Hoewel het storend kan zijn als je medewerkers op korte termijn vakantie uren opnemen, kan het aanmoedigen van het nemen van vrije dagen en eventueel extra vakantiedagen op lange termijn voor jou als ondernemer veel voordelen hebben. Hoe stimuleer je dat medewerkers verlof opnemen en wat zijn de voordelen ervan? Hoe zit het met het opnemen van extra vakantie uren, wettelijke vakantiedagen en bovenwettelijke vakantiedagen? Dat bespreken we in deze blog!

Minder stress, minder burn-out en een hogere arbeidsproductiviteit. Wij hoeven je niet te vertellen dat vrij nemen stress vermindert. We schreven hier ook eerder over in de blog ‘Waarom genoeg vakantie beter is voor werknemers én werkgevers‘. Uitgeruste medewerkers zijn veel productiever, dan dat zij continu maar doorwerken. Het is onder veel werknemers onduidelijk hoeveel vakantiedagen er opgenomen kunnen worden , hoe het werkt met extra vakantie-uren en wat er wel en niet moet worden vastgesteld in de arbeidsovereenkomst.

Wettelijke- en bovenwettelijke vakantiedagen

Er bestaat een duidelijk onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen en vakantie uren. Werknemers bouwen elk jaar een bepaald aantal vakantiedagen op, waarbij het minimum aantal vakantie uren gebaseerd is op de wettelijke vakantiedagen. Het aantal uren wat een werknemer per week werkt, moet vermenigvuldigt worden met vier, wat betekent dat een fulltime werknemer tenminste recht heeft op vier weken vakantie per jaar. Als je werkt, is dit dus een makkelijke manier waarop je vakantiedagen opbouwt.

Bovenwettelijke vakantiedagen

Naast het wettelijke aantal vakantiedagen, kunnen werknemers ook recht hebben op bovenwettelijke vakantiedagen. Bovenwettelijke vakantiedagen bieden werknemers meer flexibiliteit en de mogelijkheid om bovenop hun wettelijk recht op vakantie, nog een aantal extra dagen vrij te krijgen, door de extra vakantie uren die in het contract zijn opgenomen. Deze bovenwettelijke vakantiedagen krijg je als werknemer niet zomaar, want dit moet worden vastgesteld in de arbeidsovereenkomst of cao.

Verval van vakantiedagen

Belangrijk om te weten is dat wettelijke vakantiedagen vervallen als ze niet binnen anderhalf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd worden opgenomen. Bovenwettelijke vakantiedagen hebben over het algemeen een langere vervaldatum, deze termijn staat ook in de arbeidsovereenkomst of cao. Het vervaltermijn benadrukt het belang voor werknemers om regelmatig je wettelijke vakantiedagen, maar ook je bovenwettelijke vakantiedagen op te nemen en je wettelijke vakantie uren goed bij te houden, je wilt toch geen vrije dagen kwijt!

Verlofdagen opnemen; voordelen voor je werknemers

Als werkgever biedt het aanmoedigen van je werknemers om vakantiedagen op te nemen meerdere voordelen. Werknemers die gebruik maken van zowel wettelijke vakantiedagen als bovenwettelijk vakantiedagen verminderen het ziekteverzuim, omdat medewerkers de kans krijgen om te ontspannen en te herstellen.

Verminder het personeelsverloop

Het stimuleren van vakantiedagen opnemen helpt het personeelsverloop te verminderen. Een bedrijfscultuur die het gebruik van bovenwettelijke vakantie-uren en wettelijke vakantiedagen promoot, houdt de medewerkerstevredenheid hoog, waardoor ze minder geneigd zijn om van baan te wisselen. Het aanbieden van langdurend zorgverlof en/of aanvullend geboorteverlof, in comnbinatie met de stimulering van het opnemen van vrije dagen, zorgt voor een fijne en relaxte bedrijfscultuur van werknemers.

