Organigram maken; hoe start ik hier mee?

Wat is de organisatiestructuur binnen het bedrijf? Wellicht is dit voor jou als werkgever of zelfs als werknemer bekend, maar geldt dit ook voor nieuwe collega’s die komen werken voor het bedrijf? In een organigram laat je gemakkelijk de organisatiestructuur en dus de rolverdeling van het bedrijf zien.

Wat is een organigram?

Een organigram, ook wel bekend als organogram, is een schematische weergave van de organisatie. Soms ontstaat er enige verwarring over de juiste benaming; is dit nu organigram of organogram. Het is allebei goed, of het nu organigram genoemd wordt of dat je het woord organigram gebruikt. Beide benamingen zijn taalkundig correct en hebben dezelfde betekenis. In sommige gevallen wordt een organigram een organisatieschema genoemd.

Een organigram is een visuele weergave van de organisatie, waarin de verschillende niveaus en afdelingen van de organisatie zijn weergeven. Hoe zijn de verschillende afdelingen met elkaar verbonden en hoe ziet de interne structuur eruit. Een hiërarchisch organogram laat zien wie wanneer zeggenschap heeft in de organisatie. Welke functie staat er boven de andere functies binnen de interne structuur van de organisatie. De schematische voorstelling moet het voor huidige en nieuwe werknemers mogelijk maken om op een efficiënte manier in te zien hoe het bedrijf functioneert. In een organigram staan meestal geen namen, maar alleen de verschillende afdelingen, functies en bijbehorende verantwoordelijkheden die van kracht zijn binnen het bedrijf.

Het in kaart brengen van verschillende afdelingen in de organisatie

Een organigram biedt verschillende voordelen om de structuur, verantwoordelijkheden en o.a. de leidinggevenden in de organisatie in kaart te brengen. Per afdeling zie je wie de managers zijn, wie hier boven staan en hoe de hiërarchie binnen de organisatie is bepaald. Werknemers kunnen met een oogopslag zien bij wie zij terecht kunnen voor vragen, of wanneer zij iets willen bespreken buiten de leidinggevende om.

Een organogram of organigram biedt het voordeel dat door middel van de organisatiestructuur te visualiseren, nieuwe medewerkers inzien hoe de hiërarchie van de organisatie is bepaald. Het organisatieschema is meestal terug te vinden in de software voor HR, het personeelshandboek of het intranet van een organisatie.

De organisatiestructuur wordt weergeven voor alle huidige medewerkers, maar zien nieuwe collega’s ook direct de rolverdeling in een organisatie. Je ziet welke afdelingen en werknemers direct met elkaar samenwerken en wie er verantwoordelijk is voor deze samenwerking.

Hoe maak je een organigram?

Wanneer je zelf aan de slag wilt gaan met het maken van een organigram, zijn er verschillende voorbeelden die je kunt gebruiken. Het beste is natuurlijk om zelf te starten met het maken van een eigen organogram. Het organigram kun je zelf ontwerpen, om deze vervolgens toe te voegen aan het personeelshandboek (bedrijfsreglement).

Schematische weergave van de organisatie; een stappenplan

Voor het maken van een organigram is het mogelijk om Excel te gebruiken, maar kun je ook een organigram maken in Word. Wij raden je aan om eerst een schets te maken op papier, waarna je deze kunt uitwerken in een programma.

Stap 1: Breng de aandeelhouders in kaart: Beschikt het bedrijf over aandeelhouders? Zorg er dan voor dat deze namen centraal bovenaan het organigram komen te staan.

Stap 2: Is er een RvC, Raad van Commissarissen, aanwezig in het bedrijf? Voeg deze toe onder de eventuele aandeelhouders.

Stap 3: Voeg de directie of de directeur/directrice toe. Vermeld hier de naam van de directeur/directrice en de functietitel (zo zijn er verschillende functies als CEO, CFO, Algemeen directeur etc.).

Stap 4: Zijn er meerdere afdelingen in het bedrijf waar een specifiek directielid verantwoordelijk voor is? Voeg deze afdelingen toe en koppel ze aan het juiste directielid, voor een nog gestructureerder organigram.

Stap 5: Heeft een afdeling een specifieke manager? Plaats de naam van de manager bovenaan de afdeling. Op deze manier zien werknemers aan de hand van het organigram wie zij moeten aanspreken binnen de organisatie wanneer zij met een specifieke afdeling in gesprek willen gaan.

Stap 6: Maak nieuwe vakjes met de namen van de medewerkers die onder de afdelingen vallen. Koppel iedere medewerker aan de juiste afdeling. Op deze manier maak je het organigram nog persoonlijker.

Stap 7: Afhankelijk van de verschillende rollen, kun je ook meerdere lagen in een organogram maken. Het is eventueel mogelijk om de meerdere lagen binnen een organisatie toe te voegen. Een organigram maken heeft namelijk niet één vaste richtlijn, omdat ook niet ieder organisatieschema hetzelfde is. Zorg ervoor dat het organigram een waardevol hulpmiddel is voor de organisatie en dat de hiërarchie duidelijk is.

Stap 8: Nu is het tijd om de vakjes met lijnen of pijlen in het organigram aan elkaar te koppelen. Aan de hand van deze pijlen of lijnen weergeef je die hiërarchie of lijn van communicatie van jouw onderneming. Je bepaalt de structuur van het eigen organigram en weergeeft duidelijk de rolverdeling van collega’s.

Stap 9: Wil je het organigram graag personaliseren? Voeg dan foto’s toe van jouw medewerkers voor een stijlvol organigram voor jouw onderneming!

Aan de hand van ons stappenplan kun jij aan de slag met het maken van een organigram. Geef er een eigen draai aan, om zo een duidelijk beeld te weergeven van jouw organisatie. Ideaal voor je huidige medewerkers om de hiërarchie in kaart te brengen, maar zullen ook de toekomstige medewerkers direct inzicht krijgen in de bedrijfsstructuur!

Voorbeeld van een organigram in HoorayHR

In de HR software van HoorayHR zie je direct het organigram van de organisatie. Door te navigeren naar ‘Collega’s’ in HoorayHR, zie je direct wie er in jouw eigen afdeling werkt en wie bijvoorbeeld de teamleider is. De hiërarchie wordt inzichtelijk doordat je van iedere collega de functietitel in kunt zien. In een visueel organogram van de organisatie zul je de daadwerkelijke hiërarchie en structuur van de organisatie in een visuele weergave terugvinden.

Disclaimer

Belangrijk! Onze artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies dat voor uw specifieke situatie zal gelden.