Ein Offboarding für strukturierte Mitarbeiterausgänge von Unternehmen

Heutzutage wechseln viele Menschen einmal im Jahr ihren Arbeitsplatz und machen so das ein oder andere Offboarding mit. Der Austritt eines Mitarbeiters kann für Unternehmen teuer sein und sogar das Image und den Ruf des Unternehmens beeinträchtigen. Ein sorgfältiges Offboarding-Verfahren ist erforderlich, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter das Unternehmen ordnungsgemäß verlassen und nahtlos in neue Positionen übergehen können. Da ein wertvoller Mitarbeiter nicht nur ein Kollege, sondern oft auch ein Freund ist, sollten die Personalabteilungen das Offboarding von Mitarbeitern effektiv durchführen. Neben der Weitergabe ihrer Fachkenntnisse benötigen sie auch Nachfolger, um ihre Positionen in der Organisation zu besetzen.

Was ist Offboarding, was ist ein Offboarding Prozess und warum ist es für Unternehmen wichtig?

Offboarding ist der Prozess, durch den ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Es gibt zahlreiche organisatorische Schwierigkeiten in der Personalverwaltung. Wie definiert man Offboarding?

Ein Offboarding- oder Exit-Managementplan ist ein umfassender Ausstiegsplan für Mitarbeiter. Im Wesentlichen ist Offboarding ein Prozess, der Mitarbeiter beim Ausscheiden unterstützt und ihnen beim Übergang zu neuen Möglichkeiten hilft. Das Offboarding wird manchmal vernachlässigt, obwohl es genauso wichtig ist, obwohl Unternehmen häufig viel Zeit und Ressourcen dafür investieren. Ein strukturiertes Offboarding wird immer wichtiger, da die Mehrheit der Arbeitnehmer heutzutage lange bei einem Unternehmen bleibt.

Warum ist gutes Offboarding oder Exit Management so wichtig?

Stellen Sie sich vor, Sie sind der Leiter eines Technologieunternehmens. Ihre Mitarbeiter haben eine starke lokale Präsenz und sind Experten auf ihrem Gebiet. Verschiedene Aufgaben müssen koordiniert werden, wenn einer Ihrer Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Wie erklären Sie den verbleibenden Mitarbeitern, dass Sie nicht in der Lage sind, die ausscheidenden Mitarbeiter angemessen zu betreuen? Welche Informationen sollten die anderen Mitarbeiter erhalten? Wie ersetzen Sie einen Mitarbeiter schnell und effektiv? Oftmals wird viel über das Onboarding und die Prozesse des Onboarding gesprochen, jedoch nicht so häufig über das Offboarding und die Offboarding Prozesse. Finden Sie unten aufgelistet 5 Vorteile eines Offboarding Prozesses:

Vorteile eines strukturierten Offboarding-Prozesses

Hier sind fünf Vorteile bzw. Tipps von einem guten Offboarding-Prozess:

1. Positive Unternehmenskultur fördern: Ein gut strukturierter Offboarding-Prozess zeigt den verbleibenden Mitarbeitenden des Unternehmen, dass das Unternehmen die Wertschätzung für seine Mitarbeiter auch nach ihrem Ausscheiden weiterhin pflegt. Dies trägt dazu bei, eine positive Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten.
2. Rechtliche Konflikte vermeiden: Durch eine klare und transparente Offboarding-Praxis können potenzielle rechtliche Probleme vermieden werden. Dies beinhaltet die ordnungsgemäße Übertragung von Verantwortlichkeiten, die Sicherung von Unternehmensinformationen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. So stellt man außerdem sicher, einen positiven letzten eindruck beim Mitarbeitenden zu hinterlassen.
3. Botschafter des Unternehmens gewinnen: Ehemalige Mitarbeiter, die ein positives Offboarding-Erlebnis hatten, sind eher bereit, als Botschafter für das Unternehmen zu fungieren. Sie können potenzielle neue Talente anziehen, Kundenempfehlungen aussprechen und das Unternehmensimage positiv beeinflussen. Dies kann auch als Employer branding definiert werden.
4. Effizienten Wissensaustausch ermöglichen: Ein strukturierter Offboarding-Prozess erleichtert die Übertragung von Fachwissen und Erfahrungen von ausscheidenden Mitarbeiterden auf ihre Nachfolger oder andere Teammitglieder. Dies hilft, den Wissensverlust zu minimieren und die Kontinuität in den Arbeitsabläufen sicherzustellen.
5. Langfristige Stabilität gewährleisten: Eine sorgfältige Nachfolgeplanung und ein gut durchdachtes Offboarding tragen dazu bei, einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die langfristige Stabilität des Unternehmens zu sichern. Dies hilft, Betriebsstörungen zu minimieren und das Vertrauen von Angestellten, Kunden und anderen Interessengruppen zu stärken und ist so für das Offboarding wichtig.

