Digitalisering van de HR administratie

Digitalisering van HR administratie is een game-changer in de hedendaagse zakenwereld. Het benutten van technologie om HR-processen te stroomlijnen, vergemakkelijkt zowel de efficiëntie als de productiviteit op de werkplek.

Wat is digitalisering in HR?

Wanneer je HR processen onderbrengt met o.a. digitale personeelsdossiers, zal je enorm veel tijd besparen en efficiënter werken met jouw administratieve werkzaamheden. Een digitale HR oplossing, ook wel e hrm genoemd, maakt het mogelijk om alle HR processen binnen de organisatie te administreren in één digitale omgeving. Met de digitalisering van hr processen in een HR tool, zorg je ervoor dat werknemers eenvoudig aanvragen kunnen doen in een mobiele app. Denk hierbij aan verlof aanvragen, het scannen en indienen van bonnetjes als declaratie, verzuim melden en andere aanvragen voor de HR administratie. Jij als werkgever krijgt alle benodigde informatie van het personeel te zien in jouw HR dashboard.

Naast de focus op Core HR processen en het digitaliseren van deze standaard administratieve taken, biedt HR software ook een mogelijkheid voor ontwikkeling in de organisatie.

Digitaliseren HR processen; al je administratieve taken op één plek

Door digitalisering centraliseer je alle HR taken, waardoor je een helder overzicht behoudt en efficiënter werkt.

Personeelsdossier

Een digitaal personeelsdossier maakt het beheren van medewerkerinformatie eenvoudiger en veiliger. Het stelt HR-afdelingen in staat om alle relevante gegevens en documenten van werknemers, zoals contracten, prestatiebeoordelingen en persoonlijke informatie, op één centrale plek op te slaan. Dit verbetert niet alleen de toegankelijkheid en het beheer van gegevens, maar verhoogt ook de veiligheid door het gebruik van versleuteling en andere beveiligingsmaatregelen.

Verlofaanvragen

Digitalisering transformeert het proces van verlofaanvragen door het automatiseren en vereenvoudigen van de indiening, goedkeuring, en administratie. Medewerkers kunnen via een app of online platform direct hun verlofaanvragen indienen, die vervolgens automatisch worden doorgestuurd naar de desbetreffende manager voor goedkeuring. Dit zorgt voor een snellere verwerking, vermindert papierwerk, en maakt het bijhouden van verlofsaldi en -geschiedenis stukken eenvoudiger.

Declaraties

Met de digitalisering van het declaratieproces kunnen werknemers eenvoudig bonnetjes scannen en indienen via een mobiele app of online systeem. Dit bespaart tijd en reduceert de kans op fouten bij het handmatig invoeren van gegevens. Bovendien maakt het de verwerking van declaraties sneller en transparanter, met directe updates voor zowel de werknemer als de HR-afdeling over de status van de declaratie.

Prestatiemanagement

Digitale HR-tools bieden geavanceerde mogelijkheden voor prestatiemanagement, inclusief periodieke beoordelingen, 360-graden feedback, en doelstellingen beheer. Deze tools stellen werknemers en managers in staat om prestatiedoelen te stellen, voortgang te monitoren en real-time feedback te geven. Dit bevordert een cultuur van continue verbetering en helpt bij het identificeren van opleidings- en ontwikkelingsbehoeften.

Wat zijn de mogelijkheden voor het digitaliseren van HR?

De digitalisering van HR brengt talloze mogelijkheden met zich mee om administratieve processen te optimaliseren en de algehele efficiëntie te verhogen. Hier zijn enkele sleutelmogelijkheden:

• Geautomatiseerde onboarding: Vereenvoudigt het inwerkproces van nieuwe medewerkers door middel van digitale checklists en oriëntatiemateriaal.
• Tijd- en aanwezigheidsregistratie: Maakt het makkelijk voor medewerkers om hun werkuren te registreren en voor managers om deze te verifiëren en goed te keuren.
• Medewerker zelfbediening: Stelt medewerkers in staat om persoonlijke informatie bij te werken, verlofaanvragen in te dienen en hun prestatiebeoordelingen te bekijken.
• Geavanceerd rapporteren: Biedt inzicht in HR-gerelateerde data zoals verzuimcijfers, personeelsverloop en trainingseffectiviteit door middel van interactieve dashboards.
• AI-gedreven analyses: Helpt bij het voorspellen van toekomstige HR-trends en -behoeften, zoals personeelsverloop, door gebruik te maken van kunstmatige intelligentie en machine learning.

