Die Pflicht zur digitalen Personalakte 2026? Warum Unternehmen umsteigen sollten

In Deutschland ist die digitale Personalakte an sich noch keine gesetzliche Pflicht. Es gibt keine spezifischen gesetzlichen Vorschriften, die Unternehmen dazu zwingen, ihre Personalakten digital zu führen. Dennoch gibt es einige gesetzliche Rahmenbedingungen und Vorschriften, die Unternehmen bei der Verwaltung von Personalakten beachten müssen. Diese betreffen vor allem den Datenschutz und die Aufbewahrungspflichten.

Obwohl in Deutschland, abgesehen von Beamten, keine gesetzliche Verpflichtung zur Führung einer digitalen Personalakte besteht: Ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte Unterlagen in digitaler Form bereitgehalten werden. Zu diesen Unterlagen gehören unter anderem Nachweise zur Versicherungspflicht oder zur Versicherungsfreiheit. Unternehmen haben bis zum 31. Dezember 2026 eine Übergangsfrist. Bis zu diesem Stichtag können sie auf die digitale Speicherung der Dokumente verzichten. Um von dieser Regelung befreit zu werden, müssen Arbeitgeber einen Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) einreichen.

Digitale Personalakte: Pflicht ab 2026?

Die Digitalisierung macht auch vor der Personalverwaltung nicht halt. Immer mehr Unternehmen setzen auf die digitale Personalakte, um Mitarbeiterdaten effizient und sicher zu verwalten. Doch wird die digitale Personalakte ab 2026 zur Pflicht? In diesem Beitrag erfährst du, welche gesetzlichen Anforderungen auf Unternehmen zukommen und welche Vorteile eine digitale Lösung mit sich bringt.

Ist eine digitale Personalakte Pflicht?

Eine digitale Personalakte ersetzt die klassische Papierakte und speichert alle relevanten Mitarbeiterdaten elektronisch. Dazu gehören unter anderem:

• Arbeitsverträge
• Gehaltsabrechnungen
• Krankmeldungen
• Weiterbildungsnachweise
• Leistungsbeurteilungen

Ein wichtiger Aspekt der digitalen Personalakte ist die Einhaltung der Datenschutzanforderungen. Dabei müssen datenschutzrechtliche Aspekte besonders berücksichtigt werden, um die Sicherheit der sensiblen Mitarbeiterdaten zu gewährleisten. Diese Dokumente werden zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar. So sparen Unternehmen Zeit und Kosten bei der Verwaltung. Ein weiterer Vorteil der digitalen Personalakte ist die zentrale Archivierung und der schnelle Zugriff auf Dokumente, was besonders im Homeoffice von Bedeutung ist. Arbeitgeber haben die Verantwortung, bestimmte Dokumente digital zu führen und die rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten, die für die Verwaltung von Personalakten bestehen.

Grundlagen: Definition und Bedeutung

Die digitale Personalakte ist eine Software-basierte Lösung, die alle für das Arbeitsverhältnis notwendigen Unterlagen von Mitarbeiter*innen digital speichert und verwaltet. Sie ersetzt die traditionelle Papier-Personalakte und bietet eine effiziente und sichere Verwaltung von Personalunterlagen. Dabei ist es wichtig, alle relevanten Dokumente in digitaler Form bereitzustellen, um eine strukturierte und sichere Verwaltung zu gewährleisten. Durch die Digitalisierung dieser Unterlagen können Unternehmen ihre Personalprozesse optimieren und die Effizienz steigern. Die digitale Personalakte ist somit ein unverzichtbarer Bestandteil des modernen Personalmanagements und trägt dazu bei, administrative Aufgaben zu vereinfachen und die Datenintegrität zu gewährleisten. Die zentrale Archivierung von arbeitsrelevanten Mitarbeiterdokumenten in digitaler Form bietet zudem Vorteile in Bezug auf Versionierung und rechtliche Aspekte.

