Was steht in einer Personalakte?

Beispiel einer Personalakte

Eine Personalakte, die Grundlage Ihrer Personalverwaltung. In diesem Wissensartikel helfen wir Ihnen, sich ein Bild davon zu machen, was in einer Beispielpersonalakte steht. Doch zunächst gehen wir darauf ein, was eine Personalakte ist, ob du gesetzlich verpflichtet bist, eine Personalakte zu führen, welche gesetzlichen Verpflichtungen es gibt und welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen es gibt.

Was ist eine Personalakte?

Eine Personalakte ist ein wichtiger Bestandteil der Personalverwaltung und der Personalabteilung eines Unternehmens. Jede einzelne Personalakte enthält Informationen über den jeweiligen Mitarbeiter. Diese können von persönlichen Daten wie Name, Adresse und Kontaktdaten bis hin zu berufsbezogenen Zakan und Arbeitsbedingungen reichen. Zu letzteren gehören Gehaltsentwicklung, Verträge, Arbeitsplätze, Arbeitsort, Leistungsgespräche und getroffene Vereinbarungen. Eine Personalakte enthält alle Unterlagen, die sich auf die berufliche Laufbahn eines Mitarbeiters innerhalb eines Unternehmens beziehen.

Vorteile einer Personalakte

Eine gut geführte Personalakte stellt sicher, dass die Personalprozesse effizient ablaufen, aber auch, dass Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Eine Personalakte gibt zum Beispiel einen schnellen Einblick in Geburtstage, Jahrestage, Vertragsdaten und den persönlichen Entwicklungsstand. Alles, um einen Einblick in die Leistung des Mitarbeiters zu erhalten und den Prozess zu fördern.

Beispiel Personalakte: Diese Dinge dürfen nicht fehlen

Eine gute Personalakte enthält alle relevanten Daten und Dokumente rund um das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Der Inhalt der Personalakte kann variieren. In einer gut aufgebauten Personalakte wirst du mindestens die folgenden Punkte aufbewahren, die du immer in einer Personalakte finden wirst:

• Personenbezogene Daten: Es werden mehrere personenbezogene Daten erfasst, z. B. Personalien, aber auch Adressdaten.
• Familienstand: verheiratet, ledig, Partner. Dies ist für die Gehaltsabrechnung relevant.
• Finanzdaten erfassen: Bankkontonummer, BSN-Nummer, notwendig für die Lohnbuchhaltung.
• Gehalt: Wie viel verdient der Arbeitnehmer?
• Daten des Arbeitsvertrags: Datum des Beginns, des Endes und des Probezeitvertrags. Es kann sich um mehrere Verträge handeln.
• Beschäftigungsbedingungen: Unter welchen Bedingungen kann der Arbeitnehmer zur Arbeit kommen?
• Position: Berufsbezeichnung, welche Rolle er/du ausüben wird.
• Datum des Arbeitsbeginns: An welchem Tag nimmt der Arbeitnehmer seine Arbeit auf?
• Datum des Ausscheidens: Sollte der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis beenden, wann ist der letzte Tag.
• Notizen: Mach dir Notizen über den Arbeitnehmer, z. B. über Pünktlichkeit oder Allergien.
• Dokumente: z. B. Kopie des Personalausweises, Lohnsteuerformular, unterzeichneter Vertrag.
• Gesprächsberichte: z. B. über Beurteilungen und Leistungsbeurteilungen über die Karriere eines Mitarbeiters in einem Unternehmen.

Nicht obligatorisch, aber im Folgenden findest du einige zusätzliche Tipps, die du aufbewahren solltest. Praktisch, damit du die Wahrheit immer zur Hand hast:

Kontaktdaten für Notfälle: Sollte dem Mitarbeiter etwas Unerwartetes zustoßen, weißt du und deine Kollegen, an wen ihr euch zu Hause wenden könnt.

Ausgeliehenes Firmenvermögen: Welche Vermögenswerte hat der Arbeitnehmer ausgeliehen?

Ansprüche: Gibt es bestimmte Zulagen, die gewährt wurden? Oder Ausbildungsrechnungen?

Krankheit und Urlaub: Wie sieht es mit der Anwesenheit und dem Urlaubsbudget aus?

Du siehst bereits, dass eine Personalakte aus vielen Teilen besteht. Dass der Arbeitgeber für die Akte verantwortlich ist, ist klar. Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, geeignete Maßnahmen zur sicheren Aufbewahrung der Daten zu treffen. Entscheide dich daher für eine digitale Personalakte eines Anbieters von HR-Systemen, der angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergreift (bei HoorayHR sind wir beispielsweise u. a. nach ISO 27001 zertifiziert).

