Aufbewahrungsfrist für Personalakten: Wie lange kannst du Personalakten aufbewahren?

Aufbewahrungsfrist Personalakte

Als Arbeitgeber sammelst du im Laufe der Zeit eine Menge Informationen über deine Mitarbeiter, die du in der digitalen Personalakte speicherst. Die ursprüngliche Aufbewahrungsfrist ergibt sich aus dem Datenschutzgesetz (AVG). Auf der Grundlage des AVG (Allgemeine Datenschutzverordnung) wurden die notwendigen Regeln für die Aufbewahrungsfristen von Personalakten festgelegt. Was ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Personalakten? Darüber hinaus gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente, wie z.B. Aufbewahrungsfrist für Leistungsbeurteilungen, Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsdaten, Aufbewahrungsfrist für Gehaltsabrechnungen. In diesem Wissensartikel geben wir dir einen Überblick über alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten.

Was ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Personalakten?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten sind je nach Art der Dokumente/Daten unterschiedlich und hängen von der Gesetzgebung in Ihrer Region ab. In den Niederlanden werden die meisten Personalakten im Allgemeinen 7 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt. Dies ist die Grundregel für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Die Aufbewahrungsfrist für Personalakten hängt von der Art des Dokuments ab, z. B. von Bewerbungsformularen, Verträgen, Gehaltsabrechnungen, Beurteilungen und anderen damit verbundenen Dokumenten.

Für einige Dokumente, wie z. B. Buchhaltungs-/Steuerinformationen, gelten manchmal längere Aufbewahrungsfristen. Es ist ratsam, für diese speziellen Fälle einen Fachmann zu Rate zu ziehen, damit du die genaue Antwort auf die jeweils geltende Gesetzgebung erhältst.

Welche Mitarbeiterdaten muss ich in der digitalen Personalakte aufbewahren?

Um den gesetzlichen Verpflichtungen für das Personal nachzukommen, gibt es verschiedene Dokumente und Dateien, die ein Arbeitgeber über einen längeren Zeitraum aufbewahren muss. Dazu gehört auch ein Dokument für neue Mitarbeiter, denn ein neuer Mitarbeiter hat viele neue Dokumente. Diese Dokumente bilden die digitale Personalakte und sind sehr wichtig für ein effizientes Dokumentenmanagementsystem. Einige Beispiele für gesetzlich vorgeschriebene Informationen sind Gehaltsabrechnungen und Lohnsteuerabrechnungen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, die Personalakten während der gesamten Dauer des Arbeitsverhältnisses sorgfältig zu führen. Es ist jedoch auch wichtig, von Zeit zu Zeit zu prüfen, ob es Akten gibt, die im Einklang mit dem AVG-Gesetz und der Datenminimierung bereinigt werden können. Die Aufbewahrungsfrist für Personalakten kann variieren, manchmal beträgt sie nur ein Jahr, in anderen Fällen aber auch zwei, fünf oder sogar sieben Jahre.

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Mitarbeiterdaten nach einer Entlassung oder dem Ende des Arbeitsverhältnisses?

Nach dem Ausscheiden eines Arbeitnehmers, sei es durch die Suche nach einer neuen Herausforderung oder aufgrund von Ruhestand oder Krankheit, müssen die Daten des Arbeitnehmers gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrungsfrist gilt zum Beispiel für den Arbeitsvertrag, personenbezogene Daten des Arbeitnehmers, Zeugnisse und andere Arten von Arbeitsverträgen oder Unterlagen.

1. Jahr nach der Einstellung

Für einige Mitarbeiterdokumente gilt eine maximale Aufbewahrungsfrist von einem Jahr. Dies gilt insbesondere für die Bewerbungsdaten eines Mitarbeiters, einschließlich des Bewerbungsschreibens, des Lebenslaufs, des Schriftverkehrs mit dem Bewerber, der Arbeitszeugnisse, der Bescheinigungen, des Führungszeugnisses (VOG), der Beurteilungen und der psychologischen Tests. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Personaldokumente nach einem Jahr aus den Systemen, einschließlich der Personalakte oder des Personalhandbuchs, zu löschen.