Rechtliche Anforderungen

Die digitale Personalakte unterliegt verschiedenen rechtlichen Anforderungen, die Unternehmen unbedingt beachten müssen. Diese Anforderungen betreffen insbesondere das Arbeitsrecht, das Datenschutzrecht und das Sozialversicherungsrecht.

• Arbeitsrecht: Die digitale Personalakte muss den arbeitsrechtlichen Vorschriften entsprechen. Dazu gehört die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Personalakten. Arbeitgeber sind verpflichtet, bestimmte Unterlagen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Leistungsbeurteilungen korrekt und vollständig zu dokumentieren und aufzubewahren.
• Datenschutzrecht: Da die digitale Personalakte personenbezogene Daten enthält, unterliegt sie den strengen Vorschriften des Datenschutzrechts. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Verarbeitung und Speicherung dieser Daten den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Dies umfasst Maßnahmen wie die Verschlüsselung der Daten, die Implementierung von Zugriffskontrollen und die Einhaltung von Löschfristen.
• Sozialversicherungsrecht: Auch das Sozialversicherungsrecht stellt Anforderungen an die digitale Personalakte. Sozialversicherungsunterlagen, wie Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung, müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Unterlagen vollständig und korrekt sind, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Digitale Personalakte und DSGVO: Ein Muss für Unternehmen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt hohe Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Mitarbeiterdaten korrekt, aktuell und sicher gespeichert werden. Eine digitale Personalakte bietet hier entscheidende Vorteile:

• Sichere Speicherung durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen
• Einhaltung von Aufbewahrungsfristen durch automatisierte Löschregeln
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Datenverarbeitung

Wird die digitale Personalakte ab 2026 nun zur Pflicht?

Eine gesetzliche Pflicht zur Einführung einer digitalen Personalakte gibt es bisher nicht. Allerdings gibt es zunehmend gesetzliche Anforderungen, die Unternehmen zur Digitalisierung ihrer Personalverwaltung drängen. Dazu gehört unter anderem die Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO und neue Vorgaben zur Lohntransparenz. Viele Arbeitgeber bewahren weiterhin Dokumente in Papierform auf, obwohl es zunehmend erforderlich wird, auf digitale Personalakten umzusteigen.

Für Beamte gibt es spezifische gesetzliche Vorgaben, die im Bundesbeamtengesetz festgelegt sind. Diese schreiben vor, dass für jeden Beamten eine Personalakte geführt werden muss, was die Relevanz der digitalen Personalakte im öffentlichen Dienst unterstreicht.

Außerdem setzen viele Unternehmen auf digitale Lösungen, um Prozesse effizienter zu gestalten. Wer langfristig wettbewerbsfähig bleiben will, sollte daher frühzeitig auf eine digitale Personalakte umstellen.

Vorteile der digitalen Personalakte

Die Digitalisierung der Personalverwaltung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Insbesondere die Verwaltung von Dokumenten wird durch die digitale Personalakte erheblich vereinfacht. Zu den Vorteilen der digitalen Personalakte gehören:

• Kosteneinsparungen: Weniger Papier, weniger Lagerkosten, weniger Verwaltungsaufwand
• Schnellere Prozesse: Dokumente sind sofort verfügbar, was Bearbeitungszeiten verkürzt
• Bessere Datensicherheit: Automatisierte Backup-Lösungen und Zugriffsrechte verhindern Datenverluste
• Ortsunabhängiger Zugriff: Personalverantwortliche können jederzeit und von überall auf relevante Dokumente zugreifen

Die Personalabteilung profitiert besonders von der Digitalisierung und Automatisierung der Personalverwaltung, da sie von Routinearbeiten entlastet wird und sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren kann. Die digitale Personalakte spielt eine zentrale Rolle im Personalmanagement, indem sie sämtliche Unterlagen von Angestellten digital erfasst, speichert und verarbeitet.

