Thamara Zijlstra,
Founder van Blueberry Dynamic

Hoe vaak maak je ook nog mee dat je een compleet nieuwe markt instapt? Het is bizar!

Wist je dat 1 op de 3 werkenden de perfecte job skipt als de bedrijfscultuur hen niet aanstaat? En dat 91% van de managers cultural fit minstens zo belangrijk vindt als de skills van een nieuwe medewerker?

Het bouwen van de perfecte bedrijfscultuur is van essentieel belang om snelgroeiende bedrijven ook echt snel te laten groeien met de juiste mensen aan boord. Met Hooray willen we elke dag onze gebruikers helpen bij het bouwen van een great-place-to-work. Daarom vertellen wij in deze blogserie ‘De perfecte bedrijfscultuur van…’ verhalen van ondernemers of HR-managers.. Zij delen graag hun ervaring bij het creëren van een te gekke werkcultuur en welke uitdagingen zij zijn tegengekomen. Inspiratie om zelf aan de slag te gaan met jullie bedrijfscultuur, want een te gekke passende bedrijfscultuur, wie wil dat nu niet?

Vandaag aan het woord Thamara Zijlstra van Blueberry Dynamic. Blueberry Dynamic is gestart door Thamara om mensen te helpen starten en groeien als zelfstandig virtual assistant. Inmiddels is Blueberry Dynamic dé community in Nederland als het gaat om virtual assistants. Reden te meer om aan Thamara van Blueberry Dynamic te vragen welke rol cultuur speelt bij de organisatie.

Virtual assistants, verklaar je nader? Wat zijn dat nou precies.

Virtual assistants zijn organisatietalenten die uiteenlopende ondersteunende diensten aanbieden aan zzp’ers en bedrijven en dit volledig online doen.

Er wordt vaak gezegd dat een virtual assistant alles voor een ondernemer kan regelen, behalve het maken van kopietjes en het brengen van die favoriete kop koffie. Dat klopt wel. Van personal assistance tot administratief werk en van ondersteuning bij marketing, social media, videoproductie en websites tot evenementenorganisatie, schrijfwerk en online educatie. Het is een relatief nieuw beroep in Nederland, maar al snel zo populair dat zelfs het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid ons benaderd heeft om meer te vertellen over dit beroep van de toekomst. Heel gaaf.

De meeste VA’s zijn zzp’er, werken vanuit huis of reizen de wereld rond terwijl ze vanaf exotische bestemmingen hun werk doen voor Nederlandse opdrachtgevers. Het is een beroep dat vanwege de vrijheid en flexibiliteit ervan veel mogelijkheden biedt en is daarom ideaal voor vaders, moeders, studenten en avonturiers.

Dus het is veel meer dan een secretaresse op afstand alleen?

Ja klopt, het vak heeft zich echt enorm ontwikkeld en gemoderniseerd. Het sluit zo naadloos aan bij de huidige vraag in de markt, de vraag naar digitalisering en flexibiliteit. En natuurlijk persoonlijk welzijn. Zowel de VA als een bedrijf stelt zichzelf de vraag hoe ze het meeste uit hun tijd en geld kunnen halen en het antwoord is duidelijk. Er zitten zoveel voordelen aan voor alle partijen. Ik vind het heel mooi om te zien. Het VA vak is ooit ontstaan als moderne online versie van de secretaresse of personal assistant. Vervolgens zie je dat de mensen het maken en ontwikkelen tot wat het nu is. Het is een modern beroep dat zich razendsnel ontwikkelt en VA’s zijn steeds vaker online alleskunners. De onmisbare verbindende factor die professionals samenbrengen, versterken en helpen groeien.

Hoe ben jij zelf ooit begonnen? Hoe ben je achter deze wereld gekomen?

Toen ik begon bestond de virtual assistant wereld in Amerika, Engeland en Australië al, maar in Nederland had niemand erover gehoord. In Nederland was er nog helemaal niet over geschreven en was er online helemaal niks te vinden.

Ik ben er ingerold toen ik er via via over hoorde en toen dacht ik: goed idee! Ik ben goed in organiseren en ik denk dat ik dat wel kan.

Daarnaast ben ik een avonturier in hart en nieren. Ik heb de hele wereld rondgereisd en het idee van een kantoorbaan is niets voor mij, dan zou ik echt doodongelukkig worden.

Ik was heel erg op zoek naar een andere manier van leven en werken. Iets met veel eigen verantwoordelijkheid, zelfstandigheid en vooral heel erg de flexibiliteit om mijn leven te kunnen leiden, zoals ik dat graag wilde.

Toen ben ik echt alles over het vak gaan uitzoeken. Alles gaan leren wat los en vast zit en echt in het diepe gesprongen. Dat ging al heel snel erg goed.

Op social media vertelde ik daarover en zagen mensen dat ik bijvoorbeeld vanuit Zuid Afrika in het bos voor mijn klanten bezig was of in het Midden Oosten in de woestijn lekker op m’n laptop aan het werk was.