2. Jahre nach der Einstellung

Für den Großteil der in der digitalen Personalakte oder im Personalhandbuch gespeicherten Arbeitnehmerdaten gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Dazu gehören der Arbeitsvertrag einschließlich Änderungen, Korrespondenz über Ernennungen, Beförderungen/Entlassungen, Protokolle und Vereinbarungen, Berichte über Problemsituationen (einschließlich finanzieller Probleme), Korrespondenz mit dem UWV und dem Betriebsarzt (z. B. im Falle von Krankheitsurlaub und/oder Wiedereingliederung) sowie Berichte im Zusammenhang mit dem Pförtnergesetz.

Im Falle eines Beschäftigungskonflikts oder eines laufenden Gerichtsverfahrens ist es ratsam, Daten wie die Personalunterlagen des Mitarbeiters länger aufzubewahren, bis der Konflikt beigelegt ist oder Klarheit über ein Gerichtsurteil besteht.

3.Jahre nach der Einstellung

Einige Personaldokumente sollten bis zu fünf Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses in der Personalakte aufbewahrt werden. Dazu gehören Kopien von Ausweispapieren und Lohnsteuerbescheinigungen.

Welche Dokumente bewahre ich nach sieben Jahren in meinem Dokumentenmanagement auf?

Nach Angaben des Finanzamtes fallen bestimmte Teile der Unternehmensdaten unter die so genannten „Grunddaten“. Diese Daten sind von steuerlicher Bedeutung. Unter anderem fallen Lohnunterlagen unter diese Grunddaten. Für diese Aufzeichnungen ist eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 7 Jahren vorgeschrieben.

• Eine 7-jährige Aufbewahrungsfrist ist auch für die folgenden Daten vorgeschrieben:
• Datum des Beginns der Beschäftigung
• Personalien ehemaliger Mitarbeiter (auch als Stammkarte bekannt)
• Gehaltsabrechnung
• Beschäftigungsbedingungen (einschließlich zusätzlicher Beschäftigungs- und Gehaltsvereinbarungen)
• Beschäftigungsbedingungen auf Gesellschaft/Partnerschaft
• Freistellungen für Pendler

Du bist gesetzlich verpflichtet, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowohl für digitale Personalakten als auch für Papierakten einzuhalten.

Welche Folgen hat die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen für Personalakten?

Die Behörde für personenbezogene Daten kann die Aufbewahrungsfristen für Personalakten überprüfen. Wenn du die Aufbewahrungsfristen für Personalakten nicht einhältst, kann das Folgen haben. Dies kann möglicherweise zu Geldstrafen für die Organisation führen. Der Grund dafür ist, die Rechte der Mitarbeiter zu schützen, aber auch, um Organisationen zu helfen, Personalakten verantwortungsvoll und transparent zu verwalten. Eine längere Aufbewahrung von Personalakten ist für den Arbeitgeber nicht zulässig. Die Personalakte kann vom Arbeitnehmer länger aufbewahrt werden, wenn er dies möchte. Immerhin handelt es sich um seine eigenen Daten.

Darüber hinaus solltenBewahre deine Personalakten angemessen und sicher auf, damit die Informationen nicht in die falschen Hände geraten. Verwende zum Beispiel HoorayHR. Das ist eine HR-Software mit hoher Sicherheit, u. a. ISO-zertifiziert, und die Benutzer sollten sich in einer sicheren Umgebung inklusive 2FA-Option anmelden.

Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten; von der Gehaltsabrechnung bis zur Leistungsbeurteilung

Für verschiedene Arten von Dokumenten gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Wir stellen vier weitere vor.

Aufbewahrungsfrist für Leistungsbeurteilungen: Wie lange darf ich Leistungsbeurteilungen aufbewahren?