Inhalt und Aufbau: Unterlagen und Daten

Eine digitale Personalakte enthält alle Dokumente, die mit dem Dienstverhältnis eines Mitarbeiters in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Dazu gehören Informationen wie Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit und andere relevante Daten. Der Aufbau der digitalen Personalakte ist nicht gesetzlich festgelegt. Es ist jedoch wichtig, alle relevanten Daten in strukturierter digitaler Form bereitzustellen, um die Effizienz und Transparenz im Personalmanagement zu gewährleisten. Eine klare Struktur und die leichte Zugänglichkeit der Unterlagen und Daten sind jedoch entscheidend, um die Effizienz und Transparenz im Personalmanagement zu gewährleisten.

Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten sind in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen geregelt. Diese Fristen variieren je nach Art der Unterlagen und den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen.

• Arbeitsrecht: Nach den arbeitsrechtlichen Vorschriften müssen Personalakten in der Regel 10 Jahre nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aufbewahrt werden. Dies umfasst alle relevanten Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, wie Arbeitsverträge, Abmahnungen und Kündigungsschreiben.
• Steuerrecht: Steuerrelevante Unterlagen, die in der digitalen Personalakte enthalten sind, unterliegen ebenfalls einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind. Dazu gehören beispielsweise Lohnabrechnungen und Steuerbescheinigungen.
• Sozialversicherungsrecht: Sozialversicherungsunterlagen müssen ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt ebenfalls mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind. Dazu zählen Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung.

Einführung und Umsetzung: Software und Tools

Die Einführung einer digitalen Personalakte erfordert die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung, die die Anforderungen des Unternehmens erfüllt. Es gibt verschiedene Software-Tools auf dem Markt, die die digitale Personalakte unterstützen, wie zum Beispiel HR-Software oder Dokumentenmanagementsysteme. Wichtig ist, dass die gewählte Software sicher, skalierbar und benutzerfreundlich ist. Die Umsetzung der digitalen Personalakte sollte von einem erfahrenen Team durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind und die Integration reibungslos verläuft.

Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats

Der Betriebsrat spielt eine wichtige Rolle bei der Einführung und Anwendung der digitalen Personalakte. Nach dem Betriebsverfassungsgesetz hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

• Beteiligung des Betriebsrats: Der Betriebsrat muss bei der Einführung und Anwendung der digitalen Personalakte beteiligt werden. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber den Betriebsrat frühzeitig über die geplante Einführung informieren und seine Zustimmung einholen muss. Der Betriebsrat hat das Recht, die digitale Personalakte zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie den arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorschriften entspricht.
• Überprüfung und Kontrolle: Der Betriebsrat hat das Recht, die digitale Personalakte regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und sicher gespeichert werden. Er kann auch Maßnahmen vorschlagen, um die Datensicherheit zu verbessern und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.

Die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat ist entscheidend für die erfolgreiche Einführung und Anwendung der digitalen Personalakte. Durch eine enge Zusammenarbeit können mögliche Konflikte vermieden und die Vorteile der digitalen Personalakte optimal genutzt werden.

Unternehmen und Personalakten: Welche Unternehmen profitieren besonders?

Besonders Unternehmen, die eine große Anzahl von Mitarbeitern verwalten oder mehrere Standorte haben, profitieren von digitalen Personalakten. Digitale Personalakten ermöglichen eine effiziente Verwaltung von Personaldaten und bieten signifikante Kosteneinsparungen sowie eine Zeitersparnis für HR-Teams. Auch Firmen, die Remote-Arbeit oder flexible Arbeitszeiten ermöglichen, profitieren von der orts- und zeitunabhängigen Verfügbarkeit der Dokumente. Die digitale Personalakte kann auch für kleinere Unternehmen eine gute Lösung sein, um die Personalprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Es ist wichtig, dass das Unternehmen die Anforderungen an die digitale Personalakte genau definiert und die richtige Softwarelösung auswählt, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Effizienzsteigerung durch digitale Personalakten

Die digitale Personalakte erleichtert die Arbeit der Personalabteilungen erheblich. Mit ihr können Dokumente zentral und digital gespeichert werden, was den Zugriff auf wichtige Informationen beschleunigt und vereinfacht. Die Zeiten, in denen Personalmanager durch Papierstapel wühlen mussten, um eine bestimmte Akte zu finden, sind vorbei. Die digitale Personalakte ermöglicht es, benötigte Dokumente innerhalb von Sekunden zu finden und zu bearbeiten.

