Kostenlose Bewirtungsbeleg Vorlage: Einfach herunterladen und nutzen

Ein Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern kann steuerlich abgesetzt werden – vorausgesetzt, die Ausgaben werden korrekt dokumentiert. Hier kommt der Bewirtungsbeleg ins Spiel. Doch welche Angaben müssen enthalten sein, welche steuerlichen Regeln gelten, und wie kann eine Bewirtungsbeleg Vorlage dabei helfen? In diesem Beitrag erfährst du alles Wichtige rund um die Erstellung, Nutzung und digitale Verwaltung von Bewirtungsbelegen.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein Dokument, das eine geschäftliche Bewirtung belegt und steuerlich geltend gemacht werden kann. Er enthält Informationen zu Anlass, Teilnehmern und Kosten der Bewirtung und ist eine Voraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit oder die Erstattung von Auslagen durch den Arbeitgeber.

Ein Bewirtungsbeleg ist erforderlich, wenn:

• Kosten für ein Geschäftsessen steuerlich geltend gemacht werden sollen.
• Beschäftigte die Auslagen für ein Geschäftsessen vom Arbeitgeber erstattet bekommen möchten.

Ein maschinell erstellter Bewirtungsbeleg (z. B. aus einem Restaurant) ist ideal, aber falls keiner ausgestellt wird, kann ein Eigenbeleg genutzt werden.

Anlässe für Bewirtungsbelege

Damit ein Geschäftsessen als Betriebsausgabe anerkannt wird, muss es einen geschäftlichen Hintergrund haben. Zu den häufigsten Anlässen für einen Bewirtungsbeleg zählen:

• Kontaktpflege mit Bestandskunden oder Geschäftspartnern
• Kennenlernen potenzieller Neukunden
• Vertragsverhandlungen
• Vertrags- oder Projektabschlussfeiern
• Öffentlichkeitsarbeit
• Betriebsfeiern

Nur wenn der geschäftliche Anlass nachvollziehbar dokumentiert wird, kann die Bewirtung steuerlich geltend gemacht werden.

Bewirtungsbeleg ausfüllen: Pflichtangaben

Ein vollständiger Bewirtungsbeleg muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Diese sind:

• Bewirtungsdatum
• Ort der Bewirtung (z. B. Name und Adresse des Restaurants)
• Konkreter Anlass der Bewirtung
• Name und Unternehmen der einladenden Person
• Name und Unternehmen der bewirteten Personen
• Höhe der Bewirtungskosten (inkl. detaillierter Auflistung von Speisen und Getränken)
• Trinkgeld (möglichst mit Quittierung durch den Empfänger)

Fehlt eine dieser Angaben, kann das Finanzamt den Beleg nicht anerkennen.

Kostenlose Vorlage für Bewirtungsbelege

Falls das Restaurant keinen offiziellen Bewirtungsbeleg ausstellt, kannst du einen Eigenbeleg nutzen. Unsere kostenlose Bewirtungsbeleg Vorlage hilft dir dabei, alle erforderlichen Angaben strukturiert zu erfassen.

So nutzt du unsere Bewirtungsbeleg Vorlage:

• Kostenlos als Word- oder PDF-Datei herunterladen
• Formular ausfüllen und ausdrucken
• Beleg zusammen mit der Restaurantrechnung aufbewahren

Bewirtungsbeleg Vorlage herunterladen


Steuerliche Aspekte: Was kann abgesetzt werden?

Ein Geschäftsessen ist nicht zu 100 % steuerlich absetzbar. Die steuerliche Absetzbarkeit unterscheidet sich je nach Teilnehmerkreis:

• Bewirtung von Geschäftspartnern und Kunden: 70 % der Kosten sind absetzbar.
• Bewirtung von Mitarbeitenden (z. B. Betriebsfeiern): 100 % der Kosten sind absetzbar.

Das bedeutet, dass Unternehmen nur 70 % der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe geltend machen können, wenn externe Geschäftspartner anwesend sind. Bei rein internen Betriebsfeiern sind die gesamten Kosten absetzbar.

Speisen und Getränke auf dem Bewirtungsbeleg

Damit das Finanzamt den Bewirtungsbeleg akzeptiert, müssen die konsumierten Speisen und Getränke genau aufgelistet sein. Eine pauschale Summe reicht nicht aus. Achte daher darauf, dass folgende Angaben korrekt aufgeführt sind:

• Detaillierte Auflistung der Speisen und Getränke
• Namen der bewirteten Personen
• Gesamtkosten inklusive Trinkgeld

Digitale Lösungen für Bewirtungsbelege

Papierbelege sind umständlich und gehen leicht verloren. Moderne Softwarelösungen wie Circula vereinfachen die Erfassung und Verwaltung von Bewirtungsbelegen:

• Mobile Belegerfassung: Mitarbeitende können Belege direkt per App hochladen.
• Automatische Erfassung: Digitale Belege werden automatisch erkannt und verarbeitet.
• Integration mit HR-Software: Belege können direkt in die Buchhaltung übernommen werden.

Digitale Lösungen sparen Zeit und minimieren Fehler bei der Erstattung von Auslagen.

Nachweis und Aufbewahrungspflicht

Laut gesetzlicher Vorgabe müssen Bewirtungsbelege und zugehörige Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Wichtig: Der Bewirtungsbeleg allein reicht nicht aus! Die Rechnung des Restaurants oder eine maschinell erstellte Quittung muss ebenfalls vorliegen.

Aufbewahrungstipps:

• Bewirtungsbeleg immer mit der Restaurantrechnung zusammen abheften
• Digitale Kopien erstellen und sicher speichern
• Steuerliche Vorgaben zur Aufbewahrung beachten

Fazit: Bewirtungsbelege einfach und sicher verwalten

Ein Bewirtungsbeleg ist für die steuerliche Geltendmachung von Geschäftsessen unerlässlich. Damit das Finanzamt die Kosten anerkennt, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Unsere kostenlose Bewirtungsbeleg Vorlage hilft dir, die relevanten Informationen korrekt zu erfassen.

Wer Zeit und Aufwand sparen möchte, setzt auf digitale Lösungen zur Belegerfassung und automatisierten Auslagenerstattung. So bleibt die Verwaltung von Bewirtungskosten einfach, effizient und rechtssicher.

FAQ – Wichtige Fragen zur Bewirtungsbeleg Vorlage

1. Braucht man einen Bewirtungsbeleg?
Ja, wenn du die Kosten für ein Geschäftsessen steuerlich geltend machen möchtest oder eine Erstattung vom Arbeitgeber beantragst. Falls das Restaurant keinen offiziellen Bewirtungsbeleg ausstellt, kannst du einen Eigenbeleg nutzen.

2. Welche Fehler sollte ich vermeiden?
Typische Fehler sind unvollständige Angaben, fehlende Namen der bewirteten Personen oder eine fehlende Rechnung. Das Finanzamt erkennt solche Belege möglicherweise nicht an.

3. Wie lange muss ich Bewirtungsbelege aufbewahren?
Bewirtungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Idealerweise solltest du sie sowohl in Papierform als auch digital speichern.

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