Lohntransparenzgesetz 2026: Was Unternehmen wissen müssen und wie eine HR-Software hilft

Einleitung

Das Jahr 2026 wird mit dem Inkrafttreten des neuen Lohntransparenzgesetzes eine Vielzahl von Herausforderungen für Unternehmen mit sich bringen. Insbesondere für die HR-Abteilungen wird es von entscheidender Bedeutung sein, die gesetzlichen Vorgaben effizient und rechtzeitig umzusetzen. Unternehmen, die auf moderne digitale HR-Software-Lösungen wie die von Hooray HR setzen, werden in dieser Hinsicht einen klaren Wettbewerbsvorteil genießen. Diese Softwarelösungen ermöglichen es, die erforderlichen Daten schnell und präzise zu erfassen, zu analysieren und zu verwalten, was die Einhaltung der neuen Vorschriften erheblich erleichtert.

Was ist das Lohntransparenzgesetz 2026?

Hintergrund und Ziele

Das Lohntransparenzgesetz 2026, das auch unter dem Namen “Entgelttransparenzgesetz 2026” bekannt ist, hat das klare Ziel, Gehaltstransparenz innerhalb von Unternehmen zu fördern und gleichzeitig Lohndiskriminierung zu verhindern. Ein zentrales Ziel ist es, den Gender Pay Gap zu verringern, indem Gehaltsdaten offengelegt werden. Im Rahmen dieser Initiative fordert die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz, dass Unternehmen verpflichtet sind, bestimmte Gehaltsdaten offen zu legen, um eine faire und gerechte Bezahlung für alle Mitarbeiter zu gewährleisten.

Was ist das Entgelttransparenzgesetz?

Das Entgelttransparenzgesetz ist ein entscheidendes Instrument zur Förderung der Transparenz von Entgeltstrukturen in Unternehmen und zur Bekämpfung der Lohndiskriminierung von Frauen. Es zielt darauf ab, sicherzustellen, dass Männer und Frauen für gleiche oder gleichwertige Arbeit gleich bezahlt werden. Durch die Offenlegung von Gehaltsinformationen und die Schaffung klarer Kriterien für die Gehaltsfestlegung soll das Gesetz dazu beitragen, Transparenz und Fairness am Arbeitsplatz zu erhöhen. Unternehmen sind somit angehalten, ihre Entgeltstrukturen zu überprüfen und anzupassen, um eine gerechte Bezahlung zu gewährleisten.

Wer ist betroffen?

Das Entgelttransparenzgesetz betrifft alle Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind und mehr als 200 Mitarbeiter beschäftigen. Darüber hinaus gilt es auch für den öffentlichen Dienst und für Unternehmen, die von der Bundesregierung beauftragt werden. Diese breite Anwendung stellt sicher, dass eine Vielzahl von Arbeitgebern zur Transparenz ihrer Entgeltstrukturen verpflichtet wird, um eine faire und gerechte Bezahlung zu fördern. Unternehmen, die mehr als 50 Mitarbeitende beschäftigen, sind verpflichtet, sich an die neuen Transparenzregeln zu halten, die darauf abzielen, mehr Klarheit und Offenheit in der Unternehmensführung zu schaffen. Das Gesetz fördert die Entgelttransparenz, indem es Unternehmen verpflichtet, ihre Gehaltsstrukturen offenzulegen. Für größere Unternehmen, die ab 250 Mitarbeitenden zählen, gelten zudem besondere Pflichten, die zusätzliche Anforderungen mit sich bringen.

Die wichtigsten Vorschriften für Unternehmen

Offenlegung von Gehaltsstrukturen

Arbeitgeber sind künftig verpflichtet, sicherzustellen, dass die Gehaltsspannen sowie die Kriterien, die zur Festlegung der Gehälter herangezogen werden, transparent und nachvollziehbar sind. Dies bedeutet, dass Unternehmen klare Informationen bereitstellen müssen, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und Diskriminierung zu vermeiden.

Berichtspflichten

Für große Unternehmen wird es zur Pflicht, jährliche Vergütungsberichte zu erstellen. Diese Berichte müssen detaillierte Informationen über die Gehälter und deren Verteilung innerhalb des Unternehmens enthalten, um eine faire und gerechte Vergütung zu gewährleisten.

Recht auf Gehaltsauskunft

Beschäftigte haben das Recht, nachzufragen, wie ihr Gehalt im Vergleich zu Kollegen mit ähnlichen Positionen steht. Dies umfasst auch das Recht auf Auskunft über die Höhe des ihnen zustehenden Entgelts. Dies fördert nicht nur die Transparenz, sondern auch das Bewusstsein für Gleichheit und Fairness am Arbeitsplatz.

Sanktionen für Unternehmen

Unternehmen, die gegen das Entgelttransparenzgesetz verstoßen, müssen mit erheblichen Sanktionen rechnen. Dazu gehören:

• Geldstrafen: Unternehmen können mit Geldstrafen von bis zu 5% ihres jährlichen Bruttoumsatzes belegt werden.
• Lohnnachzahlungen: Wenn festgestellt wird, dass Mitarbeiter ungerecht bezahlt wurden, müssen Unternehmen entsprechende Lohnnachzahlungen leisten.
• Schadenersatz: Unternehmen können auch zum Schadenersatz verpflichtet werden, wenn sie die Rechte von Mitarbeitern verletzen.

