Was ist Employee Self-Service (ESS)?

Employee Self-Service (ESS) ist ein häufig verwendeter Begriff in der Welt der HR-Software. ESS bedeutet, dass die Mitarbeiter Zugang zu ihren eigenen HR-Informationen haben und sich selbst um die Dinge sorgen können.

Ein ESS wird in der Regel in Form eines Portals, einer Mobiltelefonanwendung oder einer Webumgebung angeboten. Es kann auch eine Kombination aus allen drei Formen sein. Die Mitarbeiter können Dinge selbst regeln, z. B. eine Krankmeldung, eine Adressänderung, einen Urlaubsantrag und Spesenabrechnungen einreichen. HoorayHR hat eine App für den Employee Self-Service (ESS). Für den Arbeitnehmer ist es praktisch, alles selbst zu erledigen, und für den Arbeitgeber ist es wertvoll, die HR-Prozesse zu automatisieren.

Zusätzlich zu den oben genannten Punkten können die Mitarbeiter auch auf ihre eigenen Gehaltsabrechnungen und Dokumente zugreifen. Zu den Dokumenten gehören ein Personalhandbuch, ein Arbeitsvertrag oder eine Urlaubsregelung.

ESS und HR-Manager

Mit einem ESS können Mitarbeiter schnell und einfach Anträge stellen, zum Beispiel auf Urlaub oder einen Tag Heimarbeit. Der Personalleiter kann dann den Antrag prüfen. Die abschließende Prüfung erfolgt durch den Personalleiter. Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter zu jeder Zeit, dass ein Antrag erst dann abgeschlossen ist, wenn er angenommen worden ist. Dies wird in der Regel durch eine Benachrichtigung in Form einer E-Mail oder einer Push-Benachrichtigung begleitet.

Warum ein ESS (Employee Self-Service) verwenden?

Da der Mitarbeiter sich wiederholende Aufgaben selbständig erledigt, wird der Verwaltungsaufwand des Personalleiters verringert. Der Personalleiter spart Zeit, die er für die Entwicklung der Mitarbeiter und der Unternehmenskultur verwenden kann.

In den meisten Fällen bietet ein ESS auch einen Überblick. So verschwindet beispielsweise ein Urlaubsantrag nicht in Ihrem E-Mail-Posteingang, sondern wird bequem in Ihrer HR-Softwareanwendung gespeichert. Ein ESS vereinfacht also die Kommunikation zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

ESS ermöglicht selbstverwaltete Teams

Sie können auch sehen, dass ein ESS Teams zur Selbstverwaltung befähigt. Wenn ein Mitarbeiter in einem Employee-Self-Service-Portal zum Beispiel sehen kann, wer in einem bestimmten Zeitraum Urlaub hat, kann er sich dafür entscheiden, keinen Urlaubsantrag zu stellen. Dies ist nützlich, wenn es mit Ihren Urlaubsregelungen in Einklang steht.

Schön ist auch, dass die Mitarbeiter selbst auf Informationen zugreifen können, z. B. auf ihren Urlaubssaldo und ihre Gehaltsabrechnung. In der Regel ist auch die Jahresabrechnung zugänglich, da diese für die jährliche Steuererklärung benötigt wird. Das erspart dem Personalverantwortlichen viele Fragen, weil die Mitarbeiter selbst den Überblick haben.

Die Selbstregistrierung von Spesenabrechnungen mit Foto und Beleg sorgt dafür, dass keine Belege mehr herumliegen.

Wie Sie lesen können, bietet der Employee Self Service viele Vorteile sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Personalverantwortlichen.

Welchen ESS soll ich wählen?

Es gibt viele verschiedene Arten und Größen von Employee Self-Service Tools. Die meisten HR-Softwarepakete enthalten anno 2023 ESS. Es ist gut zu wissen, dass es Lösungen für Unternehmen gibt, aber auch Lösungen wie HoorayHR, die sich speziell auf KMU zwischen 5 und 100 Mitarbeitern konzentrieren.

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