Abwesenheits Mail: Tipps für die perfekte Abwesenheitsnotiz

Out-of-Office: Wenn du für eine gewisse Zeit nicht erreichbar bist – sei es durch Urlaub, Krankheit oder eine Dienstreise – gehört eine Abwesenheitsnotiz zum guten Ton und zur Professionalität. Mit der richtigen E-Mail-Antwort kannst du sicherstellen, dass deine Kollegen und Geschäftspartner genau wissen, wann sie wieder mit dir rechnen können oder an wen sie sich alternativ wenden sollen. Aber was sollte eine gute Abwesenheitsmail enthalten? Und was sollte man vermeiden? In diesem Beitrag erfährst du alles Wichtige zum Thema Abwesenheitsnotiz .

Automatische E-Mail: Was ist eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz oder Abwesenheitsmail oder anderen Abwesenheitsgründen ist eine automatische Antwort, die deinen Kontakten mitgeteilt wird, wenn du für eine gewisse Zeit nicht im Büro bist oder deine E-Mails nicht regelmäßig abrufst. Sie informiert über den Zeitraum deiner Abwesenheit und, wenn möglich, gibt sie eine Alternative an, falls dringende Fragen oder Anliegen geklärt werden müssen. Außerdem ruft sie darauf aus, dir keine Antworten auf diese Mail in dein Postfach zu schicken. Abwesenheitsnotizen sind ein wichtiges Mittel der internen und externen Kommunikation und tragen dazu bei, Prozesse reibungslos am Laufen zu halten. Inzwischen wird eine Abwesenheitsnotiz bei Krankheit und anderen Ursachen als Selbstverständlichkeit angesehen. Ein herkömmliches E-Mail-Programm verfügt über die Funktion automatischer Antworten.

Feiertage sind ein gewisser Sonderfall, da die meisten Mitarbeiter zu dieser Zeit nicht zur Verfügung stehen werden – in anderen Situationen solltest du aber unbedingt eine solche Mail verfassen.

Was gehört unbedingt in die Abwesenheitsnotiz, die als Antwort an E-Mails geschickt wird?

Damit deine Abwesenheitsnotiz alle wichtigen Informationen enthält, solltest du die folgenden Punkte beachten und grob deren Vorlage folgen:

1. Klarer Hinweis auf die Abwesenheit: Der wichtigste Bestandteil jeder Abwesenheitsmail ist natürlich der Hinweis, dass du aktuell nicht erreichbar bist. Vermeide blumige Formulierungen und geh direkt auf den Punkt. Der Empfänger braucht allerdings keinen Grund für deine Abwesenheits-Situation. Je nach Unternehmen solltest du auf die Formulierung der Mail auf Englisch und Deutsch achten.
2. Angabe des Abwesenheitszeitraums: Dein Gegenüber sollte sofort erkennen können, wann du voraussichtlich wieder erreichbar bist. Gebe also deine geplante Rückkehr an. Das sorgt für Klarheit und Transparenz.
3. Alternative Kontaktperson: Wenn möglich, gib eine Person oder Abteilung an, die in dringenden Fällen weiterhelfen kann. Das ist besonders hilfreich in der Geschäftskommunikation, damit dringende Anfragen nicht liegen bleiben.

Hier eine unserer Vorlagen für eine gelungene Abwesenheitsnotiz :

• Begrüßung (Optional, wie „Vielen Dank für deine Nachricht“ – vermeide sperrige Formulierungen wie “Sehr geehrte Damen und Herren”)
• Information zur Abwesenheit: „Ich bin derzeit abwesend und kann deine E-Mail erst am [Datum] wieder beantworten.“
• Alternativer Kontakt: „In dringenden Fällen wende dich bitte an [Name und E-Mail-Adresse].“
• Schlussformulierung: „Vielen Dank für dein Verständnis.“

Hier ist eine unserer Musterformulierungen:

Betreff: Abwesenheitsnotiz
Text: Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin derzeit bis zum 15. August 2024 abwesend und kann in dieser Zeit keine E-Mails beantworten. Ab dem 16. August 2024 bin ich wieder erreichbar.
Für dringende Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Frau Musterfrau unter musterfrau@beispiel.de.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und bis bald!
Mit freundlichen Grüßen, [Dein Name]

Was solltest du beim Schreiben der Abwesenheitsnotiz vermeiden?