Toen begonnen mensen contact met me te zoeken. Ze hadden zoiets van: zo gaaf wat jij doet, dat zou ik ook wel willen. Maar hoe? Hoe kan ik doen wat jij doet? Zo is het balletje gaan rollen en ben ik begonnen met het opleiden van VA’s.

Echt gaaf dat je gewoon dacht: oké, ik ga dat doen en dat je dat toen ook echt bent gaan doen. Uiteindelijk ben je mensen gaan opleiden, dat had je zeker nooit verwacht.

Geweldig he? Hoe vaak maak je ook nog mee dat je een compleet nieuwe markt instapt? Het is bizar!

Zo leuk om te zien in het leven dat je soms dingen gewoon gaat doen. En dan komt er iets uit, wat dan uiteindelijk heel logisch is of niet logisch, maar dat helemaal bij je past.

Is het ook! Wij (Lior en ik) zijn altijd heel erg op zoek naar uitdaging. We zijn altijd aan leren en aan het onderzoeken, en we vinden het gewoon heel erg leuk om na te denken over creatieve processen en nieuwe initiatieven. In die zin is deze markt super interessant, we waren natuurlijk al pretty much de eerste in Nederland en er is en blijft zoveel potentie om te ontwikkelen. Je kan dus steeds met iets komen wat er nog niet was. Dat is te gek.

Virtual assistants vinden zichzelf natuurlijk de hele tijd opnieuw uit, omdat het zo divers is wat voor werkzaamheden ze allemaal kunnen doen.

Ja, precies. Heel mooi is dat. Waar het begon als de secretaresse of personal assistant op afstand pakken VA’s tegenwoordig zoveel andere zaken op. Denk aan marketing, content creatie en nu zelfs HR. Ik heb dat allemaal niet bedacht, dat is inderdaad een ontwikkeling die vanzelf kwam. The people make the job, right?

Hoe zou je de bedrijfscultuur omschrijven? Jullie zijn natuurlijk met z’n tweeën, maar hoe zou je bij jullie de bedrijfscultuur omschrijven?

Leuke vraag om te beantwoorden, dat is voor ons erg persoonlijk. We zijn natuurlijk hartstikke klein, dat is een bewuste keuze. Weet je: naast dat we de business samen runnen hebben we natuurlijk ook een relatie. Je woont ook samen. Wij hebben geen kantoor, we zijn flexibel. Dat is precies wat we willen en we doen er alles aan om dat te waarborgen.

Ons initiële idee is gewoon om altijd te blijven innoveren, ook de processen aan de achterkant, totdat we het gewoon echt niet meer aankunnen. Dan zien we wel weer verder. Maar het verrast me elke keer weer hoeveel je kan aanpassen in je werkwijze om effectiever met je tijd en resources om te gaan. Elke keer als ik denk nu lukt het echt niet meer is er toch nog iets wat we anders kunnen doen. Het houdt je heel scherp. 

En de bedrijfscultuur?

Ohja, dat vroeg je eigenlijk, haha. Wij hechten veel waarde aan openheid en transparantie binnen onze bedrijfscultuur. Humor, spelen, het is heel relaxed allemaal op ons werk. Ik werk knetterhard, maar flexibiliteit is heel belangrijk en daar maken we ook gewoon tijd voor vrij.

En wat ook helpt is dat we geen vaste werktijden hebben. Op een gegeven moment ontwikkel je wel een ritme, maar wil je in de ochtend een keer wat langer slapen? Dat kan gewoon! Heb je er een keer om 3 uur geen zin meer in? Kan ook gewoon. Afgelopen week zijn we spontaan naar het strand gegaan. In de middag waren we een beetje moe, toen zijn we in de auto gestapt naar het strand. Dat dat ook kan is echt heel fijn.

Kortom, flexibiliteit en alles heel relaxed aanpakken. Dat proberen we echt te waarborgen.

Aan de ene kant zijn we totale workaholics. We vinden het zo leuk wat we doen. We hebben oneindig veel creatieve ideeën, dus we willen altijd enthousiast doorgaan. Tegelijkertijd zijn we enorme levensgenieters en we doen dit op deze manier, omdat we het gewoon zo belangrijk vinden om op dagelijkse basis veel rust en ruimte te hebben.

We proberen altijd de balans te zoeken, gezondheid speelt daar ook in mee. Wij nemen veel ruimte voor gezond eten, sport en elke dag naar buiten gaan. Het is echt niet goed voor je lichaam om de hele dag achter de computer te zitten. Dus nou ja, sport, spel en avontuur is onderdeel van de dagelijkse gang van zaken.

We proberen altijd de balans te zoeken, gezondheid speelt daar ook in mee.

Dat is een mooie bedrijfscultuur, toch?

Absoluut. En ik dacht wat misschien leuk is om eraan toe te voegen is over de community, want we hebben dan misschien niet allemaal mensen in dienst, we zijn wel allemaal samen Blueberry Dynamic.

