Was ist HRIS?

HR-Manager sind immer beschäftigt mit ihren Aufgaben. Das Verfolgen von Anfragen von Mitarbeitern, das Aufbewahren aller Dokumente, das Planen von Leistungsgesprächen und so gibt es noch viele weitere Aufgaben, für die die HR-Abteilung einer Organisation verantwortlich ist. Ein HRIS, auch bekannt als ein Human Resources Informationssystem, ermöglicht es, viele dieser Aufgaben zu straffen. Es wird ein großer Teil der Arbeitsbelastung entfernt, da Mitarbeiter selbst Daten einsehen und Anfragen über das System stellen können. Alle Kommunikation und Datenspeicherung wird über ein System geregelt, wodurch die HR-Aufgaben effizienter gestaltet werden.

Vorteile eines HRIS

Ein HRIS bietet viele Vorteile für den Unternehmer und ihre Organisationen im Bereich HR. Wir haben die größten Vorteile für dich aufgelistet:

Eine zentrale Speicherung von Daten

Mit der Implementierung eines HRIS gibt es eine zentrale Speicherung der Daten. Ein HRIS macht es damit leicht, Zugang zu wichtigen Informationen wie den Personalakten, Verträgen, Gehaltsdaten und anderen Mitarbeiterinformationen zu erhalten. Mit dem Einstellen von Administratorrechten kannst du selbst festlegen, wer Zugang zu den Daten der Mitarbeiter hat.

Onboarding neuer Mitarbeiter

Ein HRIS ermöglicht es, das Onboarding neuer Mitarbeiter vollständig zu straffen. So ist es anhand von HR-Workflows möglich, verschiedene Aufgaben für den neuen Mitarbeiter vorzubereiten, die der Mitarbeiter während des Onboardings ausführen muss.

Effizienz und Zeitersparnis

Die Implementierung eines HRIS spart Zeit und sorgt dafür, dass in der Organisation effizienter gearbeitet wird. Für Mitarbeiter ist es klar, wo du Dokumente einsehen oder Anfragen stellen kannst, während der Manager Einblick in alle Daten hat und einfach im System navigieren kann.

Self-Service für Mitarbeiter und Manager

Ein HRIS bietet sowohl für Mitarbeiter als auch für Manager die Möglichkeit zum Self-Service. Über eine mobile App haben Mitarbeiter die Möglichkeit, persönliche Dokumente einzusehen und unter anderem Urlaubsanträge zu stellen. Manager haben die gleiche Möglichkeit und können sehr einfach die Anträge der Mitarbeiter genehmigen oder ablehnen. Einfach geregelt und alles in einem System!

Analyse und Berichterstattung

HRIS bietet fortgeschrittene Analysemöglichkeiten, wodurch es für Organisationen möglich ist, Einblick in das Personalbestand zu bekommen. Anhand der Berichterstattung und der umfangreichen Analysemöglichkeiten ist es möglich, Trends zu sehen, Leistungsdaten zu analysieren und sogar mögliche Bedürfnisse des Personals vorherzusagen.

Einblicke aus der Berichterstattung und weiteren Analysen machen es für HR-Manager und Unternehmer möglich, bessere strategische Entscheidungen in der Organisation zu treffen.

Ein gestraffter Prozess

Organisationen, die ein HRIS verwenden, betreiben einen gestrafften Prozess. Alle Anfragen werden im HRIS gesammelt, woraufhin es eine zentrale Speicherung aller Daten gibt. Mitarbeiter können anhand des Self-Service ihre Dokumente und Anfragen einsehen, während Manager leicht Einblick in die Daten der Mitarbeiter haben. Auch das Genehmigen von Anfragen ist ein Kinderspiel mit Hilfe einer mobilen App und deren Self-Service!

Der Unterschied zwischen HRIS, HRM und HRMS

Es gibt verschiedene HR-Begriffe, die ein HR-System bezeichnen können. Die drei HR-Begriffe, in denen wir unterscheiden, sind:

HRIS: Human Resources Information System

HRMS: Human Resources Management Software

HCM: Human Capital Management

HRIS umfasst die am meisten standardisierte Form eines HR-Systems. Jedoch sind HR-Systeme in den letzten Jahren so entwickelt worden mit Möglichkeiten, wodurch auch HRMS und HCM relevante HR-Begriffe sind.