Diese Sanktionen unterstreichen die Bedeutung der Einhaltung des Gesetzes und sollen Unternehmen dazu anregen, ihre Entgeltstrukturen sorgfältig zu überprüfen und anzupassen.

Vergleichsgruppen und Entgeltstrukturen

Das Entgelttransparenzgesetz sieht vor, dass Unternehmen Vergleichsgruppen bilden müssen, um die Entgeltstrukturen zu analysieren. Diese Vergleichsgruppen müssen auf der Grundlage objektiver Kriterien wie Qualifikation, Erfahrung und Leistung gebildet werden.

Unternehmen sind zudem verpflichtet, ihre Entgeltstrukturen offen und transparent zu machen. Dazu gehören:

• Die Durchschnittsgehälter für Männer und Frauen in vergleichbaren Positionen
• Die Kriterien für die Festlegung von Gehältern
• Die Auswirkungen von Gehaltsentscheidungen auf die Lohngleichheit

Durch die Offenlegung dieser Informationen sollen Unternehmen dazu gebracht werden, ihre Gehaltspraktiken zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, um die Lohngleichheit zu fördern. Dies trägt nicht nur zur Transparenz bei, sondern stärkt auch das Vertrauen der Mitarbeiter in die Fairness der Entgeltstrukturen.

Wie HR-Software Lösungen bieten kann

Herausforderungen für HR-Abteilungen

Datenmanagement: Die Erfassung und Pflege der Gehaltsdaten erfordert eine hohe Genauigkeit und Sorgfalt, um Fehler zu vermeiden, die zu rechtlichen Problemen führen könnten. Compliance: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie in allen Aspekten gesetzeskonform handeln, was zusätzliche Ressourcen und Schulungen erfordern kann. Effizienz: Die Verwaltung dieser sensiblen Daten darf den HR-Betrieb nicht lahmlegen, weshalb effiziente Systeme und Prozesse notwendig sind, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Automatisierte Gehaltsanalysen

Moderne HR-Software wie Hooray HR bietet die Möglichkeit, Gehaltsstrukturen automatisch zu analysieren. Dies hilft Unternehmen, die Anforderungen des Entgelttransparenzgesetzes zu erfüllen. Diese Software erkennt nicht nur Ungleichheiten in den Gehältern, sondern liefert auch wertvolle Einblicke in die Gehaltsverteilung innerhalb des Unternehmens. Durch die Automatisierung dieser Prozesse wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Genauigkeit der Analysen erhöht, was zu fundierteren Entscheidungen führt.

Digitale Dokumentation

Eine zeitgemäße HR-Lösung ermöglicht es Unternehmen, Berichte und Dokumente automatisch zu generieren und sicher zu archivieren. Dies reduziert den administrativen Aufwand erheblich und sorgt dafür, dass alle wichtigen Informationen jederzeit leicht zugänglich sind. Die digitale Dokumentation trägt zudem zur Effizienzsteigerung bei, da manuelle Eingriffe minimiert werden.

Compliance-Sicherheit

Ein weiterer entscheidender Vorteil von HR-Software ist die Gewährleistung der Compliance-Sicherheit. Die Software stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften eingehalten werden, was das Risiko von rechtlichen Problemen erheblich verringert. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen ständig ändern.

Implementierung einer HR-Software zur Lohntransparenz

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Daten erfassen: Zunächst sollten die bestehenden Gehaltsstrukturen gründlich analysiert werden. Dies ist notwendig, um die Anforderungen der Lohntransparenz-Richtlinie zu erfüllen, um eine solide Basis für die Implementierung zu schaffen. Software auswählen: Wählen Sie eine geeignete Lösung wie Hooray HR, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht und die gewünschten Funktionen bietet. Mitarbeitende schulen: Es ist wichtig, dass HR-Teams im Umgang mit der neuen Software umfassend geschult werden, um die Effizienz zu maximieren. Regelmäßige Berichte erstellen: Nutzen Sie die Möglichkeit, automatisierte Reports zu generieren, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Gehaltsstrukturen zu erhöhen.

Vorteile der Digitalisierung

Die Digitalisierung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, darunter: Zeitersparnis durch die Automatisierung von Prozessen, was die Effizienz steigert. Rechtssicherheit durch fehlerfreie Berechnungen, die das Risiko von Fehlern minimieren. Bessere Mitarbeiterzufriedenheit durch erhöhte Transparenz, die das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Gehaltsstrukturen stärkt.

Fazit

Das Lohntransparenzgesetz 2026 stellt neue Anforderungen an Unternehmen, bietet aber auch die Chance, fairere und transparentere Gehaltsstrukturen zu schaffen. Mit einer leistungsstarken HR-Software wie Hooray HR können Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben effizient umsetzen und gleichzeitig die HR-Prozesse optimieren.

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