de toezichthouder op de naleving van de AVG in Nederland. Deze instantie controleert of organisaties zich aan de privacywetgeving houden, behandelt klachten van burgers en kan boetes opleggen bij overtredingen van de AVG. De AP heeft daarnaast een voorlichtende rol en geeft adviezen over de toepassing van privacywetgeving.

Waarom moet je rekening houden met de Autoriteit Persoonsgegevens?

Je moet rekening houden met de Autoriteit Persoonsgegevens omdat deze instantie toeziet op de naleving van de privacywetgeving en sancties kan opleggen bij overtredingen. Organisaties die niet voldoen aan de AVG kunnen te maken krijgen met boetes, reputatieschade en juridische procedures. Bovendien draagt naleving van de privacywetgeving bij aan het vertrouwen van klanten en medewerkers.

Hoe kan je zo goed mogelijk persoonsgegevens verwerken?

Om persoonsgegevens zo goed mogelijk te verwerken, is het belangrijk om:

• Alleen de strikt noodzakelijke gegevens te verzamelen en te verwerken.
• Transparant te zijn over het gebruik van persoonsgegevens en toestemming te vragen waar nodig.
• Sterke beveiligingsmaatregelen te nemen, zoals encryptie en toegangscontrole.
• Gegevens niet langer te bewaren dan nodig is.
• Regelmatig te controleren of de verwerking voldoet aan de AVG.
• Een functionaris gegevensbescherming (FG) aan te stellen indien vereist.

Wat is de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming?

De Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) is de Nederlandse wet die aanvullingen en uitzonderingen bevat op de AVG. Deze wet specificeert hoe de AVG in Nederland wordt toegepast, bijvoorbeeld op gebieden zoals verwerking van strafrechtelijke gegevens, journalistieke vrijheden en de bevoegdheden van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Waarom zijn de AVG-regels gemaakt?

De AVG-regels zijn gemaakt om de privacy en rechten van individuen te beschermen in een tijd waarin steeds meer persoonsgegevens digitaal worden verwerkt. De wet is bedoeld om te voorkomen dat gegevens zonder toestemming worden gebruikt, misbruikt of onvoldoende beveiligd worden opgeslagen. Daarnaast zorgen de regels voor een uniforme privacywetgeving binnen de EU, waardoor bedrijven en organisaties duidelijkheid hebben over hun verantwoordelijkheden.

Door wie zijn de AVG-regels gemaakt?

De AVG-regels zijn gemaakt door de Europese Unie. De wet werd in 2016 aangenomen door het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie en is sinds 25 mei 2018 van kracht. De Europese Commissie heeft een belangrijke rol gespeeld in de totstandkoming van de wet, samen met privacy-experts en belanghebbenden uit verschillende lidstaten.

Wat komt er allemaal kijken bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens moet je rekening houden met verschillende aspecten om te voldoen aan de AVG. Dit omvat onder andere:

• Rechtmatigheid, doelbinding en transparantie – Je mag alleen persoonsgegevens verwerken als daar een geldige reden voor is, zoals een wettelijke verplichting of toestemming van de betrokkene. Daarnaast moet je duidelijk maken waarom en hoe je de gegevens verwerkt.
• Minimale gegevensverwerking – Verzamel en verwerk alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor je ze gebruikt.
• Juistheid en actualiteit – Zorg ervoor dat de gegevens correct en up-to-date zijn. Betrokkenen hebben het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Beveiliging – Persoonsgegevens moeten goed beschermd worden tegen verlies, diefstal of ongeoorloofde toegang. Dit kan door middel van technische en organisatorische maatregelen zoals encryptie, toegangscontrole en bewustwordingstrainingen voor medewerkers.
• Bewaartermijnen – Gegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig is. Na afloop van de bewaartermijn moeten de gegevens veilig worden verwijderd of geanonimiseerd.
• Rechten van betrokkenen – Mensen hebben het recht op inzage, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid van hun gegevens. Ze kunnen ook bezwaar maken tegen verwerking en vragen om beperking van hun gegevensgebruik.
• Verwerkersovereenkomsten – Als je persoonsgegevens laat verwerken door een externe partij, zoals een salarisadministrateur of cloudprovider, moet er een verwerkersovereenkomst zijn waarin wordt vastgelegd hoe de gegevens worden beschermd.
• Meldplicht datalekken – In geval van een datalek moet je dit, afhankelijk van de ernst, binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en mogelijk ook aan de betrokkenen.

Door zorgvuldig met deze aspecten om te gaan, voldoe je aan de wet en bescherm je de privacy van medewerkers, klanten en andere betrokkenen.

Wat zijn politieke opvattingen rondom de AVG?

De AVG roept uiteenlopende politieke reacties op binnen en buiten de EU. Politieke opvattingen over de wet variëren afhankelijk van standpunten over privacy, economische impact en regulering.

• Voorstanders van strikte privacyregels – Veel politieke partijen en beleidsmakers in Europa zien de AVG als een noodzakelijke bescherming van burgerrechten in het digitale tijdperk. Ze benadrukken dat individuen controle moeten hebben over hun persoonsgegevens en dat bedrijven transparant moeten zijn over gegevensgebruik. Vooral partijen met een focus op burgerrechten, privacy en consumentenbescherming ondersteunen strikte handhaving van de AVG.
• Bedrijfsgerichte kritiek – Sommige liberale en conservatieve politieke stromingen zijn kritisch over de administratieve last die de AVG met zich meebrengt voor bedrijven, vooral voor het mkb en start-ups. Zij vrezen dat de regelgeving innovatie belemmert en Europese bedrijven op een achterstand zet ten opzichte van bijvoorbeeld Amerikaanse en Chinese techgiganten die minder strenge regels hanteren.
• Internationale politiek en AVG – Buiten de EU wordt de AVG soms gezien als een model voor strengere privacywetgeving, zoals de California Consumer Privacy Act (CCPA) in de VS. Tegelijkertijd zijn er internationale spanningen, zoals rondom data-uitwisseling tussen de EU en de VS. Politieke discussies over privacy en nationale veiligheid spelen hierbij een grote rol.
• Balans tussen privacy en veiligheid – Sommige politieke stromingen pleiten voor uitzonderingen op de AVG, bijvoorbeeld voor nationale veiligheid en misdaadbestrijding. Er is discussie over hoe wetshandhavingsinstanties toegang moeten krijgen tot gegevens zonder de rechten van burgers te schenden.