Für Leistungsbeurteilungen gibt es keine spezielle Aufbewahrungsfrist. Es ist jedoch sinnvoll, Leistungsbeurteilungen beispielsweise zwei Jahre lang aufzubewahren. Auf diese Weise kannst du als Arbeitgeber die Leistung deiner Mitarbeiter und die langfristige Entwicklung ihrer Leistung verfolgen. Natürlich kannst du die Daten auch länger aufbewahren, z. B. für die gesamte Dienstzeit des Mitarbeiters.

Übrigens ist es eine gute Geste, eine Kopie der Leistungsbeurteilung an den Mitarbeiter weiterzugeben. So kann der Mitarbeiter auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses seine Entwicklung nachvollziehen und lernen, wie er sich weiterentwickeln kann.

Aufbewahrungsfrist für Lohnabrechnungen: Welche Regeln gelten für die Aufbewahrung von Lohnabrechnungen?

Gehaltsabrechnungen sind wichtige Dokumente, die die finanziellen Transaktionen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer widerspiegeln.Ein Arbeitgeber muss Lohnabrechnungen mindestens fünf Jahre lang nach Ablauf des Kalenderjahres, auf das du dich beziehst, aufbewahren. Das bedeutet, dass Lohnabrechnungen von 2023 bis mindestens Ende 2028 aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungsfrist für Bewerbungen: Was ist die Aufbewahrungsfrist für Bewerbungen?

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt es keine spezifische Aufbewahrungsfrist für Bewerbungen. Es wird jedoch allgemein empfohlen, Bewerbungen nicht länger als vier Wochen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufzubewahren.

Wenn du die Daten länger aufbewahren möchtest, kannst du den Bewerber um seine Erlaubnis bitten, dies zu tun. Die Aufbewahrungsfrist für Bewerbungen kann somit auf ein Jahr verlängert werden. Wenn du die Bewerbungen länger aufbewahren willst, musst du erneut schriftlich um Erlaubnis bitten.

Dies gilt auch für die Bescheinigung des Bewerbers, die genauso zu behandeln ist wie das Bewerbungsschreiben selbst.

Aufbewahrungsfrist des Arbeitsvertrags: Wie lange muss der Arbeitsvertrag laut avg aufbewahrt werden?

Nach niederländischem Recht müssen Arbeitsverträge mindestens sieben Jahre lang nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. Dies kann sowohl auf Papier als auch in digitaler Form geschehen. Wenn du HoorayHR zum Speichern von Arbeitsverträgen verwendest, hast du sofort eine digitale Kopie, die sicher in der Personalakte aufbewahrt wird.

Jetzt hast du einen Überblick über alle Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichten von HR-Dokumenten. Die oben genannten Daten können sich im Laufe der Zeit ändern. Wenn du sicher sein willst, dass deine Personalverwaltung und die Dokumente in der digitalen Personalakte korrekt angelegt sind, solltest du dich immer von einem Anwalt beraten lassen, um auf dem neuesten Stand zu sein.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie lange müssen wir Dokumente im Rahmen der sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahren?

Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, bestimmte Dokumente, die für das sozialversicherungsrechtliche Verhältnis relevant sind, für mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Dies umfasst beispielsweise Lohnunterlagen und Arbeitsverträge.

Was passiert, wenn wir die Aufbewahrungsfristen für Dokumente nicht einhalten?

Die Nichteinhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen kann erhebliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben. Dies kann nicht nur zu Geldstrafen führen, sondern auch rechtliche Probleme im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis Ihrer Mitarbeiter verursachen.

Wie lange sollten Leistungsbeurteilungen aufbewahrt werden?

Es wird empfohlen, Leistungsbeurteilungen für mindestens drei Jahre aufzubewahren, um Entwicklungen im Arbeitsverhältnis nachverfolgen zu können. Ein guter praxisorientierter Ansatz ist, die Beurteilungen in einem sicheren System zu speichern.

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