Op welke manier houdt jij je verlofdagen bij? Vele ondernemers kiezen er nog altijd voor om vakantiedagen bij te houden in Excel, terwijl we de laatste tijd ook zien dat deze processen veel meer worden geautomatiseerd. Ondernemers stappen over van een verlofregistratie template in Excel naar een slimme HR tool. HoorayHR biedt jou het perfecte alternatief, waarbij je naast de verlofregistratie ook de rest van de HR processen stroomlijnt!

Vakantiedagen bijhouden in Excel: de voordelen

Als ondernemer komt er een moment dat het team gaat groeien. Het team groeit uit van één medewerker naar twee tot misschien wel vijf medewerkers. In eerste instantie houd je wellicht vakantiedagen bij in de agenda, maar verandert dit al snel op het moment dat je 5 tot 10 medewerkers in dienst hebt. Zodra het team groeit verlies je erg snel het overzicht. Je zou ervoor kunnen kiezen om het verlof bij te houden in Excel. Met een verlof Excel template houdt je de verlofuren en het opgenomen verlof saldo per medewerker bij. Het optuigen van een verlofregistratie in Excel is dus erg simpel, maar is het verlof Excel template nu wel zo betrouwbaar?

Verlofregistratie in Excel: de nadelen

Het voordeel van Excel is dat iedereen een spreadsheet kan realiseren. Of het nu in Excel, Google Spreadsheets of Dropbox is, vaak beschik je al over deze programma’s. Er zijn echter wel nadelen bij het verlof bijhouden in Excel, waardoor dit geen optie is die wij graag zouden aanbevelen. Er kan namelijk erg veel mis gaan bij een verlofregistratie in Excel, waardoor je hier veel tijd aan kwijt zult zijn. Wij hebben een aantal nadelen voor je verzameld:

• Verlofbudgetten nauwkeurig calculeren is lastig (contracten, uitsplitsen wettelijk en bovenwettelijk verlof, vervaltermijnen, etc.)
• Een gedeelde verlofregistratie Excel met alle data kan de privacy schenden van je medewerkers en is dit niet AVG-proof.
  Check ook de blog ‘Maak je HR administratie AVG proof’.
• Medewerkers hebben niet eenvoudig toegang tot de Excel. Er is geen inzicht in het verlofbudget, medewerkers zien niet hoe het verlofsaldo is berekend en is er niet te zien wanneer het verlofsaldo verloopt.
• Vakantiedagen bijhouden in Excel kost erg veel tijd. Formules gaan stuk, je moet alles zelf intypen en een verkeerde versie erbij pakken is zo gebeurd. Tijd die je niet aan je business kunt besteden, maar kwijt zult zijn aan de verlofregistratie van je werknemers!

Bovendien is het zo dat je in Excel geen namen kunt geven aan het opgenomen verlof. Maakt iemand gebruik van ouderschapsverlof of worden er uren besteed voor studie? In HoorayHR is het mogelijk om deze flexibele verlofsoorten bij te houden! In tegenstelling tot Excel, waar dit geen mogelijkheid is.

Alternatief voor Excel: een slimme HR tool met verlofregistratie

Er zijn steeds meer ondernemers die inzien dat het besteden van tijd aan verlofregistratie en verdere HR administratie erg veel verloren tijd is. De processen kunnen worden geoptimaliseerd, waardoor er erg veel tijd vrijkomt voor de business. Bij HoorayHR zien we dagelijks dat vele ondernemers het probleem inzien en van het Excel verlofregistratie template overstappen naar een slimme HR tool. In HoorayHR is het mogelijk voor de werknemer om verlof in te schieten, uren in te dienen en om bijvoorbeeld declaraties toe te voegen, waarna jij deze simpel en snel kunt goedkeuren! Op de Ontdek-pagina lees je veel meer over de mogelijkheden!

Bespaar tijd en geld op je verlofregistratie met een verlofapp

Vakantiedagen bijhouden in Excel lijkt een slimme en goedkope oplossing, maar dat is niet het geval. Integendeel, met een slimme HR tool met verlofregistratie bespaar je juist meer kosten. Een kleine investering van een paar euro per medewerker, die je in no time terugverdient. Onze klanten geven aan dat onze HR tool het volgende teweeg brengt:

1. Tijd besparen door automatiseren verlofregistratie

In tegenstelling tot vakantiedagen bijhouden in Excel, worden alle verlofaanvragen automatisch berekend en verwerkt. Verlofbudgetten kloppen tot twee decimalen achter de komma en worden realtime berekend op basis van het aantal gewerkte uren in een periode. Inclusief wettelijk en bovenwettelijke verlofbudgetten! Medewerkers hebben zelf inzicht in hun vakantiedagen en stellen geen onnodige vragen meer. Dit scheelt heel veel tijd voor jou als ondernemer.

2. Bespaar kosten door correcte verlofbudget berekeningen

Het correct bijhouden van vakantiedagen, verlofbudgetten en vervaldata is een complexe formule. Door te werken met een slimme verlofapp wordt alles 100% accuraat berekend en zorg je ervoor dat je niet per ongeluk teveel vakantiedagen vrijgeeft of uitbetaald. Bovendien heeft de medewerker altijd zicht op het verlofsaldo en de berekening.

3. Tevredenheid medewerkers door handige verlofapp

Met HoorayHR worden alle processen op het gebied van HoorayHR gestroomlijnd. Medewerkers kunnen gemakkelijk verlofuren of verzuim melden, declaraties indienen en is er een compleet overzicht van het digitale personeelsdossier. Als beheerder in HoorayHR is het mogelijk om contracten toe te voegen en te beheren met verloopdatums, wordt de onboarding volledig ondersteund en vind je al jouw HR zaken op één plek terug.

4. Tevredenheid medewerkers door handige HR tool

En misschien wel het belangrijkste; je medewerkers zijn super blij als zij zelf een overzicht hebben van hun verlofregistratie en digitaal personeelsdossier. 

Met HoorayHR is het direct mogelijk om vanaf de bank een verlofaanvraag in te dienen via de eenvoudige HR app. In de bedrijfskalender zie je meteen of en wanneer andere medewerkers aan het werk zijn, en is het zelfs mogelijk om deze agenda te koppelen aan je Google-, Microsoft-, iCal- of Outlook-agenda. Easy toch?

Vakantiedagen bijhouden in Excel is dus inderdaad gratis, maar kost het uiteindelijk een hoop geld op het moment dat je team verder groeit. Met HoorayHR stroomlijn je direct alle processen. Probeer HoorayHR direct 14 dagen gratis uit.