Digitale Prozesse erleichtern den Übergang zum Offboarding.

Digitale Prozesse können insbesondere beim Offboarding eine große Hilfe sein. Sie schaffen Klarheit über die Verpflichtungen des Unternehmens und helfen Zeit zu sparen. Es ist möglich, wichtige Mitarbeiterdaten in digitalen Dateien zu speichern, indem die Onboarding-Prozesse digitalisiert werden. Es ist auch möglich, Arbeitszeugnisse und Warnhinweise digital zu erhalten. Elektronische Kommunikationstechniken erleichtern den Kontakt, insbesondere zu Angestellten, die bedauert werden, wenn sie ausscheiden. Die Online-Sicherung von Talentprofilen kann Interesse wecken und die Rendite der Investitionen steigern.

Was bedeutet Offboarding?

Der Prozess, bei dem Mitarbeiter das Unternehmen freiwillig oder unfreiwillig verlassen, wird als Offboarding bezeichnet. Die Austrittsgründe haben jedoch keinen Einfluss auf den Offboarding-Prozess. Viele Unternehmen haben keinen guten Plan für den Austritt ihrer Mitarbeiter und unterschätzen oft den Wert des Offboarding. Es ist wichtig, die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:

Faktoren Arbeitgeber beim Offboarding auf verschiedenen Ebenen berücksichtigen

Mitarbeiter verlassen das Unternehmen häufig schlecht oder haben nicht immer gute Beziehungen zu ihren Kollegen. Gründe für den Austritt können persönliche Differenzen und langwierige Verhandlungen sein. Ein Mitarbeiter, der gekündigt wird, zeigt häufig ein anderes Verhalten als ein anderer Mitarbeiter.

Dokumentation der Aufgaben und Erkenntnisse der ausscheidenden Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, sollte seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten schriftlich festhalten oder sie an ein anderes Teammitglied übergeben, wenn dies erforderlich ist. Der Manager sollte in der Lage sein, die täglichen Arbeitsabläufe zu verstehen und wichtige Aufgaben zu identifizieren. Eine klare Kommunikation über laufende Projekte und Updates ist wichtig, um Betriebsstörungen zu vermeiden.

Wie sollten Sie mit unterschiedlichen Kündigungsszenarien umgehen?

Der Offboarding-Prozess sollte an das jeweilige Szenario angepasst werden, egal ob der Mitarbeiter freiwillig geht oder gekündigt wird. Es ist wichtig, dass der Arbeitgeber die Initiative ergreift und den Prozess aktiv steuert.

Ein professionelles Offboarding zahlt sich aus

Die Investition in einen effektiven Offboarding-Prozess hat viele Vorteile, von einer positiven Unternehmenskultur bis hin zur Vermeidung rechtlicher Konflikte. Je mehr das Unternehmen die Wertschätzung für seine Mitarbeiter zeigt, desto mehr können ehemalige Mitarbeiter als Botschafter des Unternehmens fungieren. So ist es heute unerläßlich, den Personalaustritt oder das Exit Management allgemein effektiv und professionell zu definieren.

Die Nachfolge frühzeitig plannen

Um negative Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb des Unternehmen zu vermeiden, sollte die Nachfolgeplanung so früh wie möglich beginnen, um die Rolle so schnell wie möglich wieder zu besetzen. Dies erleichtert einen reibungslosen Übergang und trägt zur langfristigen Stabilität des Unternehmens bei. Daher sollte dieser Teil des Offboarding Prozess klar vom Arbeitgeber in den Prozess mit aufgenommen werden. Beim Offboarding geht es daher nicht nur um den scheidenden Mitarbeitenden, sondern ebenso um das Unternehmen und wie es sich verändert. Dabei sollte es aber trotzdem wichtig bleiben, einen positiven letzten eindruck zu hinterlassen. Daher lässt es sich erahnen warum das Offboarding so wichtig ist – für das Unternehmen aber auch für Mitarbeitende des Unternehmen.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellen

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist nicht nur eine Bestätigung der Tätigkeit eines Mitarbeiters, sondern auch eine Möglichkeit, Wertschätzung und Anerkennung auszudrücken. Es ist wichtig, ehrlich und wohlwollend zu sein und die individuellen Stärken und Erfolge des Mitarbeiters hervorzuheben, sodass der letzte Eindruck des Arbeitsverhältnisses professionell und positiv ist. Daher gilt dies als ein klarer Prozess-Teil der Checkliste für das Offboarding und eines jeden Personalaustritt und jedes Exit Management.