Spannende Neuigkeiten! In den letzten Wochen hat unser Entwicklungsteam intensiv an einem neuen Update für HoorayHR gearbeitet. Ab sofort ist es möglich, automatisch Dokumente anhand deiner eigenen Vorlagen zu generieren. Denk dabei an Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Leihvereinbarungen. Du kannst deine Dokumenten-Vorlagen selbst in deinem eigenen Design und Layout erstellen. Im Template fügst du Platzhalter ein, die beim Generieren des Dokuments durch die Daten der KollegInnen ersetzt werden.

Im Video erklärt Lucas Buchmüller, Head of Growth bei HoorayHR, mehr über dieses neueste Feature. Schritt für Schritt zeigen wir dir, wie du ein Template erstellst, ein Dokument generierst und wer die Berechtigung hat, diese Dokumente zu erstellen.

Welche Prozesse werden unterstützt?

Mit dem Dokumentengenerator von HoorayHR unterstützen wir dich bei verschiedenen Prozessen in deinem Unternehmen. Hier sind einige Beispiele:

• Onboarding
  Füge einfach neue Mitarbeitende zu HoorayHR hinzu. Aktiviere das Arbeitsverhältnis und generiere einen Vertrag anhand einer Vorlage. Ist der Vertrag vollständig? Dann kannst du diesen direkt und kostenlos zur Unterschrift an die neue KollegIn und weitere Unterzeichner senden.
• Arbeitsmittel
  Füge einfach ein Arbeitsmittel zu HoorayHR hinzu und weise es einer KollegIn zu. Generiere eine Leihvereinbarung anhand einer Vorlage. Sende die Vereinbarung – kostenlos – zur Unterschrift an den Mitarbeitenden und weitere Personen, die unterzeichnen müssen.

Die Dokumente werden automatisch mit Verträgen und Arbeitsmitteln verknüpft, sodass du sie leicht an der richtigen Stelle wiederfindest.

Natürlich kannst du auch andere Arten von Dokumenten generieren, die zu den Prozessen in deinem Unternehmen passen. Generiere und unterschreibe das Dokument einfach in HoorayHR und füge es der digitalen Personalakte des Mitarbeitenden hinzu.

Dokumenten-Vorlagen

Um ein Dokument zu generieren, erstellst du zuerst eine Dokumenten-Vorlage.
Dies ist eine Word-Datei (.docx), in der du Variablen platzierst. Diese Variablen enthalten Informationen über die Mitarbeitenden, die in HoorayHR gespeichert sind, wie z. B. Adresse, Angaben zum Arbeitsverhältnis wie Verträge und Anstellungsbedingungen oder Informationen zu Arbeitsmitteln (für die Generierung von Leihvereinbarungen).

Eigene Corporate Identity und Layout

Es ist möglich, deine Dokumente in deinem eigenen Corporate Design und Layout zu erstellen. Füge einfach dein eigenes Logo und andere Designelemente aus deinem Corporate Design in das Template ein, damit die Dokumente vertraut und professionell wirken.

Dokumenten-Vorlagen in Kategorien einteilen

Du kannst Vorlagen einer Dokumentenkategorie zuordnen, um den Überblick über die verschiedenen Vorlagen zu behalten und zu bestimmen, welche Kollegen in deinem Unternehmen die Vorlagen nutzen dürfen, um Dokumente zu generieren.

Dokumente generieren

Sobald du eine Vorlage erstellt hast, kannst du im Dokumentenübersicht direkt ein neues Dokument generieren. Wähle die MitarbeiterIn, für die du das Dokument generieren möchtest, und überprüfe die Variablen. Fehlen noch Daten? Dann helfen wir dir, diese direkt in HoorayHR zu ergänzen, sodass die Personalakte der KollegIn immer aktuell ist.

Tipp: Du kannst auch direkt aus der Personalakte oder beim Hinzufügen eines neuen Vertrags oder Arbeitsmittels ein Dokument generieren. Praktisch!

Nach der Generierung kannst du das Dokument direkt mit der KollegIn teilen oder zur Unterschrift anbieten.

Dokumente verknüpfen für mehr Übersicht

Du kannst Dokumente mit einem Vertrag oder Arbeitsmittel in HoorayHR verknüpfen. So weißt du genau, welches Dokument zu welchem Element gehört und kannst einfach hin- und herspringen. Wenn du ein Dokument generierst, verknüpfen wir es automatisch für dich.