Über den Bewirtungsbeleg und die Anforderungen an ihn

In einem Unternehmen kommt es regelmäßig dazu, dass Besprechungen mit Geschäftspartnern während eines Essens in einem Restaurant durchgeführt werden. Diese geschäftlichen Ausgaben sollten danach steuerlich berücksichtigt werden. Um diese Ausgaben bei der Steuer absetzen zu können, ist ein Bewirtungsbeleg notwendig. 

Der Bewirtungsbeleg ist ein Formular, welches ausgefüllt werden muss, wenn ein geschäftliches Essen zur steuerlichen Absetzung dokumentiert werden soll, also eine Spesenabrechnung. Hierbei gilt zu beachten, dass ein Kassenbeleg von einem Restaurant nicht ausreichend ist! Wird auf den Bewirtungsbeleg vergessen, kann diese geschäftliche Ausgabe bei der Steuer nicht berücksichtigt werden. Außer dem Essen können natürlich auch Getränke steuerlich abgesetzt werden.

Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Um einen Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen zu können, musst Du die Anforderungen hierzu berücksichtigen. 

Der Bewirtungsbeleg sollte Folgendes enthalten:

• den Namen und Standort des Restaurants
• das Datum der Rechnung bzw. der durchgeführten Leistung
• die Unterschrift eines Mitarbeiters

Zusätzlich musst Du verpflichtend folgende Angaben hinzufügen:

• den Anlass für die Bewirtung
• den Namen Deines Unternehmens
• Deinen Namen 
• den Namen der Gäste oder des Unternehmens

Die genannten Angaben sind ausreichend bei Bewirtungsbeleg bis zu 250 Euro. Es handelt sich bei diesem Beleg um eine Kleinbetragsrechnung.

Der Bewirtungsbeleg über 250,– Euro und seine Anforderungen

Wie bereits ersichtlich ist, ist die Höhe des Bewirtungsbeleges ausschlaggebend für dessen Anforderungen. Liegen die Kosten der Bewirtung über 250 Euro brutto, sind zusätzliche Angaben auf dem Beleg festzuhalten. Es handelt sich daher nicht mehr um eine Kleinbetragsrechnung und das Gesetz verlangt mehr Informationen. 

Folgende zusätzliche Angaben müssen angegeben werden: 

• die Steuernummer des Restaurants
• den Namen und die Adresse des Rechnungsempfängers
• eine Auflistung der verzehrten Getränke und Speisen
• die Preise der konsumierten Getränke und Speisen

Achte hierbei darauf, dass diese Angaben vom Restaurant angegeben werden, die Finanzbehörden akzeptieren den Bewirtungsbeleg nicht, wenn Du selbst diese Angaben ausfüllst.

Ist beim Anlass der Bewirtung etwas zu beachten?

Bei der Begründung des Anlasses für eine Bewirtung ist ebenfalls auf einige Faktoren zu achten. Die Finanzbehörden können bei einer einfachen Begründung wie “geschäftliches Essen” oder “Arbeitsgespräch bei einem Essen” den Bewirtungsbeleg ablehnen. 

Ist beim Anlass der Bewirtung etwas zu beachten?

• Ein informatives Gespräch zu dem Bauprojekt XYZ-2024
• Planung des XYZ-Festivals
• Meeting zur Problembesprechung des Projektes XYZ

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