Verpflegungsmehraufwand 2025: Alles, was du wissen musst
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Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerlich festgelegte Pauschale, die Arbeitnehmer für dienstlich bedingte Reisen und Auslandsreisen erhalten können. Sie dient dazu, die zusätzlichen Kosten für Verpflegung unterwegs zu decken, also beispielsweise Mittag oder Abendessen.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
- Wie weist man den Verpflegungsaufwand nach?
- Aktuelle Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand 2025
- Verpflegungsmehraufwand für Geschäftsreisen im Inland
- Zusätzliche Kosten bei Geschäftsreisen
- Wichtige gesetzliche Regelungen für den Verpflegungsmehraufwand 2025
- Beispiel: Verpflegungsmehraufwand in der Praxis
- Wer hat Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand?
- Fazit: Warum ist der Verpflegungsmehraufwand wichtig für HR?
- FAQ – Häufig gestellte Fragen
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
2025 gelten folgende Grundregeln für den Verpflegungsmehraufwand:
- Anspruch besteht bei einer beruflich bedingten Abwesenheit von mindestens 8 Stunden.
- Es sind keine Belege notwendig, da die Pauschalen fix sind.
- Der Betrag kann entweder vom Arbeitgeber erstattet oder in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Aber Achtung: Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, diese Pauschalen zu zahlen. Falls sie jedoch erstattet werden, bleibt der Betrag steuerfrei. Die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands wird durch eine digitale Spesenabrechnung vereinfacht.
Wie weist man den Verpflegungsaufwand nach?
Da die Pauschalen vom Finanzamt anerkannt sind, ist es nicht notwendig, Rechnungen für Mahlzeiten einzureichen. Stattdessen genügt eine detaillierte Dokumentation der Reise:
✔ Datum und Uhrzeit von Abreise und Rückkehr
✔ Reisezweck und Ziel
✔ Eventuell vorhandene Dienstreisebelege (z. B. Hotelrechnung)
Aktuelle Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand 2025
Verpflegungspauschalen in Deutschland
Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands gelten im Jahr 2025 folgende Beträge:
- 14 Euro für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
- 28 Euro für eine volle 24-stündige Abwesenheit
- 14 Euro für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen
Diese Sätze bleiben bundesweit einheitlich und sind unabhängig von den tatsächlichen Kosten.
Verpflegungsmehraufwand bei internationalen Geschäftsreisen
Bei Reisen ins Ausland gibt es länderspezifische Pauschalen, die jährlich vom Bundesfinanzministerium aktualisiert werden. Diese orientieren sich an den Lebenshaltungskosten des jeweiligen Landes.
Einige Beispiele für 2025 könnten sein:
- Frankreich (Paris): 50 Euro
- USA (New York): 64 Euro
- China (Peking): 42 Euro
Da sich die Auslandspauschalen regelmäßig ändern, lohnt sich ein Blick auf die aktuelle Liste des Bundesfinanzministeriums.
Verpflegungsmehraufwand für Geschäftsreisen im Inland
Pauschalen für eintägige Reisen
Für Dienstreisen ohne Übernachtung können Arbeitnehmer 14 Euro Verpflegungspauschale ansetzen, sofern die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt.
Pauschalen für mehrtägige Reisen
- An- und Abreisetag: je 14 Euro
- Volle Reisetage: 28 Euro pro Tag
Das bedeutet, dass du bei einer dreitägigen Geschäftsreise 56 Euro steuerfrei als Spesen ansetzen kannst.
Zusätzliche Kosten bei Geschäftsreisen
Fahrtkostenpauschalen für nachhaltige Mobilität
Neben dem Verpflegungsmehraufwand können auch Fahrtkosten steuerlich geltend gemacht werden:
- Kilometerpauschale für PKW-Nutzung: 0,30 Euro pro Kilometer
- Kosten für öffentliche Verkehrsmittel: können gegen Nachweis voll erstattet werden
Gerade in Zeiten steigender Mobilitätskosten sollten Unternehmen überlegen, ob sich alternative Mobilitätslösungen wie BahnCards oder Firmenräder für ihre Mitarbeiter lohnen.
Übernachtungskosten steuerlich geltend machen
In Deutschland wird bei beruflichen Übernachtungen der tatsächlich gezahlte Betrag angesetzt – vorausgesetzt, eine Quittung liegt vor. Manche Unternehmen erstatten auch eine Übernachtungspauschale, die je nach Land variiert.
Wichtige gesetzliche Regelungen für den Verpflegungsmehraufwand 2025
Die 3-Monatsfrist für Reisekostenpauschalen
Falls sich ein Arbeitnehmer länger als drei Monate am gleichen auswärtigen Tätigkeitsort befindet, entfällt der Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand. Danach wird dieser Ort als „erste Tätigkeitsstätte“ angesehen.
Sind Spesen steuerfrei?
Ja, Spesen sind steuerfrei, wenn sie innerhalb der gesetzlich festgelegten Pauschalen liegen. Arbeitgeber können diese Beträge also brutto für netto an ihre Mitarbeiter auszahlen.
Wichtig: Falls Arbeitgeber höhere Spesen zahlen, muss der Differenzbetrag als geldwerter Vorteil versteuert werden.
Beispiel: Verpflegungsmehraufwand in der Praxis
Idris ist Vertriebsmitarbeiter und besucht regelmäßig Kunden in Deutschland. Sein Arbeitgeber erstattet die Verpflegungspauschalen direkt mit dem Gehalt.
- Am Montag reist Idris von Köln nach München und bleibt dort bis Mittwoch.
- Seine Abwesenheit sieht wie folgt aus:
- Montag (Anreisetag): 14 Euro
- Dienstag (voller Reisetag): 28 Euro
- Mittwoch (Abreisetag): 14 Euro
- Insgesamt kann Idris also 56 Euro steuerfrei erstattet bekommen.
Wer hat Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand?
- Angestellte auf Dienstreise
- Selbstständige und Freiberufler, die Reisekosten steuerlich absetzen
- Berufskraftfahrer, die viel unterwegs sind
Besonderheit für Berufskraftfahrer
Seit 2024 erhalten Berufskraftfahrer zusätzlich 9 Euro pro Nacht, wenn sie in ihrem LKW übernachten.
Fazit: Warum ist der Verpflegungsmehraufwand wichtig für HR?
Für die HR-Abteilung ist der Verpflegungsmehraufwand 2025 ein wichtiger Bestandteil der Reisekostenabrechnung. Unternehmen sollten frühzeitig klären:
✔ Ob und in welcher Höhe Spesen erstattet werden
✔ Wie eine digitale Reisekostenabrechnung das HR-Management erleichtert
✔ Welche steuerlichen Vorteile sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben
Eine transparente Regelung sorgt für Zufriedenheit im Team und macht Dienstreisen planbarer – sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Buchhaltung.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
1. Wer kann den Verpflegungsmehraufwand geltend machen?
Alle Arbeitnehmer, die beruflich bedingt mindestens 8 Stunden unterwegs sind, können den Verpflegungsmehraufwand entweder vom Arbeitgeber erstattet bekommen oder in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten angeben.
2. Muss ich Belege für meine Verpflegungskosten aufbewahren?
Nein, die Pauschalen sind festgelegt, sodass keine Einzelbelege erforderlich sind. Wichtig ist jedoch eine detaillierte Dokumentation der Reisezeiten.
3. Sind Spesen steuerfrei?
Ja, solange die Erstattung innerhalb der gesetzlich festgelegten Pauschalen bleibt. Höhere Spesen müssen als geldwerter Vorteil versteuert werden.
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