Waarom is de wet Autoriteit Persoonsgegevens belangrijk?

De wet die de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) regelt, is belangrijk omdat deze zorgt voor toezicht op de naleving van de privacywetgeving in Nederland. De AP handhaaft deAVG en beschermt daarmee de privacyrechten van burgers.

Deze wet is essentieel om ervoor te zorgen dat organisaties zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en geen misbruik maken van de informatie die ze verzamelen. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft de bevoegdheid om:

• Organisaties te controleren en sancties op te leggen bij overtredingen van de AVG.
• Burgers te helpen bij klachten over misbruik van hun persoonsgegevens.
• Voorlichting te geven over privacyregels en bewustwording te vergroten.
• Advies te geven aan overheden en bedrijven over hoe ze gegevensbescherming correct toepassen.

Welke administratieve taken behoren bij persoonsgegevens verwerken?

Bij de verwerking van persoonsgegevens komen verschillende administratieve taken kijken om te voldoen aan de AVG en een correcte gegevensverwerking te garanderen. Enkele belangrijke taken zijn:

• Het bijhouden van een verwerkingsregister – Organisaties moeten vastleggen welke persoonsgegevens ze verwerken, met welk doel, en hoe lang ze deze bewaren.
• Beheer van toestemmingen – Wanneer gegevens op basis van toestemming worden verwerkt, moet worden bijgehouden wie toestemming heeft gegeven en wanneer dit is gebeurd.
• Inzage- en correctieverzoeken afhandelen – Personen hebben het recht om hun gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Deze verzoeken moeten correct en binnen de wettelijke termijnen worden afgehandeld.
• Datalekken registreren en melden – Eventuele datalekken moeten intern worden gedocumenteerd en in sommige gevallen binnen 72 uur worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Opstellen en onderhouden van privacybeleid – Organisaties moeten duidelijk communiceren hoe ze persoonsgegevens verwerken en beschermen, vaak via een privacyverklaring.
• Sluiten van verwerkersovereenkomsten – Wanneer een organisatie externe partijen inschakelt om gegevens te verwerken (bijvoorbeeld een salarisadministrateur of cloudprovider), moet een verwerkersovereenkomst worden opgesteld.
• Beveiligingsmaatregelen implementeren en documenteren – Het vastleggen van technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, zoals encryptie en toegangscontrole.

Deze administratieve taken zorgen ervoor dat organisaties transparant en compliant blijven bij het verwerken van persoonsgegevens.

Zijn er gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens?

Ja, veel organisaties maken gebruik van gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens. Dit betekent dat bepaalde stappen in de verwerking handmatig worden uitgevoerd, terwijl andere taken door systemen of software worden geautomatiseerd.

Voorbeelden zijn:

• HR-systemen die automatisch verlof en salarismutaties registreren, terwijl HR-medewerkers handmatig contractgegevens invoeren.
• CRM-software waarin klantgegevens worden opgeslagen en automatisch analyses worden gemaakt, maar medewerkers handmatig updates doorvoeren.
• Toegangscontrolesystemen waarbij bezoekersregistratie automatisch gebeurt via een digitale pas, maar uitzonderingen handmatig worden goedgekeurd.

De AVG stelt dat ook hierbij privacyregels moeten worden nageleefd. Dit betekent dat organisaties bijvoorbeeld transparant moeten zijn over hoe beslissingen worden genomen en welke invloed automatisering heeft op de verwerking van persoonsgegevens.

Wat is de rol van de Europese Unie rondom de AVG-wet?

De Europese Unie (EU) speelt een centrale rol bij de totstandkoming, handhaving en verdere ontwikkeling van de (AVG). Deze wet is in 2016 aangenomen door het Europees Parlement en de Raad van de EU en is sinds 25 mei 2018 van kracht in alle EU-lidstaten.

De belangrijkste rollen van de EU rondom de AVG zijn:

• Wetgeving en harmonisatie – De EU heeft de AVG opgesteld om een uniforme privacywetgeving binnen alle lidstaten te creëren. Dit zorgt ervoor dat bedrijven en burgers in de hele EU dezelfde rechten en plichten hebben op het gebied van gegevensbescherming.
• Handhaving en toezicht – De EU heeft het Europees Comité voor Gegevensbescherming (EDPB) opgericht, dat toeziet op de naleving van de AVG en richtlijnen uitbrengt over interpretatie en toepassing. Nationale toezichthouders, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland, handhaven de wet binnen hun eigen land.
• Internationale samenwerking en regelgeving – De EU onderhandelt met andere landen over gegevensbescherming, bijvoorbeeld bij de overdracht van persoonsgegevens buiten de EU (zoals het EU-VS Data Privacy Framework). Dit zorgt ervoor dat gegevens van EU-burgers ook buiten Europa goed worden beschermd.
• Doorontwikkeling van privacywetgeving – De EU blijft de AVG evalueren en waar nodig aanpassen aan nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals kunstmatige intelligentie en biometrische gegevensverwerking.

Disclaimer

Belangrijk! Onze artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies dat voor jouw specifieke situatie zal gelden.