Ist eine Personalakte gesetzlich vorgeschrieben?

Das Führen einer Personalakte ist gesetzlich vorgeschrieben. Das Führen einer guten Personalakte ist nicht nur für deinen eigenen Überblick und Einblick wertvoll, sondern es gibt auch gesetzliche Vorschriften, die du einhalten musst. Denk z. B. an die Aufbewahrung von Arbeitsverträgen und Lohnabrechnungen für steuerliche Zwecke. Es ist auch wichtig, den Arbeitnehmer über alle getroffenen Vereinbarungen zu informieren.

Das Führen einer Personalakte hilft Ihnen als Unternehmen, organisiert zu bleiben und ein transparentes Arbeitsumfeld zu schaffen. Indem alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort aufbewahrt werden, können Unternehmer und Personalleiter schnell auf wichtige Daten zugreifen. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und es werden weniger Fehler gemacht.

Das gehört nicht in die Personalakte, das ist gesetzlich vorgeschrieben

Nicht alle Daten dürfen in die Personalakte aufgenommen werden. Bestimmte Daten dürfen rechtlich nicht erfasst werden.

Einige der Dinge, die du rechtlich nicht in die Personalakte aufnehmen darfst:religiöse Überzeugungen

• politische Präferenzen
• Grund für Krankheit
• medizinische Daten

Es ist von entscheidender Bedeutung, die Privatsphäre der Mitarbeiter zu respektieren und das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten ordnungsgemäß zu befolgen. Du solltest daher nur Informationen speichern, die für die Verwaltung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Die Speicherung unnötiger oder sensibler Informationen könnte zu rechtlichen Problemen für dein Unternehmen führen. Es ist daher wichtig, dass du die AVG-Gesetzgebung (Allgemeine Datenschutzverordnung) genau kennst.

Von der physischen zur digitalen Akte: Personalakte digital oder auf Papier?

Eigentlich ist dieser Teil ein Kinderspiel. Glücklicherweise haben viele Unternehmen ihre Personalakten bereits digitalisiert. Wenn du noch mit Papierpersonalakten arbeitest, solltest du damit aufhören. Ruf sofort deine Personalabteilung an und stell deine Personalakten auf digitale Form um. Digitale Akten sind einfacher zu verwalten, zu aktualisieren und zwischen verschiedenen Abteilungen auszutauschen. Außerdem sparst du eine Menge Speicherplatz und verringerst das Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden.

Wie lange sollten Personalakten aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten hängen von den Gesetzen und Vorschriften in den verschiedenen Ländern ab. Im Allgemeinen wird jedoch empfohlen, Personalakten mindestens sieben Jahre lang nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren.

Während dieses Zeitraums kannst du deine Personalakte auch jederzeit anfordern. Es sind auch deine Unterlagen.

Häufige Fragen (FAQs)

Wie kann ich eine Personalakte anlegen?

Um eine Personalakte anzulegen, solltest du alle relevanten Mitarbeiterdaten systematisch sammeln. Dies umfasst persönliche Daten, Arbeitsverträge und andere wichtige Dokumente. Die Verwendung einer elektronischen Personalakte erleichtert die Verwaltung und den Zugriff auf diese Informationen erheblich.

Welche rechtlichen Anforderungen gelten für die Führung einer Personalakte?

Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, die Personalakte gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu führen. Dazu gehört, dass du sicherstellst, dass nur relevante Personalunterlagen, die für das Arbeitsverhältnis notwendig sind, erfasst und aufbewahrt werden. Vertrauliche Informationen, wie religiöse Überzeugungen oder der Gesundheitszustand, dürfen in der Personalakte nicht enthalten sein.

Was sind die Vorteile einer elektronischen Personalakte?

Die elektronische Personalakte bietet zahlreiche Vorteile, wie eine einfachere Verwaltung und Aktualisierung der Personaldaten.Du ermöglichst den schnellen Zugriff auf benötigte Informationen und minimierst das Risiko von Verlust oder Beschädigung der Dokumente. Zudem können elektronische Akten effizient zwischen Abteilungen ausgetauscht werden.den.

Welche Rechte haben Mitarbeiter in Bezug auf ihre Personalakte?

Mitarbeiter haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen und auf die darin enthaltenen Daten zuzugreifen. Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, die Transparenz zu gewährleisten und den Mitarbeitern Informationen über die Speicherung und Verarbeitung ihrer Personal- und Mitarbeiterdaten bereitzustellen.

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