Een goede onboarding is cruciaal voor het welkom heten van nieuwe werknemers. In het dynamische bedrijfsklimaat van 2024 is een gestroomlijnd proces niet alleen wenselijk, maar noodzakelijk voor een succesvolle onboarding van nieuwe werknemers. Het zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen en een vliegende start ervaren. Dit is erg belangrijk aangezien maar liefst 34% van de nieuwe werknemers binnen het eerste jaar van baan wisselt, en 20% zelf binnen de eerste 45 dagen.

Het belang van een goede onboarding

Een effectief onboarding programma gaat veel verder dan een eenvoudige introductie tot de werkplek; het is een uitgebreid proces dat nieuwe collega’s helpt te integreren in de cultuur van jouw bedrijf, hen alle nieuwe tools leren kennen, en hen aanmoedigt om motivatie te vinden binnen hun rol op de nieuwe werplek. Een goede goede onboarding maakt ambassadeurs luidt het gezegde in de HR-wereld, een overzichtelijk en goed onboarding programma is dus voor zowel werkgever als nieuwe medewerkers een win winsituatie.

Onboarding stappenplan voor een nieuwe medewerker

Een perfect onboarding programma bestaat uit een aantal duidelijke gedefinieerde stappen die ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers een vliegende start maken en bij de voor hun nieuwe club betrokken voelt. Hieronder volgt het onboarding stappenplan voor 2024 dat elke werkgever moet overwegen:

Stap 1: De onboarding vóór de eerste werkdag

Een effectieve onboarding begint al vóór de eerste werkdag van nieuwe collega’s. Een welkomstmail, goed voorbereide werkplek en geïnformeerde collega’s zorgen voor een goede start. Belangrijk voor een goede onboarding is het eerst op orde hebben van alle praktische zaken.

Last but not least! Zorg dat de rest van het team op de hoogte is van de komst van de nieuwe collega en vraag hen om zich zo open mogelijk op te stellen. Op deze manier voelt de nieuwe collega zich direct onderdeel van het team en zorg je als werkgever voor een goede onboarding start.

Stap 2: De onboarding tijdens de eerste werkdag

Het is zo ver, de eerste werkdag is aangebroken. Deze dag is de belangrijkste dag in het onboarding proces, no room for mistakes dus. Het is slim om een onboarding meeting te organiseren voor de nieuwe medewerker. Tijdens deze meeting vertel je meer over het bedrijf, de geschiedenis, wie de oprichters zijn, etc. Dit is ook het perfecte moment om de huisregels en andere relevante (bedrijfs)informatie te delen. Zorg er wel voor dat je het gesprek luchtig houdt. De introductie van de andere collega’s is ook een belangrijk moment. Je kan er voor kiezen om een rondleiding te geven, maar je zou ook een speeddate kunnen organiseren tussen de huidige en nieuwe collega’s om direct een onderlinge band te creëren. Je leert elkaar natuurlijk het beste kennen onder het genot van een goede kop koffie en een heerlijke lunch.

Wil je echt punten scoren? Leg dan een welkomstcadeautje klaar op het bureau van de nieuwe collega. Dit kan een bosje bloemen of een kaartje zijn, maar het is al helemaal leuk om iets te geven dat te maken heeft met het bedrijf.

Inspiratie nodig? Lees ons blog over hoe je een te gekke bedrijfscultuur creëert!

Stap 3: Evalueren

Heeft de nieuwe medewerker zijn of haar draai gevonden en is er enorm veel plezier op de werkvloer? Waarschijnlijk vliegen de dagen dan zo voorbij! Na de eerste maand is het belangrijk om terug te blikken op de afgelopen maand, wat ging er goed en wat ging er minder goed? Ook is het enorm relevant om de reactie van de nieuwe medewerker aan te horen. Is er nog ergens behoefte aan, of bevalt alles eigenlijk heel goed? Deze evaluatie doe je natuurlijk samen met de nieuwe collega, waarbij het belangrijk is dat er een goede vertrouwensband ontstaat.

Heeft de medewerker het naar zijn of haar zin?

Tijdens dit onderdeel van het onboarding proces wil je erachter komen of de medewerker het naar zijn of haar zin heeft binnen het bedrijf. Plan een meeting in, kies voor een rustige plek in of buiten het kantoor en neem echt de tijd voor de nieuwe medewerker. Deze evaluatie is ook het perfecte moment om feedback te geven aan de nieuwe medewerker, doe dit door middel van een compliment of tip.

Herhaal dit evaluatiemoment elke 1-3 maanden!

Stap 4: Afronding onboarding proces

Als laatste stap van het onboarding stappenplan komt de afronding van het proces. Het is inmiddels al een half jaar later en de nieuwe collega voelt zich helemaal thuis, hij of zij draait volop mee in het team. De collega neemt zelf initiatieven en onderling worden er gewenste resultaten behaald. Richting het einde van het contract is het tijd om keuzes te maken, willen beide partijen verder met elkaar?

Tijdens een evaluatiegesprek, wat tevens ook de afronding van het onboarding proces is, sta je samen met de medewerker stil bij de afgelopen maanden dat de medewerker in dienst is geweest. Het is handig om hier voor een meeting in te plannen op een rustige plek in het kantoor. Er achter komen hoe de medewerker het werk heeft ervaren en of er met plezier is gewerkt staat tijdens dit gesprek centraal. Hopelijk wilt de medewerker zich verder ontwikkelen in het bedrijf, maar het kan natuurlijk ook voorkomen dat de voor een nieuwe uitdaging zal kiezen.

Zorg ervoor dat je alle feedback meeneemt en documenteert, zodat zowel jij als de medewerker zich kan blijven ontwikkelen.

De toekomst van onboarding van nieuwe werknemers

De arbeidsmarkt blijft evolueren, een goed onboarding programma past zich aan om te blijven voldoen aan de veranderende behoeften van zowel bedrijven als nieuwe werknemers. Dit omvat het gebruik van de nieuwste relevante technologieën voor het stroomlijnen van een goede onboarding, het personaliseren van de onboardingservaring van een nieuwe medewerker, en het waarborgen van de flexibiliteit om te voldoen aan de diversiteit van het moderne personeelsbestand. Een goede onboarding die een nieuwe medewerker krijgt zorgt op deze manier hopelijk altijd voor het stimuleren van de intrinsieke motivatie van nieuwe medewerkers op hun nieuwe werkplek.

Nog even in het kort

Een gestructureerd en goed uitgedachte onboarding is dus essentieel voor het behoud van nieuwe werknemers. Je weet nu beter hoe onboarding werkt en hoe je er met een onboarding stappenplan een succes van kunt maken. Wij raden aan om je nog verder te verdiepen in het onboarding proces door middel van het whitepaper ‘Onboarden als een pro’.

Heb je vragen over het onboarding proces? Wil je weten hoe je voor jouw bedrijf een concreet onboarding proces opstelt? Wij denken graag met je mee. Neem gerust contact met ons op!