Fietsplan voor werknemers: zo regel je het als werkgever

Een fietsplan voor je werknemers invoeren is een slimme zet. Niet alleen draag je bij aan duurzame mobiliteit, maar je biedt ook een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Met de stijgende brandstofprijzen en toenemende aandacht voor gezondheid en duurzaamheid, wordt een fietsplan steeds populairder onder werkgevers. Maar hoe pak je dit nu precies aan als werkgever? We leggen het je uit.

Wat houdt een fietsplan in?

Een fietsplan is een regeling waarbij werknemers fiscaal voordelig een fiets kunnen aanschaffen via de werkgever. Vanaf 2024 geldt een maximumbedrag van €2000 inclusief BTW voor de aanschaf van een fiets. Als werkgever blijf je tijdens de leaseperiode eigenaar van de fiets. De werknemer betaalt een bijtelling van 7% over de cataloguswaarde, wat een stuk voordeliger is dan zelf een fiets aanschaffen.

Belangrijk om te weten is dat de fiets minimaal 50% voor woon-werkverkeer gebruikt moet worden. Dit is een voorwaarde van de Belastingdienst om gebruik te kunnen maken van de fiscale voordelen. De regeling geldt voor alle soorten fietsen, van gewone stadsfietsen tot e-bikes en speed pedelecs. Ook accessoires zoals een slot, verzekering en onderhoudscontract kunnen worden meegenomen in de regeling.

Voordelen voor werkgever en werknemer

Voor werknemers is het grootste voordeel de kostenbesparing – gemiddeld zo’n 40% op de aanschafprijs van een nieuwe fiets. Daarnaast kunnen ze profiteren van aanvullende voordelen zoals een onderhoudscontract en verzekering. De maandelijkse kosten worden direct verrekend met het brutosalaris, wat fiscaal gunstig is.

Als werkgever kun je profiteren van BTW-aftrek en bied je een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde die bijdraagt aan een gezonde en duurzame bedrijfscultuur. Werknemers die regelmatig fietsen zijn vaak fitter, productiever en melden zich minder vaak ziek. Bovendien draag je als organisatie bij aan het verminderen van CO2-uitstoot en parkeerdruk rond je bedrijf.

Met de HR-software van HoorayHR kun je het fietsplan eenvoudig administreren en beheren. Zo houd je overzicht over alle deelnemende medewerkers en de bijbehorende contracten.

Implementatie van een fietsplan

Om een fietsplan succesvol te implementeren, is een goede voorbereiding essentieel. Begin met het opstellen van duidelijke voorwaarden en communiceer deze naar je medewerkers. Denk hierbij aan:

• Welke fietsen komen in aanmerking (gewone fietsen, e-bikes, speed pedelecs)
• De maximale aanschafwaarde
• De looptijd van de leaseconstructie
• Eventuele aanvullende regelingen voor verzekering en onderhoud
• Voorwaarden voor gebruik en onderhoud
• Procedure bij uitdiensttreding
• Mogelijkheden voor overname na afloop van de leaseperiode

Het is verstandig om ook de praktische zaken goed te regelen, zoals fietsenstalling en oplaadpunten voor e-bikes. Dit maakt het voor werknemers nog aantrekkelijker om deel te nemen aan het fietsplan. Zorg ook voor goede communicatie over de regeling via verschillende kanalen, zoals intranet, nieuwsbrieven en teammeetings.

Administratieve verwerking

De administratieve kant van een fietsplan vraagt om zorgvuldige verwerking. Je moet bijhouden:

• Welke werknemers deelnemen aan de regeling
• De waarde van elke fiets en de bijtelling
• De looptijd van contracten
• De maandelijkse verrekening met het salaris
• BTW-administratie
• Verzekerings- en onderhoudscontracten

Start met een fietsplan

Een fietsplan is een win-win situatie: werknemers kunnen voordelig een fiets aanschaffen en als werkgever draag je bij aan duurzame mobiliteit en gezondheid van je medewerkers. Met de juiste voorbereiding en een goed georganiseerde administratie kun je snel aan de slag. Zorg wel dat je alle fiscale aspecten goed vastlegt en communiceert naar je medewerkers.

Wanneer je ervoor kiest om fietsen als bedrijfsmiddelen uit te geven, waarbij de fiets eigendom blijft van de organisatie, is het mogelijk om fietsen als bedrijfsmiddelen te beheren in HoorayHR.

Begin vandaag nog met het implementeren van een fietsplan en maak gebruik van onze HR-software om het proces soepel te laten verlopen. Zo houd je het overzichtelijk voor jezelf én je werknemers.

Disclaimer

Belangrijk! Onze artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies dat voor uw specifieke situatie zal gelden.