Wat is er belangrijk bij een inwerkprogramma?

Tijdens het onboarden van een nieuwe medewerker zijn er vele processen die uitgevoerd moeten worden. Zodra de inwerkperiode begint, dient de administratie op orde te zijn met bijvoorbeeld een loonheffingsformulier en contactgegevens van de medewerker. Daarnaast zijn er ook verschillende praktische zaken die afgehandeld moeten worden om een succesvolle start te garanderen. Het is essentieel dat de nieuwe medewerker een goed beeld krijgt van de werkwijze binnen de organisatie, kennis maakt met alle collega’s en dat de benodigde informatie over de nieuwe baan duidelijk wordt gecommuniceerd. Om deze transitie soepel te laten verlopen, is het aan te raden een goed inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers op te stellen. Zo’n programma helpt om samen met de nieuwe medewerker alle relevante werkzaamheden te bespreken en systematisch te doorlopen. In dit kennisartikel vertellen we je wat de belangrijkste zaken zijn binnen het inwerkprogramma en hoe je deze taken gemakkelijk kunt afvinken met Workflows van HoorayHR.

Inwerken; wat verstaan we hier nu precies onder?

Tijdens het inwerken maakt een nieuwe collega zowel een technische als sociale integratie door in een bedrijf. Op de eerste werkdag krijgt de nieuwe medewerker een rondleiding en wordt de werkplek toegewezen, wat essentieel is voor een goede start. Daarnaast maakt de nieuwe medewerker kennis met de eigen verantwoordelijkheden, het team, en de bedrijfscultuur. De eerste lunch biedt een uitgelezen kans om informeel vragen te stellen en meer te leren over de leidinggevenden en collega’s. Bovendien wordt tijdens een gesprek de arbeidsovereenkomst doorgenomen en wordt de nieuwe medewerker ingelicht over de processen binnen de organisatie. Het inwerken van nieuwe collega’s verloopt via een inwerkprogramma, waarvan de duur varieert per nieuwe medewerker; bij de ene medewerker duurt het een aantal dagen, terwijl het bij een ander soms wel enkele weken of zelfs een maand kan duren voordat de medewerker volledig ingewerkt is.

Verschillende werknemers binnen het bedrijf zijn verantwoordelijk voor de onboarding en het inwerkprogramma van een nieuwe collega. De werkgever zorgt bijvoorbeeld voor de administratie van de nieuwe werknemer, terwijl de manager van de afdeling waar de nieuwe medewerker actief is, de medewerker actief betrekt bij het inwerkprogramma.

Inwerkschema nieuwe medewerker: is het nodig?

Een inwerkschema is een gestructureerd plan dat nieuwe medewerkers begeleidt bij hun eerste stappen binnen een organisatie. Het omvat verschillende taken, trainingen en kennismakingssessies die ervoor zorgen dat de nieuwe collega’s zich snel kunnen aanpassen aan hun functie en de bedrijfscultuur. Een goed inwerkschema biedt niet alleen informatie over het werk zelf, maar ook over belangrijke procedures, regels en verwachtingen.

Inwerken kan soms als tijdrovend worden beschouwd, maar het opstellen van een effectief inwerkschema kan dit proces aanzienlijk versnellen. Door vooraf duidelijke doelen te stellen en specifieke taken toe te wijzen aan verschillende teamleden, kun je als werkgever of HR-manager ervoor zorgen dat er geen belangrijke aspecten worden vergeten tijdens het onboardingsproces.

Bij het maken van een inwerkschema is personalisatie essentieel. Elk individu heeft zijn eigen sterke punten en zwaktes. Daarom moet je rekening houden met de achtergrond, vaardigheden en behoeften van elke nieuwe medewerker. Dit zal hen helpen om zich gewaardeerd te voelen en sneller productief te worden.

Daarnaast is het belangrijk om gerichte trainingssessies op te nemen die betrekking hebben op specifieke functietaken of softwareprogramma’s die ze moeten gebruiken. Op deze manier krijgen ze de nodige kennis om succesvol te zijn in hun rol en kunnen ze zelfverzekerd aan de slag.

Wat is de juiste manier om een medewerker in te werken?