Sicherheit und Datenschutz

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der digitalen Personalakte ist die erhöhte Sicherheit und der verbesserte Datenschutz. Papierakten können leicht verloren gehen oder beschädigt werden, während digitale Dokumente sicher in der Cloud oder auf Servern gespeichert werden können. Durch die Verwendung von Verschlüsselung und sicheren Zugangskontrollen wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben.

Gesetzliche Anforderungen und Compliance

Die Pflicht zur digitalen Personalakte wird auch durch gesetzliche Vorgaben und Compliance-Regelungen unterstützt. Viele Länder haben mittlerweile Vorschriften erlassen, die eine sichere und ordnungsgemäße Verwaltung von Personaldaten fordern. Mit einer digitalen Personalakte können Unternehmen sicherstellen, dass sie diesen Anforderungen gerecht werden. Außerdem wird die Nachverfolgbarkeit und Transparenz bei der Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten verbessert, was bei Audits und rechtlichen Überprüfungen von Vorteil ist.

Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit

Der Umstieg auf die digitale Personalakte trägt auch zur Umweltfreundlichkeit bei. Die Reduzierung des Papierverbrauchs ist ein wichtiger Schritt in Richtung nachhaltiges Arbeiten. Unternehmen, die auf digitale Lösungen setzen, leisten einen Beitrag zum Umweltschutz und reduzieren ihren ökologischen Fußabdruck.

Kostenersparnis durch Digitalisierung

Die Einführung einer digitalen Personalakte kann zudem zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Die Kosten für Papier, Drucker und Lagerung von physischen Akten entfallen. Außerdem kann die Effizienzsteigerung und Zeitersparnis durch digitale Prozesse die Produktivität der Personalabteilung erhöhen und so indirekt Kosten senken.

Fazit: Die digitale Personalakte als unverzichtbares Tool

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die digitale Personalakte Pflicht für jedes moderne Unternehmen ist. Sie bietet zahlreiche Vorteile, darunter Effizienzsteigerung, erhöhte Sicherheit, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Umweltfreundlichkeit und Kostenersparnis. Unternehmen, die noch nicht auf eine digitale Lösung umgestellt haben, sollten dies dringend in Betracht ziehen.

Die digitale Personalakte ist nicht nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit in der heutigen Geschäftswelt. Sie ermöglicht eine moderne und effiziente Verwaltung von Personaldaten und trägt dazu bei, die Anforderungen des digitalen Zeitalters zu erfüllen. Unternehmen, die auf die digitale Personalakte umsteigen, sind besser gerüstet für die Zukunft und können ihre Personalprozesse optimieren.

Für weitere Informationen zur digitalen Personalakte und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen einführen können, besuchen Sie unsere Seite digitale Personalakte. Hier finden Sie umfassende Informationen und praktische Tipps zur Implementierung und Nutzung digitaler Personalakten.

Die Zukunft der Personalverwaltung ist digital – und die digitale Personalakte spielt dabei eine zentrale Rolle. Setzen Sie auf die Vorteile der Digitalisierung und machen Sie die digitale Personalakte zur Pflicht in Ihrem Unternehmen.

Fazit: Jetzt auf die digitale Personalakte umsteigen

Auch wenn die digitale Personalakte ab 2026 nicht zwingend vorgeschrieben ist, sollten Unternehmen nicht auf ihre Vorteile verzichten. Die DSGVO und wachsende Anforderungen an eine moderne Personalverwaltung machen die Digitalisierung unvermeidlich. Wer jetzt handelt, profitiert von effizienteren Prozessen und mehr Sicherheit für sensible Mitarbeiterdaten.

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