Ophoping vakantiedagen

Bij veel bedrijven ontstaat er door een ophoping van vakantiedagen aan het eind van het kalenderjaar een uitdaging van wettelijke vakantiedagen die kunnen vervallen. Als medewerkers niet worden aangemoedigd om het hele jaar door verlof op te nemen, zullen ze later in het verlofjaar te veel verlofdagen hebben, waardoor je de onmogelijke taak krijgt om al die verlofaanvragen in één keer te regelen.

Hoe stimuleer je jouw medewerkers om meer vakantiedagen op te nemen

Het opnemen van voldoende vakantiedagen is een uitdaging. De manier waarop je dit probleem moet oplossen, hangt af van de oorzaak. Het kan zijn dat medewerkers te veel werk ervaren en niemand hebben om hen te vervangen. In dat geval kun je kijken of je de werkverdeling kunt aanpassen, in gesprek gaan of de werkdruk echt zo hoog is of in het uiterste geval meer personeel aannemen.

Het kan uiteraard ook zijn dat het in de bedrijfscultuur is geslopen om vooral hard door te werken met elkaar. Hard werken is gaaf om te doen met elkaar; het geeft een teamgevoel, energie en een gezamenlijke drive om te bouwen aan het bedrijf. Het grote risico is hier echter dat werknemers niet toe komen aan rust en ontspanning, wat na een periode van hard werken minstens zo belangrijk is.

Hieronder een aantal tips die wij elk jaar aanpakken om het opnemen van vakantiedagen aan te moedigen.

Moedig teammanagers (of jijzelf als ondernemer) aan om jaarlijkse vakantie te boeken

Culturele veranderingen vinden sneller plaats als degenen aan de top laat zien dat het goed goed is om verlof op te nemen. Praat openlijk over de voordelen van het opnemen van vakantie op kantoor of via het berichtenplatform van je werk.

Zorg daarnaast dat medewerkers simpel kunnen zien hoeveel verlof zij hebben en attendeer hen er op als verlofbudgetten nog niet op zijn. Sommige ondernemers en HR managers geven nog altijd de voorkeur aan Excel, maar biedt een handige verlofapp zoals HoorayHR je de juiste inzichten in het resterende verlofsaldo van werknemers. Stuur regelmatig een herinnering naar je team over het aantal vakantiedagen dat ze nog kunnen opnemen in het verlofjaar. Verlof stimuleren is hierdoor zeer eenvoudig, gezien je met één opslag kunt inzien wie van de werknemers nog erg veel vakantiedagen te besteden hebben.

Maak het gemakkelijker om verlof te boeken

Gebruik verlofsoftware dat werknemers van thuis, op het werk of elders kunnen raadplegen, en waarbij  teammanagers automatisch een verlofaanvraag kan goed- of afkeuren. Zo maak je het eenvoudig om verlof op te nemen, ook als een medewerker bijvoorbeeld onderweg is in de trein. Goede verlofsoftware, inclusief een mobiele verlof app, helpt echt bij het opnemen en bijhouden van vakantiedagen en zorgt ervoor dat medewerkers altijd toegang hebben tot de verlof data.

Versoepel de regels rond het boeken van verlof en kondig dit aan.  Als je bijvoorbeeld vroeg om alle verzoeken een maand van tevoren in te dienen, laat het personeel dan weten dat je dit terugbrengt tot één week. Kijk welk effect dit heeft op de opname.

Stimuleer een lange(re) vakantie

Hoe zorg je ervoor dat werknemers vakantie uren opnemen? Uiteraard is er geen minimum aantal vakantiedagen dat een werknemer moet opnemen bij een verlofaanvraag. Wel zou je ervoor kunnen kiezen om een langere vakantie te stimuleren binnen het team. Wanneer werknemers één week vrij zijn, voelen zij zich pas echt even vrij en kunnen de werkzaamheden losgelaten worden. Bij een langere periode komt de werknemer nog meer tot rust en is er tijd voor ontspanning.

Moedig vooral aan om uren op te nemen in een langere periode, zodat de werknemer ook een langere tijd kan genieten van de vakantie. Dit biedt een voordeel voor de werknemer om volledig tot rust te komen, maar ook voor jou omdat de werknemer meer vakantie uren opneemt!