Wanneer het inwerkproces gestructureerd is ingedeeld, bestaat deze uit een uitgebreid en gestructureerd proces. Dit zorgt voor motivatie wanneer een nieuwe medewerker begint aan de nieuwe uitdaging. Tijdens het inwerkproces wordt alle informatie gegeven die de medewerker nodig heeft, zoals een werklaptop, documentatie en wellicht toegang die de it afdeling heeft voorbereid.

Naast het functionele principe van het inwerkproces, biedt de sociale kant van het inwerkproces een blijk van waardering. “Welkom bij het team”, “Leuk om samen aan projecten te werken!”, het zijn allemaal motto’s vanuit collega’s die motivatie en vertrouwen bieden aan de nieuwe medewerker. Het inwerkproces van een nieuwe medewerker vormt de basis voor de nieuwe collega’s in een team. Op deze manier gaat de nieuwe werknemer gemotiveerd en productief aan het werk. Uiteindelijk resulteert dit in een investering voor de toekomst!

Een inwerkprogramma; waarom is dit nu zo belangrijk?

Waar de ene werkgever een geheel onboarding proces en inwerkprogramma heeft klaar staan voor de nieuwe medewerker, laat de andere werkgever de nieuwe collega juist zonder enige voorbereiding meelopen met het team. Aan de hand van een helder gedefinieerd inwerkprogramma is het voor bedrijven mogelijk om ervoor te zorgen dat nieuwe collega’s zich snel thuis voelen en productief zullen zijn tijdens het werk. Met een gestructureerd, gezellig en motiverend inwerkprogramma is het ook in tijden van krapte op de arbeidsmarkt mogelijk om medewerkers aan je te binden. Vanuit hier neem je de medewerker mee in de organisatie, waarna je samen vele doelen kunt behalen.

Wanneer het inwerkproces niet verloopt volgens een inwerkprogramma, kan het zo zijn dat het proces niet gestructureerd verloopt. Op deze manier ontstaan er vaak onduidelijkheden en zijn de verwachtingen onbekend. Bij het vertrek van de nieuwe collega in de proefperiode of kort hierna zijn niet alleen de kosten voor werving vervelend, het zal ook nog even duren voordat de functie opnieuw ingevuld kan worden.

Gericht en efficiënt een inwerkschema maken

Een goed inwerkschema is essentieel voor het succesvol onboarden van een nieuwe medewerker. Het stelt hen in staat om snel vertrouwd te raken met hun nieuwe rol, taken en verantwoordelijkheden. Door gericht en efficiënt een inwerkschema te maken, leg je de basis voor een productieve en betrokken werknemer.

Om een gericht inwerkschema te maken, is het belangrijk om eerst de specifieke behoeften van de nieuwe medewerker te begrijpen. Wat zijn zijn of haar sterke punten? Waar liggen eventuele uitdagingen? Door hier rekening mee te houden, kun je het schema aanpassen op maat van de medewerker.

Daarnaast moet je ook duidelijke doelen stellen voor elke fase van het inwerkproces. Wat wil je dat de nieuwe medewerker leert en bereikt tijdens deze periode? Dit helpt niet alleen om focus te behouden, maar geeft ook richting aan zowel jou als de medewerker.

Efficiëntie speelt ook een grote rol bij het creëren van een effectief inwerkschema. Zorg ervoor dat alle benodigde middelen beschikbaar zijn voordat de onboarding begint. Denk aan toegang tot relevante documentatie, software of trainingssessies die nodig kunnen zijn.

Verder kan het handig zijn om bepaalde taken of informatie alvast klaar te zetten voordat de nieuwe medewerker start. Dit bespaart kostbare tijd tijdens het onboardingsproces en zorgt ervoor dat de medewerker direct aan de slag kan.

Voorbeelden van een inwerkprogramma

Er zijn verschillende voorbeelden van een inwerkprogramma voor de onboarding van nieuwe medewerkers. Met HoorayHR bieden we de mogelijkheid om Workflows aan te maken. Met simpele taken stel je een gestructureerd onboarding programma op. We bieden met HoorayHR de mogelijkheid om ons template te gebruiken. Het is ook mogelijk om zelf een template aan te maken met taken. De medewerker kan gemakkelijk de taken afronden van het inwerkprogramma. Zijn de taken afgerond? Dan is het tijd  om zelfstandig aan de slag te gaan met verschillende taken en verantwoordelijkheden.

Disclaimer
Belangrijk! De artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies wat voor uw specifieke situatie zal gelden.