AVG en HR administratie

Wanneer je jouw hr processen en verdere administratieve rompslomp wilt omzetten naar digitale personeelsdossiers in een HR tool, is het goed om te kijken wat hiervan de impact is op de AVG. De AVG, ook bekend als de algemene verordening gegevensbescherming, is sinds 25 mei van toepassing. Het is een regeling waarin voor de gehele Europese Unie (EU) dezelfde regels zijn vastgesteld op het gebied van privacywetgeving. Wanneer je jouw HR wilt digitaliseren en belangrijke gegevens zals contracten en documenten wilt opslaan, is het goed om te kijken hoe het nieuwe systeem werkt volgens de AVG-regelgeving.

Digitaliseren van jouw administratieve taken? Ontdek HoorayHR!

Wil je graag jouw HR proces stroomlijnen en automatiseren? HoorayHR helpt je hier graag bij! Met een complete HR oplossing helpt HoorayHR bedrijven om het HR proces efficiënt in te richten. Alle informatie op één plek! Stroomlijn het onboarding proces van nieuwe medewerkers, manage alle HR taken, groei als team en koppel HoorayHR aan onder andere jouw boekhouding en salarisadministratie! Op de Ontdek-pagina van HoorayHR vertellen we wat HoorayHR voor jouw organisatie kan betekenen. In de videodemo verteld CEO Theo Schroen over de mogelijkheden in HoorayHR, waardoor jij direct kunt starten met het digitaliseren van de HR administratie!

Het digitaliseren van de HR administratie is niet alleen een slimme bedrijfsbeslissing, maar ook een strategische stap in het opbouwen van een moderne, efficiënte en concurrerende organisatie.

Veelgestelde Vragen (FAQs)

Wat zijn de strategische vraagstukken die e-HRM kan helpen oplossen?

e-HRM kan organisaties helpen bij het aanpakken van strategische vraagstukken zoals het verbeteren van de efficiëntie van HR-processen, het ondersteunen van groei en schaalbaarheid, en het verhogen van de betrokkenheid van medewerkers. Door de implementatie van geautomatiseerde workflows voor routinetaken, biedt e-HRM waardevolle data en inzichten die leidinggevenden kunnen gebruiken om beter geïnformeerde beslissingen te nemen en de HR-strategie te aligneren met de bedrijfsdoelstellingen.

Hoe houdt e-HRM rekening met actuele wet- en regelgeving?

e-HRM systemen zijn ontworpen met het oog op compliance met actuele wet- en regelgeving. Dit betekent dat ze regelmatig worden bijgewerkt om wijzigingen in wettelijke regels, zoals de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), te reflecteren. Hierdoor kunnen organisaties erop vertrouwen dat hun HR-processen voldoen aan de relevante wetgeving, waardoor het risico op boetes of juridische problemen wordt verkleind.

Op welke manier levert de implementatie van kleine veranderingen via e-HRM significante voordelen op?

De implementatie van kleine veranderingen in HR-processen via e-HRM, zoals het automatiseren van terugkerende taken of het verbeteren van de medewerker zelfbedieningsmogelijkheden, kan significante voordelen opleveren. Deze verbeteringen leiden tot efficiënter tijdgebruik, verhoogde medewerkerstevredenheid en betere data-integriteit. Daarnaast maken automatische workflows het mogelijk om snel op veranderingen te reageren en continu verbeteringen door te voeren, waardoor organisaties meer agile en concurrentieel kunnen opereren.

Hoe levert e-HRM een bijdrage aan duurzaam HR-beleid?

e-HRM faciliteert een duurzaam HR-beleid door het verminderen van papiergebruik en het optimaliseren van processen, wat leidt tot een vermindering van de ecologische voetafdruk van een organisatie. Daarnaast bevordert de implementatie van e-HRM de efficiëntie en transparantie binnen HR-processen, waardoor betere besluitvorming mogelijk is op basis van accurate en real-time gegevens. Dit zorgt op zijn beurt voor een meer betrokken en tevreden werknemersbestand, wat essentieel is voor het behoud van talent en het ondersteunen van een positieve bedrijfscultuur. Door deze factoren draagt e-HRM dus aanzienlijk bij aan de doelstellingen van duurzaamheid en verantwoordelijkheid binnen de moderne werkplek.

Disclaimer

Belangrijk! De artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies wat voor uw specifieke situatie zal gelden.