Yes! Een prachtige nieuwe feature is beschikbaar; vanaf nu kun je al je HR-documenten beheren met HoorayHR. Nooit meer een document kwijt, zelf structuur aanbrengen in je documenten, geen papierwinkel meer en slimme notificaties om niks meer te vergeten.

Waarom documentbeheer in HoorayHR?

Digitaal documentbeheer is een belangrijk onderdeel van HR, van arbeidsovereenkomst tot functioneringsgesprek en van loonstrook tot geheimhoudingsverklaring. Al deze documenten gestructureerd bewaren, met de juiste toegangsrechten en zorgen dat alle documenten up-to-date blijven is een flinke klus. Zeker als het in allerlei losse mappen, Excels en agenda’s staat!

Met HoorayHR willen we alle HR-processen van een MKB’er versimpelen en automatiseren, zodat jouw HR-administratie voor jou gaat werken. Met het document management systeem van HoorayHR kun je nu alle documenten goed opslaan en creëer je een digitaal archief. Denk bijvoorbeeld aan de volgende documenten:

• Arbeidscontracten
• Legitimatiebewijzen
• Functioneringsverslagen
• Geheimhoudingsverklaringen
• Leaseovereenkomsten
• Opleidingscertificaten
• Loonstroken
• Verzekeringspolissen
• Verzuimdocumenten

Doordat je binnen digitaal documentbeheer van HoorayHR ook direct toegang voor medewerkers kunt beheren, alsook notificaties kunt instellen, kun je zo het hele proces rondom een document correct maken. Zo kun je bijvoorbeeld een functioneringsverslag van een functioneringsgesprek direct delen met je medewerker in zijn personeelsdossier. Daarnaast koppel je direct een herinnering aan het document, zodat je 5 maanden later een melding krijgt. Zo kun je direct weer een nieuwe afspraak van je functioneringscyclus inplannen bij jezelf en je medewerker. Easy toch?

Hoe werkt het document management systeem van HoorayHR?

Met digitaal documentbeheer van HoorayHR kun je al jouw digitale documenten veilig en overzichtelijk opslaan in HoorayHR. Krijg altijd de meest actuele versie van bestanden van medewerkers te zien. Met documentbeheer in HoorayHR stroomlijnen we de volgende bedrijfsprocessen:

• Eenvoudig uploaden meerdere documenten
  Om snel van start te gaan kun je meerdere documenten in één keer uploaden en aan verschillende medewerkers hangen.
• Categorieën en tags aanmaken
  Maak zelf je eigen categorieën (oftewel mappen). Ze deel je de documenten in op een manier zoals dat past bij de structuur van jouw bedrijf. Nog sneller iets terugvinden; je kunt ook nog tags toevoegen aan documenten.
• Herinneringen instellen
  Wil je op tijd weten wanneer een document vervalt? Stel dan een herinnering in. Zo vergeet je nooit meer dat ene certificaat op tijd te vernieuwen of een nieuw functioneringsgesprek in te plannen.
• Delen met medewerker Soms zijn documenten alleen voor beheerders, in andere gevallen wil je een document delen met de medewerker. Kies voor ‘Delen met medewerk’ en het document staat ook zichtbaar in zijn of haar personeelsdossier.
• Documenten in personeelsdossier De documenten die je deelt met jouw medewerker zijn eenvoudig terug te vinden in het personeelsdossier. Zo ben jij nooit meer iets kwijt, en hoeft de medewerker niet meer te vragen waar een document staat; gewoon in HoorayHR!

Van papieren documenten naar digitaal documentbeheer

Maak jij nog gebruik van papieren documenten? Stop er nu meteen mee! Met digitaal documentbeheer in HoorayHR werk je met één centraal systeem voor het digitaliseren van de HR administratie. Op deze manier zorg je ervoor dat alle data veilig is opgeslagen in de HR software van HoorayHR, waardoor je geen papieren documenten meer hoeft te gebruiken. Beheer al je contracten, certificaten, persoonsgegevens en meer in documentbeheer van HoorayHR!

Digitaal documentbeheer; een centrale database voor alle HR documenten

Met digitaal documentbeheer van HoorayHR beheer je alle digitale documenten in een digitaal archief. Alle actuele informatie voor jouw HR administratie is terug te vinden in HoorayHR. De juiste documenten, waaronder contracten, kun jij met de juiste labels en eventuele vervaldata toevoegen aan het documentbeheersysteem in HoorayHR. Heeft de financiële afdeling een document nodig uit het document management systeem? Wanneer de medewerker van de juiste afdeling beheerder is en toegang heeft tot de bestanden en personeelsdossiers, is er direct toegang mogelijk tot het document voor bijvoorbeeld de verloning, het beheren van contracten en meer!

Met documentbeheer in HoorayHR zul je jouw beheer van documenten volledig digitaliseren. We helpen je graag met het stroomlijnen van het HR proces, zorgen voor verandering en zorgen voor efficiëntie in je werk!

Feedback of wensen?

Ben je gestart met het digitaliseren van documentbeheer in HoorayHR? Super leuk! Heb je feedback of zie je graag iets anders? Laat het ons vooral weten. Graag gaan we met onze gebruikers in gesprek om de beste gebruikerservaring te bieden. Neem contact op via een van onze support kanalen om jouw feedback of wens door te geven, of wanneer je hulp nodig hebt met het inrichten van jouw omgeving..