HRMS ähnelt im Prinzip sehr HRIS. Da es bei vielen HR-Softwarelösungen möglich ist, Recruitment und die Gehaltsabrechnung unterzubringen, gibt es viele Berührungspunkte zwischen einem HRMS und HRIS und sind du heute schwerer voneinander zu unterscheiden.

HCM umfasst alle Funktionalitäten innerhalb eines HRIS, plus einige zusätzliche komplexe Angelegenheiten, die häufig bei größeren Unternehmen vorkommen. Organisationen, die ein HCM verwenden, verfügen meist über größere Teams, operieren international und haben komplexere finanzielle Strukturen, die unterstützt werden müssen. Ein HCM gibt hier also eine sehr gute Ausfüllung! Einige Ergänzungen eines HCM bestehen aus:

• Gehaltsplanung
• Budgetierungen
• Talentmanagement
• Leistungsnachverfolgung
• Globale Planung

Was ist der Unterschied zwischen einem HRIS, HRMS und HCM?

HRIS steht für Human Resources Informationssystem und konzentriert sich auf die administrative Seite von HR-Aufgaben, wie das Verwalten von Mitarbeiterdaten und -prozessen. HRMS (Human Resources Management System) bietet neben den Funktionen von HRIS auch Möglichkeiten für Talentmanagement und Zeit- und Anwesenheitsregistrierung. HCM (Human Capital Management) geht noch einen Schritt weiter, indem es strategische HR-Aufgaben, wie Talent- und Leistungsmanagement, integriert, oft unter Verwendung von fortgeschrittenen Analytics und maschinellem Lernen.

Wie kann ein HRIS-System den Arbeitsplatz verändern?

Ein modernes HRIS-System macht den Arbeitsplatz interaktiver und datengesteuert. Durch die Verringerung administrativer Lasten und die Automatisierung von Prozessen, wie mit Employee Self Service (ESS), haben HR-Professionals mehr Zeit für strategische Aufgaben und persönliche Interaktion. Dies führt zu einer verbesserten Mitarbeitererfahrung und trägt zur Entwicklung einer engagierteren und motivierteren Arbeitsumgebung bei.

Was sind die wichtigsten Vorteile eines HRIS für ein KMU?

Für das KMU kann ein HRIS erhebliche Vorteile bieten, einschließlich Zeitersparnis durch Automatisierung von HR-Prozessen, verbesserte Genauigkeit der Mitarbeiterinformationen, vereinfachte Einhaltung von Beschäftigungsgesetzen und eine bessere Anpassung an wechselnde Bedürfnisse. Die Möglichkeit, strategische HR-Aufgaben effizient durchzuführen, wie Talentmanagement, trägt ebenfalls zum Wachstum und zur Entwicklung des Unternehmens bei.

Wie helfen HRIS-Systeme beim Verwalten der Mitarbeiterinformationen und -erfahrung? HRIS-Systeme zentralisieren und organisieren Mitarbeiterdaten auf sichere Weise, wodurch es leichter wird für HR-Professionals, diese Informationen zu verwalten und zu analysieren. Mit Funktionen wie ESS können Mitarbeiter ihre persönlichen Informationen leicht aktualisieren und wichtige Dokumente einsehen, was zu einer positiven Mitarbeitererfahrung beiträgt. Eine umfassende Analytics-Funktion bietet Einsichten, die bei der Verbesserung der Beteiligung und Zufriedenheit der Mitarbeiter helfen können.

HRMS vs. HRIS: Welches sollte ich für meine Organisation wählen?

Die Wahl zwischen HRMS und HRIS hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen deiner Organisation ab. Wenn dein primärer Fokus auf dem Straffen und effizienter Gestalten der grundlegenden HR-Verwaltung liegt, könnte ein HRIS ausreichend sein. Wenn jedoch deine Organisation auch Bedarf an fortgeschrittenen Funktionen wie Talentmanagement, Zeit und Anwesenheit sowie strategischer HR-Analyse hat, könnte ein HRMS eine bessere Wahl sein. Beide Systeme bieten erhebliche Vorteile, und die Wahl sollte auf einer gründlichen Bewertung deiner HR-Prozesse und Zukunftspläne basieren.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

1. Was sind die Hauptvorteile von All-in-One-Lösungen in HR-Software im Vergleich zu separaten Systemen?

All-in-One-Lösungen in HR-Software bieten eine einheitliche Plattform für eine Vielzahl von HR-Funktionen. Dies ermöglicht eine effizientere Verwaltung und Analyse von Personalinformationen und -daten, da alles an einem Ort gespeichert ist. Zudem können HR-Teams durch die Nutzung einer integrierten Lösung Zeit sparen und Fehler reduzieren, da Doppelerfassungen vermieden werden. Außerdem bietet eine solche Lösung bessere Analyse- und Berichtsfunktionen, die eine fundierte Entscheidungsfindung unterstützen.

