Het goed bijhouden van verlof is een heel karwei. Zeker als je team groeit zie je soms door de bomen het bos niet meer. In het begin weet je exact wie wanneer vrij is en kijk je even in de agenda. Maar wanneer is het tijd om het bijhouden van vakantiedagen te automatiseren? En waar moet je opletten bij het kiezen van een verlofregistratiesysteem? In deze blog helpen we je een handje.

Signalen wanneer het tijd is voor een verlofregistratiesysteem

Allereerst is het goed om te controleren of je klaar bent voor een verlofregistratiesysteem. Bij twee medewerkers overzie je het uiteraard nog en kan het zonde van het geld zijn om een systeem aan te schaffen.

Signalen wanneer het tijd is voor een verlofregistratiesysteem zijn:

1. Verlofbudgetten kloppen niet meer
2. Verlofaanvragen worden niet bijgehouden
3. Je krijgt vragen van medewerkers over wettelijk en bovenwettelijk verlof
4. Collega’s willen hun verlofsaldo zelf in kunnen inzien
5. Opeens is een collega met vakantie, terwijl je dit niet wist.
6. Medewerkers willen verlof laten uitbetalen, maar je weet niet of de saldo’s kloppenEn nog belangrijker; je wil je tijd aan jouw bedrijf besteden

Vijf aandachtspunten bij selecteren verlofregistratiesysteem

Bij het kiezen van verlofsoftware is het belangrijk om een oplossing te kiezen die nu jouw problemen oplost. Daarnaast dient de tool de komende jaren mee te groeien met jouw ambities. Gaat je bedrijf de komende drie jaar flink groeien, dan is een goede basis belangrijk. Een aantal factoren die je kunt afwegen in de keuze die je maakt staan hieronder uitgelicht.

Gratis verlofregistratie- (Excel) vs betaalde verlofregistratiesysteem

Als je net begint met je bedrijf en je bedrijf begint net met groeien dan wil je zoveel mogelijk overheadkosten vermijden. Uiteraard slim, want elke euro die je niet uitgeeft heb je direct verdient. Maar je voelt het al aankomen; dit is soms wel duurkoop.
Je kunt voor jouw verlofregistratie kiezen voor een gratis excel verlof spreadsheet. Dit zorgt er tijdelijk voor dat jouw problemen opgelost lijken. Het nadeel is wel dat deze oplossing nog steeds handmatig werk vereist en discipline in het bijhouden van alles. Hierdoor zul je zien dat verlofbudgetten na verloop van tijd niet meer kloppen. En medewerkers vragen gaan stellen en je er alsnog meer tijd aan kwijt bent. Een betaalde verlofsoftware oplossing hoeft niet de wereld te kosten; voor een paar euro per medewerker per maand heb je een goede tool die alles voor jou doet.

Enkel verlofproces automatiseren vs meerdere HR processen automatiseren

Wil je alleen je verlofprocessen stroomlijnen met een verlofregistratiesysteem? Of ook meteen zorgen dat de belangrijkste HR processen geautomatiseerd zijn? Als MKB’er heb je namelijk meer processen dan alleen verlofregistratie waar een hoop geld in verloren kan gaan. Denk aan contracten die je vergeet op te zeggen of te verlengen, losse documenten die je kwijt raakt op je computer of de gezamenlijke Drive, het correct onboarden van medewerkers of rondslingerende bonnetjes van declaraties. Door enkel te focussen op verlofsoftware ontneem jij jezelf als ondernemer de kans om echt een verschil te maken voor je organisatie. Weeg daarom verlofsoftware af tegen HR oplossingen waarin verlofregistratie beschikbaar is. Dit is uiteindelijk waarom wij HoorayHR ontwikkeld hebben, zodat we ondernemers echt kunnen ontzorgen in hun HR processen.

Simpel verlofbudget vs wettelijke correct verlof

Veel verlofregistratiesystemen houden enkel rekening met een simpel verlofbudget. Een simpel verlofbudget is een verlofbudget dat bestaat uit één potje die je jaarlijks zelf moet beheren. Met één simpel verlofpotje in je verlofregistratiesysteem is het lastig om te voldoen aan alle wettelijke eisen die er zijn voor verlof. Check vooral of het verlofsysteem dat je wilt kiezen ook slimme potjes bevat. Slimme verlofbudgetpotjes maken onderscheidt tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof en houden rekening met verschillende vervaldata van het verlof.

Verlofsoftware voor lokaal vs internationaal team

Een ander aspect om rekening mee te houden is of je op zoek bent naar een verlofregistratiesysteem die enkel geschikt is voor Nederland, of ook voor andere landen/talen. Heb je bijvoorbeeld medewerkers uit het buitenland in dienst? Dan is het waardevol als de verlofsoftware in andere talen beschikbaar is. Heeft je bedrijf ook vestigingen in het buitenland, dan is het waardevol om te kijken hoe de wetgeving van die landen wordt ondersteund.

Verlofapp voor medewerkers vs geen toegang voor medewerkers

Tot slot is het goed om na te denken of je wilt dat medewerkers zelf hun verlof kunnen regelen. Met een Excel is dit bijvoorbeeld niet mogelijk; deze is niet voor iedereen toegankelijk. En mocht je een Excel met verlof toch toegankelijk maken voor het hele bedrijf, dan loop je tegen privacy en AVG problemen aan.
Om te zorgen dat medewerkers eenvoudig verlof kunnen bijhouden is het slim om te kijken of het verlofregistratiesysteem dat je wilt kiezen ook daadwerkelijk een verlofapp heeft. Met een verlofapp kunnen medewerkers direct vanaf hun mobiele telefoon verlof aanvragen. Fijn voor de medewerker en handig voor jou als ondernemer; je hoeft zelf alleen nog op goedkeuren te klikken!

Wanneer kiezen voor het verlofregistratiesysteem van HoorayHR?

Met de verlofsoftware van HoorayHR kies je niet alleen voor de beste verlofregistratie software van Nederland, maar stroomlijn je direct al je HR processen. Kies voor HoorayHR als je de volgende doelen wilt bereiken:

1. Een betaalbare verloftool zonder implementatiekosten
2. Inclusief handige HR features in het verlofregistratiesysteem
3. Alle verlofbudgetten automatisch berekend en volgens wettelijke voorschriften
4. Meertalige ondersteuning, dus ook handig voor buitenlandse collega’s
5. Handige verlofapp voor medewerkers
6. AVG proof HR administratie
7. Hooggewaarde support; we helpen je echt verder

Nieuwsgierig? Probeer HoorayHR 14 dagen helemaal gratis.