Er is een enorm tekort in de arbeidsmarkt. De banen liggen voor het oprapen en recruiters slaan constant hun slag om nieuw talent aan te trekken voor een onderneming. Wellicht dat je zelf ook op zoek bent naar versterking voor het team, maar wil je natuurlijk ook dat de huidige medewerkers tevreden blijven en zich met veel motivatie inzetten voor de onderneming. Een HR-afdeling met een juiste HR structuur in een bedrijf biedt je de handvatten om jouw doelstellingen te behalen! We vertellen je graag meer over de opzet van een HR-afdeling, wat de taken van een HR afdeling zijn en waarom het zo belangrijk is om structuur op het gebied van HR aan te brengen in de organisatie!

Structuur op het gebied van HR; waarom is dit nodig?

Vele start-ups en kleine bedrijven staan bekend om hun familiale sfeer en de hechte band die de medewerkers met elkaar hebben. Samen wordt er constant gewerkt aan taken binnen de organisatie, waardoor de medewerkers elkaar steeds beter als persoon leren kennen. Wanneer het bedrijf groeit en er een nieuwe medewerker nodig is, wordt er gekeken naar of de kandidaat in het team past en of er een klik is.

Op het moment dat een bedrijf steeds verder uitgroeit, zal de zeer persoonlijke band met het gehele team langzamerhand verloren gaan. Er hangt een meer anonieme sfeer en is er geen directe familieband met de nieuwe medewerkers. Verschillende afdelingen worden steeds groter en wordt er tussen de afdelingen niet zo nauw meer samengewerkt als in de beginfase van het bedrijf. Om de medewerkers tevreden te houden, bedrijfsdoelstellingen kenbaar te maken en om gesprekken te voeren met medewerkers, is het opzetten van een HR afdeling een goede uitkomst!

Het opzetten van een HR afdeling voor meer structuur in de HR taken

De HR-afdeling regelt alle HR vraagstukken en -taken binnen de organisatie. De HR medewerker(s) van de HR afdeling is het aanspreekpunt voor alle medewerkers, managers, directie en eventueel de ondernemingsraad indien deze van toepassing is. De HR afdeling is verantwoordelijk voor het zo goed mogelijk inzetten en promoten van de medewerkers, met als doel om het succes van een onderneming te verzekeren.

De werkzaamheden van een HR afdeling

De HR afdeling houdt zich met verschillende medewerkers bezig, zowel met het aantrekken van nieuw talent als met de ontwikkelingen van de huidige medewerkers. Zo houdt de HR afdeling zich bezig met het aantrekken van nieuw talent (recruitment), het geven van een snelle start (onboarding) en houdt de HR afdeling zich bezig met de offboarding van medewerkers (offboarding). We hebben een aantal verschillende taken op een rijtje gezet:

Het selecteren van personeel (personeelsselectie):

De werving (recruitment) wordt gedaan via verschillende kanalen, om zo het best geschikte talent te werven voor de onderneming. Employer branding en verschillende campagnes om talent aan te trekken valt ook onder deze taak.

Het plannen van personeel en diens behoefte:

Met deze taak wordt ervoor gezorgd dat het bedrijf het juiste aantal medewerkers in dienst heeft die over de nodige kwaliteiten beschikken. Aan de hand hiervan wordt er samengewerkt om doelen binnen de organisatie te behalen.

Inzetplanning voor het personeel (personeelsinzetplanning):

Door een optimale personeelsinzet planning aan te houden  zorgt de HR medewerker ervoor dat medewerkers zo efficiënt mogelijk worden ingezet. Hierdoor wordt onderbezetting of overcapaciteit voorkomen.

Personeelsadministratie:

Deze taak beschrijft alle administratieve en transactionele taken in HR. Taken binnen personeelsadministratie zijn het bijhouden en opslaan van contracten, verlofuren calculeren en mutaties doorvoeren, het onboarden en het offboarden van medewerkers.

Ontwikkeling van het personeel:

Prestatiemanagement is een belangrijke taak van de HR afdeling om de zwakke punten te ontnemen en medewerkers te stimuleren in hun sterke punten. Tip: kijk eens naar Persoonlijke Ontwikkeling van HoorayHR om de ontwikkeling van medewerkers gemakkelijk te registreren en bij te houden in het personeelsdossier!