Blueberry Dynamic is veel meer dan alleen een virtueel assistent opleider.

Op de eerste plaats zijn we een community waarin we de de beroepsgroep van virtual assistants vertegenwoordigen. Hét all-in-one platform waar je alles vindt wat je nodig hebt. 

We hebben er heel veel aan gedaan om door middel van content creatie en media aandacht dit nieuwe vak op de kaart te zetten in Nederland. Maar we geloven er ook  erg in dat je dat met zijn allen moet doen. We proberen met alle personal assistants van Nederland of die Nederlands spreken (want ze zitten over de hele wereld) om dit samen te doen.

Dus de community is het hart van Blueberry Dynamic. Wat betreft community cultuur hebben we ook hele uitgesproken ideeën over wat deze plek moet ademen. We hebben daar tot in detail over nagedacht. De community van Blueberry Dynamic is sowieso een veilige plek, daar zetten we ons echt voor in. Het internet kan immers een rotte plek zijn, iedereen kan zeggen wat hij wil.

In al mijn ervaring online is het zo ontzettend belangrijk om iets neer te zetten waarin iedereen zich goed voelt, waarin elke deelnemer zich vrij voelt alles te vragen en zeggen. We besteden daarom veel aandacht aan het creëren van een positieve cultuur. 

Het is ook heel belangrijk dat mensen zich welkom voelen. Iedereen in de community reageert zo uitgebreid op elkaar, dat is echt iets wat we heel bewust hebben gecreëerd. We willen ook niet dat het forum een standaard vraag en antwoord forum is. We hebben een plek gecreëerd waar mensen echt graag komen.

Wat ook leuk is: iedereen gunt elkaar alles in de virtual assistant wereld. Het lijkt wel alsof er gewoon geen concurrentie is. De gunfactor is zo ontzettend hoog. Iedereen is lief, iedereen helpt elkaar, je kan echt gewoon zeggen: ik heb vanmiddag een deadline, ik loop ergens tegen aan, ik kom er niet uit. Wil iemand even met mij meekijken?

Dan heb je vaak  gewoon een virtuele assistent die je niet eens kent die zegt: oh, daar heb ik wel ervaring mee en dan ga je even mailen of bellen.

Het is een hele prettige community, waarin iedereen er voor elkaar is. Je krijgt een opdracht, die misschien niet helemaal jouw ding is. Dat wordt meteen binnen de community allemaal doorgespeeld naar elkaar. Het is wel iets waar ik heel trots op ben.

Moet je ook zeker zijn, en het is ook wel mooi om te zien dat dat aansluit bij jullie werkcultuur van rust en regelmaat en naar jezelf luisteren. De community is eigenlijk echt een verlengde van jullie cultuur.

En daarom vind ik het ook belangrijk om te noemen, want het is allemaal één. 

Werk gaat over veel meer dan brood op de plank. Wat je ook doet, werk gaat net zoveel over de persoon die je wilt zijn. Wij zien werk als een context voor persoonlijke ontwikkeling, creatieve expressie, vrijheid en connectie met mensen.

Dat is voor ons essentieel en voor de hele community net zo. We communiceren dat in alles wat we doen.

We hebben een hele duidelijke filosofie en daar staan we echt voor. Dit delen we met mensen en daar voelen ze zich door aangetrokken. Maar bovenal proberen we het goede voorbeeld te geven. Daarom zijn we zelf ook heel betrokken in de community.

En ja, we hebben een bepaald idee van wat we willen creëren, omdat we geloven dat we op die manier het meest kunnen geven aan de de beroepsgroep als geheel en aan elke individuele virtuele assistent.

Tot slot, welke tip zou jij geven aan een startup die helemaal aan het begin staat van een groeiproces?

Ik zou zeggen: onderschat het bepalen van je bedrijfscultuur niet. Ik kan me heel erg voorstellen dat het iets is dat niet als een prioriteit aanvoelt, maar ik denk dat je het wel zo zou moeten zien. Wat voor sfeer je neer wilt zetten, hoe je wilt dat mensen over je praten. Ik kan uit ervaring spreken dat het zoveel makkelijker is om dat vanaf dag één in te voeren en je ideeën te verspreiden dan om dat na verloop van tijd te moeten veranderen.

Dus ja, mijn tip zou absoluut zijn: maak het prioriteit om vanaf dag één na te denken over je bedrijfscultuur.

Natuurlijk moet alles zich vormen, je experimenteert en je leert, en er gebeurt van alles dat je van tevoren niet kan bedenken. Maar wat je altijd van tevoren kan bedenken, is het gevoel dat je achter wilt laten. Bedenk welk gevoel je wilt creëren en de boodschap die je wilt verspreiden, en hoe je wilt dat mensen over je praten. En dat kun je vanaf dag één implementeren op heel veel verschillende manieren. Maya Angelou zei: People will forget what you said, but they will never forget how you made them feel.