Bij HoorayHR weten we als geen ander hoe moeilijk het is deadlines te halen met alle hectiek die bij een Start up komt kijken. Met HoorayHR lanceren wij bijna elke 2 weken wel weer een nieuwe feature, integratie of update. We zijn geen corporate met 100 man personeel maar weten meestal toch onze doelen behalen. Onder andere de juiste tooling, zoals project tools, kan je als startup of MKB bedrijf bij helpen.

We spraken met Guido Schilperoort van de startup GETSCOPE. Hij deelt graag zijn kennis over het belang van project tools om je doelen te behalen. 

Guido van GETSCOPE: Projectmanagement in een nutshell

Op een dag zit je in een projectteam. Je manager heeft een goed idee bedacht, of misschien was het de CEO wel, of die overijverige collega van de marketing afdeling. Er moest een app worden gelanceerd, een nieuwe website komen of misschien een campagne voor een nieuwe product dat volgende maand uitkomt. Er werd een projectteam geformeerd, een kick-off gehouden en de chief in person kwam speciaal uit zijn kantoor met een fles champagne om de heugelijke aftrap te vieren.

Tot zover misschien erg herkenbaar en ook niet heel veel nieuws. Er zijn legio voorbeelden te bedenken van projecten. Groot of klein, complex met veel stakeholders, of complex vanwege het absurde idee om snel iets te lanceren binnen weinig tijd en weinig budget. 

Wanneer je echter  een project heel plat slaat bestaat een project uit taken en werkzaamheden die door één of meer personen moeten worden gedaan met een zekere einddatum. 

In het daarop volgende project symbiose die ontstaat zijn er een hoop manieren om het project op een goede gestructureerde manier aan te pakken en er zijn een hoop manieren om dit grondig te verpesten. Het verpesten leidt in de praktijk vervolgens tot een uitloop van tijd en of van kosten, heeft impact op de kwaliteit van het project doel en niet geheel onbelangrijk, op het moraal van het team. 

In de 17 jaar dat ik nu meedraai in het digitale wereldje heb ik een hoop projecten zien starten met de beste intenties maar die uiteindelijk uitliepen op een groot fiasco.

De samenstelling van het projectteam zelf draagt vaak bij aan het uitblijven van het succes van een project.

Het team  is niet altijd helemaal op elkaar ingespeeld of heeft een duidelijk gemis aan senioriteit op cruciale posities. Een ander puntje is de project scope die soms zo vloeibaar is als water, of gewoon weg te vaag om iets concreets van te kunnen maken. 

Een bovenmatig ambitieuze planning ingezet door de sales manager die na een partijtje golf met de klant en een lekkere wijnlunch toch net iets te opportunistisch was over de zogenaamde innovatieve techniek van het bedrijf is ook iets wat ik vaak heb meegemaakt. 

Een ander onbelicht aspect dat zeker niet bijdraagt aan het succes van een project is het ontbreken van een goede project tool. Een tool is vaak een eng woord waarbij de gedachte is dat het software is wat je dwingt om op een bepaalde manier te werken, en die vaak symbool staat voor administratieve rompslomp.  

Ik zal in onderstaande 4 punten uitleggen waarom een  (online) project tool je toch kan helpen bij het behalen van je project resultaat en helemaal niet zo dwingend is als het lijkt.

1. Project tools bieden structuur en overzicht

Firma open deuren: maar echt!  Probeer maar eens structuur aan te brengen in een muur vol met gele post-its die met een temperatuur van 20 graden plus van de muur dwarrelen.

Excel is vaak geen goed alternatief voor het maken van een planning of het aanbrengen van structuur. Excel is heel bewerkelijk, en zodra je er met meer dan 1 persoon in werkt vereist dit goed versiebeheer en afstemming. 

Planning is één van de belangrijkste features in een project tool om al je ingeplande taken en deadlines te bekijken en bij te houden. Dus essentieel voor je project om  een goede planning te hebben. Dat gaat toch echt het beste met een project tool. 

Daarnaast komt je Kanban board toch echt meer tot leven in een digitale omgeving! Het is fijn voor de klant en de mensen die thuis werken dat ze niet iedere dag op de gemailde foto van het board van de project eigenaar hoeven te wachten om te zien wat ze moeten doen.

2. Project tools zorgt voor efficiency

Efficiency zit in heel veel verschillende zaken. Efficiency is al als het aantal vergaderingen of meetings van 5 naar 1 per dag kan worden teruggebracht omdat iedereen weet wat ze moeten doen omdat het duidelijk en overzichtelijk in je online tool staat. 

Efficiency is rustig kunnen doorwerken omdat er niet ieder uur een projecteigenaar in je nek staat te hijgen met de vraag of je nu eindelijk eens klaar bent met je taak. Efficiency zit hem in het feit dat je op tijd naar huis kan omdat je al je werkzaamheden die je voor die dag hebt ingepland af hebt gekregen, en misschien zelfs nog iets extra’s.  En die efficiency behaal je door met zn allen naar 1 omgeving te kijken waar alle werkzaamheden en deadline en subtaken in staan die iedereen moet doen en ook zelf bijhoudt. 

Met 1 omgeving  is er ten allen tijden overzicht  en voortgang is inzichtelijk wordt gemaakt. Ook krijg je een beter beeld van de werkzaamheden die aandacht behoeven of over tijd zijn . En laat dat laatste nu een reden zijn dat projecten vaak niet binnen de deadline worden opgeleverd.

3. Project tools zijn er altijd

Dat klinkt mooi hé?  Dat is het zeker ook. Zolang de baas de internet rekening betaalt is je project tool er.  24/ 7 en 365 dagen per jaar. Dat is op zich toch een fijne gedachte. Maar zonder gekheid: een project tool geeft een klein stukje houvast!  Geen zorgen meer als je een keer thuis werkt en je to do boekje nog op kantoor ligt.  Je weet gewoonweg altijd wat je moet doen. 

Een goede project tool is de basis van de dag.  Het is het eerste dat geopend wordt als je je dag begint en je computer opstart. Vanuit je dashboard zie je meteen de werkzaamheden waar je actie op moet ondernemen, het zorgt voor je navigatie binnen het project en geeft precies aan waar je staat. 

4. Een tool ondersteunt samenwerken

Goede communicatie en samenwerking draagt bij aan het succes van het project.

Dit zou dan ook zonder meer onderdeel van de project tool moeten zijn. Uiteindelijk is een project tool een hulpmiddel en niet de holy grail. Een project tool maakt geen design en schrijft ook geen code , noch bouwt het een product of organiseert het een event. Een project tool ondersteunt het projectteam met handige insights, en biedt structuur en overzicht.

Uiteindelijk gaat het om het samenwerken als team!

Een team bestaande uit mensen met een bepaalde kennis die voor de duur van het project samenwerken. Onder die samenwerking zit de constante factor van de project tool die het team in zijn geheel als lijm met elkaar verbindt. Dus doe er vooral je voordeel mee, probeer eens een projecttool en kijk wat het voor je kan doen!