2. Wie kann ein HRIS (Human Resource Information System) die Arbeit der Personalabteilung vereinfachen?

Ein HRIS vereinfacht die Arbeit der Personalabteilung, indem es die Verwaltung von Personalinformationen automatisiert und zentralisiert. Dies umfasst die Digitalisierung und Speicherung von Personalakten, die Automatisierung von HR-Prozessen wie Onboarding, Leistungsbeurteilungen und Gehaltsabrechnungen sowie die Bereitstellung von Self-Service-Portalen für Mitarbeiter. Dadurch erhöht sich die Effizienz, und HR-Teams können sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren.

3. Welche Rolle spielt die Cloud-Technologie in modernen HR-Systemen?

Cloud-Technologie spielt eine entscheidende Rolle in modernen HR-Systemen, da Flexibilität, Skalierbarkeit und Zugänglichkeit bietet. HR-Teams und Mitarbeiter können von überall und jederzeit auf wichtige Informationen und Tools zugreifen. Cloud-Lösungen erleichtern zudem die Implementierung von Updates und neuen Funktionen, ohne dass eine umfangreiche IT-Infrastruktur erforderlich ist. Dies führt zu Kosteneinsparungen und einer gesteigerten Effizienz der HR-Prozesse.

4. Wie unterstützen HRIS-Softwarelösungen die Compliance im Bereich Personaldaten?

HRIS-Softwarelösungen unterstützen die Compliance, indem du sicherstellst, dass Personalinformationen sicher gespeichert und verarbeitet werden, in Übereinstimmung mit Datenschutzregelungen wie der DSGVO. Diese Systeme bieten Funktionen für die Zugriffssteuerung, Datenverschlüsselung und Audit-Trails, die eine nachvollziehbare und sichere Handhabung von Personalinformationen ermöglichen. Durch die Automatisierung von Compliance-bezogenen Prozessen, wie der Aufbewahrung von Dokumenten und der Berichterstattung, hilfst du Unternehmen zudem, gesetzliche Anforderungen effektiv zu erfüllen.

5. Kann ein Personalinformationssystem die Prozesse der Personalverwaltung effektiver gestalten?

Ja, ein Personalinformationssystem (oft auch HRIS oder Human Resource Information System genannt) kann die Prozesse der Personalverwaltung erheblich effektiver gestalten. Durch die Automatisierung und Zentralisierung der Verwaltung von Mitarbeiterdaten ermöglicht es HR-Teams, auf alle relevanten Informationen in einem einzigen System zuzugreifen. Dies reduziert manuellen Aufwand, minimiert Fehler und verbessert die Effizienz bei der Personalverwaltung. Die HR-Software unterstützt bei der Planung von Entwicklungsmaßnahmen, der Verfolgung der Mitarbeiterleistung und der Optimierung von Rekrutierungsprozessen, was insgesamt zur Steigerung der Organisationsleistung beiträgt.

6. Wie fördern HRIS-Softwarelösungen die Entwicklung und das Personalmanagement innerhalb einer Organisation?

HRIS-Softwarelösungen fördern die Entwicklung und das Personalmanagement, indem du datengesteuerte Einblicke und Tools nutzt, um die Mitarbeiterentwicklung zu planen und zu überwachen. Funktionen, wie die Erfassung von Leistungsbeurteilungen, die Identifizierung von Schulungsbedarf und Nachfolgeplanung, ermöglichen eine strategische Talententwicklung. Zudem erleichtern diese Systeme die interne Kommunikation und den Zugang zu Schulungsressourcen, wodurch ein kontinuierlicher Lern- und Entwicklungsprozess für Mitarbeiter gefördert wird. Durch die Verbesserung des Personalmanagements tragen HRIS-Softwarelösungen zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und Bindung bei.

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