In den letzten Wochen hat unser Team intensiv an einem großen Update für HoorayHR gearbeitet: Workflows 2.0. Wir haben mehrere Verbesserungen vorgenommen, die dich dabei unterstützen, die Geschäftsprozesse in deiner Organisation noch besser zu gestalten.

In der Video-Erklärung erzählt dir Sander Treur, Head of Product bei HoorayHR, mehr über die Verbesserungen dieses Updates. Außerdem gibt er hilfreiche Tipps, wie du Workflows optimal für deine Geschäftsprozesse einsetzen kannst.

Was sind Workflows?

Workflows sind clevere Aufgabenlisten, die deiner Organisation dabei helfen, HR-Prozesse übersichtlich und effizient zu managen. Egal ob Onboarding und Offboarding, der Performance-Zyklus, Vertragsverlängerungen oder langfristige Abwesenheiten – mit Workflows vergisst du garantiert keine Aufgabe mehr!

Workflows in Kategorien einteilen

Mit HoorayHR kannst du deine Workflows und Vorlagen in verschiedene Kategorien unterteilen. So behältst du den Überblick über alle Prozessarten in deiner Organisation. Du kannst aus einer Reihe von Standardkategorien wählen oder ganz einfach eigene Kategorien erstellen.

Im Kategorien-Überblick siehst du sofort:

• Welche Geschäftsprozesse vorhanden sind,
• Wie viele aktive Workflows aktuell laufen,
• Und ob es Aufgaben gibt, die in den Workflows überfällig sind.

Tipp: Hast du verschiedene Arten von Onboarding-Prozessen? Mit Labels kannst du diese Prozesse voneinander unterscheiden. Danach kannst du in deinen Übersichten gezielt nach Labels filtern, um genau zu sehen, wie der Status jedes einzelnen Prozesses ist.

Flexible Templates: Abschnitte, Rollen, smarte Aktionen und automatische Deadlines

Workflow-Templates helfen dir, Prozesse effizient zu gestalten und Aufgaben klar zu definieren. Ein Workflow-Template besteht aus einer Reihe von Aufgaben, die zusammen einen Prozess abbilden. Für jede Aufgabe kannst du festlegen, wer, was und wann erledigen muss. Dabei stehen dir folgende Funktionen zur Verfügung:

• Rollen: Verwende Rollen, um anzugeben, welche KollegIn für die Ausführung spezifischer Aufgaben innerhalb eines Workflows, also des Prozesses, verantwortlich ist. Denke dabei an Rollen wie den/die ‚Mitarbeitende/n‘, ‚HR-ManagerIn‘ oder ‚LohnbuchhalterIn‘. Du wählst selbst, welche Rollen du in einem Template nutzt und wie du sie benennst. Pro Aufgabe weist du einfach eine Rolle zu, damit klar ist, wer dafür verantwortlich ist. Beim Start des Workflows weist du für jede Rolle eine verantwortliche KollegIn zu. Alle zugehörigen Aufgaben werden anschließend automatisch dieser KollegIn zugewiesen.
• Aktionen: Es ist möglich, einer Aufgabe eine Aktion hinzuzufügen. Denke dabei an das Hochladen eines Dokuments, das Starten eines Arbeitsverhältnisses oder einen Link zu einer externen Website. Bei manchen Aktionen, wie etwa ‚Dokument hochladen‘, kannst du einfach auswählen, zu welcher Kategorie das Dokument hinzugefügt werden soll.
• Automatische Deadlines: Aufgaben können mit einer Deadline verknüpft werden, die festlegt, ob ein Workflow im Rückstand ist und um Verantwortliche zu erinnern. Es ist möglich, Deadlines automatisch basierend auf einem ‚Deadline-Datum‘ zu berechnen. Du kannst einen Namen hinzufügen, um dem Deadline-Datum eine Bedeutung zu geben, z. B. ‚der erste Arbeitstag‘ bei einem Onboarding-Workflow. Beim Festlegen einer Aufgaben-Deadline kannst du einfach auswählen, wie viele Tage vor oder nach dem Workflow-Datum eine bestimmte Aufgabe erledigt sein muss. Beim Start des Workflows legst du das Deadline-Datum fest, und die Deadlines für alle Aufgaben werden automatisch berechnet.

Aufgaben können in (reihenfolgeabhängige) Abschnitte gruppiert werden. Auf diese Weise ist es möglich, verschiedene Phasen mit deinem Workflow, also deinem Geschäftsprozess, zu verknüpfen. Praktisch, denn so kannst du zum Beispiel eine Abschnitte für die Preboarding-, Onboarding- und Evaluationsphase erstellen, wenn eine neue Mitarbeitende/r in dein Unternehmen kommt.

Übersicht über den Fortschritt aller Workflows

Auf der Übersichtsseite der Workflows siehst du alle Workflows innerhalb der Organisation. Wenn du auf eine Kategorie klickst, kannst du ganz einfach den Fortschritt der laufenden Workflows einsehen. Diese Ansicht wurde aktualisiert, um den Fortschritt noch übersichtlicher darzustellen.

Weitere Verbesserungen

Wir haben einige große und neue Verbesserungen für dich hervorgehoben. Darüber hinaus enthält das Workflows 2.0-Update weitere Optimierungen, die dir helfen, Geschäftsprozesse noch einfacher zu gestalten.

Einige der durchgeführten Verbesserungen:

• Einblick, wann und von wem eine Aufgabe abgehakt (oder wieder ent-hakt) wurde
• Workflows in Bulk für mehrere KollegInnen starten
• Einfaches Suchen und Filtern
• Workflows im Entwurfsstatus hinzufügen
• Erweiterte Übersicht der Workflows in der Personalakte
• Workflow-Admin-Rechte für Standard-User