Met HoorayHR zijn we door onze HR software gespecialiseerd in het automatiseren van HR processen. Samen met partners doen we continu onderzoek hoe je met en zonder automatisering tijd kunt besparen op je HR processen. Tijdens onze webinar ‘haal meer uit je HR met weinig tijd’ zoomde we in op de uitdaging voor ondernemers (maar ook HR managers) hoe je met beperkte tijd meer uit je HR processen kunt halen.

Wat zijn HR processen?

HR processen zijn de werkwijzen die je inricht om de administratieve taken in je organisatie uit te voeren, als bijvoorbeeld HR gesprekken te voeren. Binnen de HR software van HoorayHR is het mogelijk om eenvoudig alle administratieve taken bij te houden. De HR afdeling van de organisatie bespaart tijd op de huidige processen door gebruik te maken van HR software of een HR systeem. Het is mogelijk om het gehele HR proces omtrent administratie te automatiseren, waardoor er meer gefocust kan worden op andere belangrijke processtappen.

Het inrichten van HR processen zijn vaak niet de zaken waarmee je start als ondernemer. Naarmate je bedrijf groeit zul je toch aan de slag moeten om je team gestructureerd te laten groeien. HR processen is vrij breed, namelijk alles wat het team raakt. Van onboarding en offboarding processen tot performange management en verloning.

Goed je HR processen snappen, helpt om tijd te besparen en meer uit je bedrijf te halen.

Administratieve taken automatiseren in het HR proces doe je zo

Daarom zes tips om je HR processen slimmer in te richten (soms een open deur, maar daarmee niet minder belangrijk):

1. Breng je HRM processen en uitdagingen in kaart

Voordat je aan de slag gaat met je eigen HR processen te verbeteren, is het belangrijk om zicht te hebben op je huidige HR processen. Bepaal welke HR processen er momenteel  zijn, om vervolgens te starten met het analyseren van de uitdagingen binnen de processen.

Wil je weten welke HR processen er zo al zijn, check dan ons kennisartikel over HR processen. Breng in kaart wat je HR uitdagingen zijn, bijvoorbeeld door een medewerkerstevredenheidsonderzoek te doen.

2. Voer een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) uit

Wil je weten waar uitdagingen zijn binnen jullie HR processen? We raden je aan om feedback te vragen vanuit het team. Wat vinden zowel huidoge als nieuwe medewerkers van de sfeer op het werk, de werkzaamheden en de verdere samenwerking. Aan de hand van een medewerkerstevredenheidsonderzoek MTO kom je erachter waar de echte uitdagingen liggen binnen de HRM processen. Een medewerkersonderzoek is een essentieel onderdeel van het optimaliseren van interne processen, voornamelijk voor HR. Dit, omdat medewerkers de motor zijn van jouw organisatie. De input vanuit de juiste medewerkers kan ervoor zorgen dat er een juiste prioritering gemaakt kan worden van de ontwikkeling in de organisatie. Wanneer het proces goed staat, zal dit uiteindelijk terug te zien zijn in de prestaties voortgang van de bedrijfsdoelstellingen en verdere prestaties.

3. Bepaal verbeteringen in het proces en prioriteer deze

Stel prioriteiten en durf te kiezen waar je jouw tijd aan besteedt. Maak een matrix tijd vs impact. Zijn er acties met hoge impact die heel weinig tijd kosten, zet ze gewoon meteen in gang in januari.

4. Vraag om hulp in je team

Pfoe, je HR proces ook nog optimaliseren? Maar ik moet ook mijn bedrijf runnen, sales doen, marketing bedenken, en wat er nog meer op het bordje van een ondernemer komt. En als HR manager ben je flink druk met de administratie (HINT: stop met Excel, start met HoorayHR!).

Bedenk daarom bij elke prio die je hebt bedacht, ‘Moet ik dit nu doen?’. Durf om hulp te vragen. Heb je bijvoorbeeld geen tijd om een MTO te doen? Betrek eventueel collega’s uit je team die het gaaf vinden om dit onderzoek in gang te zetten. Wees hier open over naar je team wie het onderzoek doet. Dit bespaart je veel tijd!

5. Leg je HR processen vast in een human resource management systeem

Het is van belang om het proces goed in kaart te hebben. Leg daarom processen vast, bijvoorbeeld het onboardingproces. Zo kun je beoordelen welke verbeteringen je doorvoert en of deze ook de verbetering hebben gebracht in het proces. Tot slot snappen ook andere collega’s hoe dit proces exact werkt. Dit om tijd te besparen en ook zodat je niet elke keer het wiel aan het uitdenken bent.

6. Het verbeteren van HRM processen

Tot slot! Bedenk kleine stappen, pak verbeteringen die je snel kunt oppakken direct op en bedenk een ritme. Een ritme zorgt ervoor dat het een continu proces wordt van verbeteringen, en je de workload kunt overzien. Maak het verbeteren van HR processen bijvoorbeeld onderdeel van je maandelijkse meetings of richt een simpel Google Form in waarbij collega’s feedback en tips kunnen achterlaten, zodat je dit maandelijks kunt beoordelen.

Webinar terugkijken: verbeteren HR processen met weinig tijd

Een aantal maanden geleden organiseerde wij aan webinar over het optimaliseren van HR processen binnen de organisatie. In de praktijk blijkt namelijk dat ondernemers, of de HR afdeling van de organisatie, enorm veel tijd kwijt is aan bijvoorbeeld het werven van een nieuwe medewerker, administratie of regelingen omtrent het dienstverband. Met de implementatie van HRM software zorg je ervoor dat je al deze HR taken kunt digitaliseren. Medewerkers houden hun gewerkte uren eenvoudig bij, vragen eenvoudig verlof aan en zien alle HR informatie terug op één digitale plek. Jij als ondernemen hoeft geen rekening meer te houden met verschillende processen, maar kunt je focussen op de verdere productiviteit en ontwikkeling in de organisatie!

In het webinar vertellen we meer tijd besparen door gebruik te maken van HRM software. Wat zijn de verschillende stappen waar tijd te besparen is en waar moet jij je als ondernemer op focussen?