Loyaliteit van de medewerkers:

Een van de taken van de HR afdeling is om de personeelsbinding te onderhouden. Dit kan gaan om het organiseren van evenementen, het bijhouden van een medewerkerstevredenheidsonderzoek en het plannen van activiteiten om meer binding te creëren!

People analytics:

Aan de hand van personeelsdata maakt de HR afdeling voorstellen voor acties, die zij vervolgens met de directie bespreken. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het bijhouden van overuren, waarna er kan worden overwogen om een nieuwe medewerker in dienst te nemen.

Het uitbetalen van salaris:

De HR afdeling houdt zich ook bezig met de uitbetaling van salaris. Zij Zorgen ervoor dat alle medewerkers op tijd hun loonstroken krijgen en dat de verloning juist verloopt.

Maak in het bedrijf duidelijk wat de HR afdeling doet!

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de medewerkers snappen en weten wat de HR afdeling doet. Maak kenbaar dat de HR afdeling niet alle administratieve taken uitvoert, maar dat zij ook een aanspreekpunt zijn binnen de organisatie. Wellicht dat de HR afdeling al een oplossing heeft, maar kan er – voornamelijk in een grote organisatie – ook voor gezorgd worden dat er een gesprek plaatsvindt tussen directe en medewerkers over een nieuwe functie, nieuwe activiteit of wordt er gesproken wanneer er ontevredenheid heerst.

Al met al is de HR afdeling een belangrijke afdeling in de organisatie, die zich weet in te zetten voor de medewerkers en de doelstellingen nastreeft.

Zorg voor een geschikte bedrijfsstructuur!

Bij het structuren van de HR afdeling worden er verschillende doelstellingen opgesteld, zowel voor de huidige als de toekomstige medewerkers. Een goed begin is het halve werk, dus is het belangrijk dat je de bedrijfsstructuur direct hebt staan. Om je te helpen hebben wij een aantal taken op een rijtje gezet:

Bepaal de prioriteiten van de organisatie

De eerste belangrijke taak is het bepalen van de prioriteiten die de organisatie heeft. Een roadmap kan hierbij helpen, waarna je per taak een mate van prioriteit geeft.

Welke HR taken besteed je uit en welke taken neem je zelf in beheer?

Het is ook goed om te bepalen welke processen je zelf oppakt en welke processen je juist zou willen uitbesteden. Kies je bijvoorbeeld voor een externe HR administrateur, of neem je een medewerker aan? De HR medewerker zal in-house de HR administratie op zijn of haar rekening nemen.

Salarisadministratie is bijvoorbeeld een taak die wij aanbevelen om uit te besteden. Een salarisadministratiepakket is meestal een standaard uitbesteding, maar kijk ook eens naar een accountant of salarisadministrateur. Op deze manier zorg je ervoor dat de salarisadministratie soepel verloopt.

Het definiëren van de processen voor een gestroomlijnde HR structuur

Er zijn verschillende doelstellingen en processen binnen de HR afdeling. Het definiëren van deze processen is misschien wel het belangrijkste! Documenteer de verschillende processen en verdeel de taken. Zorg ervoor dat de HR afdeling zorgvuldig met de gegevens van medewerkers om weet te gaan en stel prioriteiten.

Ook is het belangrijk om te bepalen welke kanalen je gaat gebruiken tijdens het wervingsproces. Zo ga je gestructureerd te werk en is er een duidelijk doel in de organisatie.

Kies voor een implementatie van HR software

De laatste en misschien wel de belangrijkste taak binnen het structureren van processen, is de implementatie van HR software. Hierdoor wordt alle informatie veilig opgeslagen en vind je deze terug op één digitale plek. Beheer en bewaar contracten of documenten, stroomlijn je aanvragen en keur deze gemakkelijk goed en optimaliseer het gehele HR proces. Met HoorayHR beschik je over een alles-in-één HRM software waarmee je al je HR processen stroomlijnt. We nemen erg veel werk voor je uit handen en zorgen ervoor dat jij veel minder HR uitdagingen zal hebben. Op onze Ontdek-pagina vertellen we je graag meer over onze HR software!