Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie wir Personalakten verwalten, revolutioniert. Digitale Personalakten bieten viele Vorteile wie Platzersparnis, schnellen Zugriff und erhöhte Sicherheit. Um jedoch das volle Potenzial auszuschöpfen, ist es wichtig, bewährte Methoden zu befolgen. In diesem Beitrag erfährst du, welche Best Practices du bei der Verwaltung digitaler Personalakten beachten solltest.

1. Wähle die richtige Software

Die Grundlage für eine effiziente Verwaltung digitaler Personalakten ist die Wahl der richtigen HR-Software. Achte darauf, dass die Software folgende Eigenschaften aufweist:

• Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein.
• Sicherheit: Achte auf Funktionen wie Verschlüsselung, Zugriffsrechte und regelmäßige Sicherheitsupdates.
• Integration: Die Software sollte sich nahtlos in deine bestehenden Systeme integrieren lassen.
• Skalierbarkeit: Stelle sicher, dass die Software mit deinem Unternehmen mitwachsen kann.

Ein empfehlenswertes Tool ist unsere Hoorayapp, eine Lösung, die sich durch folgende Eigenschaften auszeichnet:

• Benutzerfreundlichkeit: Hooray ist intuitiv und einfach zu bedienen, sodass sich deine Mitarbeiter schnell zurechtfinden.
• Sicherheit: Die Software bietet starke Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffsrechte und regelmäßige Sicherheitsupdates, um sensible Daten zu schützen.
• Integration: Hooray lässt sich nahtlos in deine bestehenden Systeme integrieren, was die Arbeitseffizienz erhöht.
• Skalierbarkeit: Stelle sicher, dass die Software mit deinem Unternehmen mitwachsen kann. Hooray ist skalierbar und passt sich den wachsenden Anforderungen deines Unternehmens an.

2. Sicherheitsmaßnahmen implementieren

Der Schutz sensibler Mitarbeiterinformationen hat oberste Priorität. Hier sind einige Sicherheitsmaßnahmen, die du implementieren solltest:

• Zugriffsrechte: Lege fest, wer auf welche Daten zugreifen kann. Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf sensible Informationen haben.
• Verschlüsselung: Verschlüssele alle Daten, sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung.
• Passwortschutz: Verwende starke Passwörter und ändere diese regelmäßig. Setze Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ein, um die Sicherheit zu erhöhen.
• Regelmäßige Backups: Führe regelmäßige Backups durch und stelle sicher, dass diese an einem sicheren Ort gespeichert werden.

3. Ordnung und Struktur schaffen

Eine gute Organisation ist entscheidend für die effiziente Verwaltung digitaler Personalakten und HR-Prozessen. Befolge diese Schritte, um Ordnung und Struktur zu schaffen:

• Standardisierte Dateinamen: Verwende einheitliche und aussagekräftige Dateinamen, um das Auffinden von Dokumenten zu erleichtern.
• Ordnerstruktur: Erstelle eine klare und logische Ordnerstruktur. Sortiere die Akten nach Kategorien wie „Verträge“, „Gehaltsabrechnungen“ und „Bewertungen“.
• Metadaten: Nutze Metadaten, um Dokumente zu kategorisieren und zu durchsuchen. Zu den Metadaten können beispielsweise das Erstellungsdatum, der Dokumenttyp und der Mitarbeitername gehören.

4. Regelmäßige Schulungen

Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter, die mit den digitalen Personalakten arbeiten, regelmäßig geschult werden, um die Effizienz und Transparenz in der täglichen HR-Arbeit zu steigern. Schulungen sollten folgende Themen abdecken:

• Sicherheitsrichtlinien: Informiere über die Bedeutung von Sicherheitsmaßnahmen und wie diese umzusetzen sind.
• Software-Nutzung: Schule die Mitarbeiter im Umgang mit der verwendeten Software und halte sie über Updates und neue Funktionen auf dem Laufenden.
• Best Practices: Vermittle bewährte Methoden zur Organisation und Verwaltung der digitalen Personalakten.

5. Einhaltung rechtlicher Vorschriften

Die Verwaltung einer Personalakte unterliegt strengen gesetzlichen Vorschriften. Achte darauf, dass du alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhältst, einschließlich:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Stelle sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten den Anforderungen der DSGVO entspricht.
• Aufbewahrungsfristen: Beachte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente. Vernichte Dokumente sicher, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
• Datensicherheit: Erfülle alle gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf die Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten.

6. Automatisierung nutzen

Nutze Automatisierungstools, um die Verwaltung der digitalen Personalakte zu erleichtern und effizienter zu gestalten:

• Workflow-Automatisierung: Automatisiere wiederkehrende Aufgaben wie die Genehmigung von Urlaubsanträgen oder die Erstellung von Gehaltsabrechnungen.
• Benachrichtigungen und Erinnerungen: Richte automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen ein, um sicherzustellen, dass wichtige Fristen und Aufgaben nicht übersehen werden.
• Dokumenten-Scanning: Verwende OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um Papierdokumente zu digitalisieren und durchsuchbar zu machen.

7. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung

Überprüfe und aktualisiere regelmäßig dein HR-System und deine Prozesse zur Verwaltung digitaler Personalakten. Hier sind einige Tipps:

• Audits: Führe regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass alle Prozesse den Sicherheits- und Datenschutzanforderungen entsprechen.
• Feedback einholen: Sammle Feedback von den Mitarbeitern, die mit den Personalakten arbeiten, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
• Aktualisierungen: Halte die Software und Sicherheitsmaßnahmen stets auf dem neuesten Stand. Reagiere auf neue Bedrohungen und passe die Sicherheitsstrategien entsprechend an.

Fazit

Die Einführung der digitalen Personalakte bietet viele Vorteile, erfordert jedoch sorgfältige Planung und Umsetzung. Indem du die oben genannten Best Practices befolgst, kannst du sicherstellen, dass deine digitalen Personalakten sicher, effizient und rechtskonform verwaltet werden. Investiere in die richtige Software, implementiere starke Sicherheitsmaßnahmen und halte dich stets über rechtliche Anforderungen und technologische Entwicklungen auf dem Laufenden. So stellst du sicher, dass dein Unternehmen von den Vorteilen der Digitalisierung voll profitieren kann.

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