Es gibt einige Dinge, die du in einer Abwesenheitsnotiz lieber vermeiden solltest. Hier sind einige der häufigsten Fehler:

1. Zu viele persönliche Details: Es reicht vollkommen, zu sagen, dass du abwesend bist. Details wie „Ich bin im Urlaub auf den Malediven“ oder „Ich erhole mich von einer Erkältung“ sind nicht notwendig und wirken oft unprofessionell.
2. Fehlende Alternativen: Besonders in der Geschäftswelt ist es hilfreich, einen alternativen Ansprechpartner zu nennen, der während deiner Abwesenheit einspringen kann. Wenn du darauf verzichtest, könnte das zu Frustration bei deinem Gegenüber führen.
3. Unklare oder zu vage Zeitangaben: Vermeide es, Formulierungen wie „Ich bin demnächst wieder da“ oder „Ich melde mich bald“ zu verwenden. Ein konkretes Datum sorgt für mehr Klarheit und Vertrauen.
4. Rechtschreibfehler und falsche Informationen: Eine Abwesenheitsnotiz mag simpel erscheinen, aber sie ist dennoch ein Teil deines professionellen Auftritts. Ein gut strukturierter und fehlerfreier Text hinterlässt einen professionellen Eindruck und verhindert Missverständnisse.
5. Unpersönliche Formulierungen: Eine höfliche Begrüßung und ein freundlicher Abschiedsgruß können deine Abwesenheitsmail auflockern. Vermeide, dass sie zu distanziert wirkt, indem du auf ein paar persönliche Worte setzt.

Tipps für eine gelungene Abwesenheitsnotiz

Zusammengefasst solltest du bei deiner Abwesenheitsmail auf einige wichtige Punkte achten. Hier sind die Kernpunkte als schnelle Übersicht:

• Direkte Information über Abwesenheit und Rückkehrdatum
• Alternativen bei dringenden Anfragen
• Professioneller, klarer Schreibstil
• Vermeiden von überflüssigen persönlichen Details
• Freundliche Abschiedsformel

Zusätzlich lohnt es sich, eine ansprechende und höfliche Sprache zu wählen, um auch in der Abwesenheit einen guten Eindruck zu hinterlassen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Muss ich immer eine Abwesenheitsnotiz einrichten, wenn ich nicht im Büro bin?

Ja, eine Abwesenheitsmail ist immer hilfreich, wenn du für eine längere Zeit nicht erreichbar bist, sei es aufgrund von Urlaub, Krankheit oder einer Dienstreise. Sie informiert deine Kontakte über deine Abwesenheit und vermeidet Missverständnisse. Besonders in der Geschäftskommunikation ist es professionell und zu empfehlen, eine Abwesenheitsmail einzurichten, damit dringende Anliegen an eine alternative Ansprechperson weitergeleitet werden können.

Was sollte ich in einer Abwesenheitsnotiz auf keinen Fall schreiben?

In einer Abwesenheitsmail solltest du auf private Details verzichten, wie beispielsweise den Grund deiner Abwesenheit („Ich bin krank“ oder „Ich bin im Urlaub auf Bali“). Es reicht aus, das Rückkehrdatum zu nennen und eine alternative Kontaktperson für dringende Fälle anzugeben. Außerdem ist es wichtig, auf einen freundlichen und professionellen Ton zu achten und klare Zeitangaben zu machen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Für weitere spannende Einblicke und wertvolles Wissen zu wichtigen HR-Themen wie Work-Life Balance steht dir unser HR-Lexikon zur Verfügung. Teste außerdem jetzt kostenlos unsere HR software sowie unsere Featuretools für Krankmeldungen und Spesenabrechnungen!

Haftungsausschluss

Wichtig! Unsere Artikel und Beiträge auf unserer Website dienen der Information und sind nicht verbindlich. Sie stellen keine vollumfängliche Rechtsberatung dar und sollen lediglich Informationen zu bestimmten Personalthemen vermitteln. Der Inhalt dieser Artikel ersetzt keine verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezielle Situation zugeschnitten ist.