7 tips voor een AVG proof HR administratie

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om de HR administratie AVG-proof in te richten. Toch zien we nog altijd dat er bedrijven zijn die ervoor kiezen om de HR-administratie in losse mappen en Excel-documenten bij te houden. Iets anders dat we vaak zien is dat per ongeluk mensen toegang hebben tot documenten waar zij geen recht toe hebben, omdat de rechten voor het beheren en bekijken van gegevens niet juist zijn ingesteld.

Een zorgelijkheid qua veiligheid, terwijl deze werkwijzen niet voldoen aan de AVG-wetgeving. Naast de schade dat data veilig bewaard wordt, kun je als MKB’er ook tegen een boete aanlopen. Zo controleert de Autoriteit Persoonsgegevens, ook bekend als de AP, proefsgewijs op de dataveiligheid binnen MKB organisaties. Om te voorkomen dat data onjuist wordt bewaard, kun je het stappenplan AVG voor ondernemers van de Autoriteit Persoonsgegevens controleren. In dit blog geven we je graag een aantal tips om jouw data op orde te hebben. 

AVG en HR; hoe zit het eigenlijk?

Wanneer men spreekt over AVG, ook bekend als de algemene verordening gegevensbescherming wordt er vaak de link gelegd met hoe er omgegaan moet worden met persoonsgegevens van klanten. Iets wat vaak wordt vergeten, is dat bedrijven ook moeten stilstaan hoe zij omgaan met het bijhouden en opslaan van persoonsgegevens van medewerkers. Een goede en veilige HR-tool, waarin de HR-administratie veilig staat opgeslagen en alleen medewerkers met rechten de informatie in kunnen zien, is zeker aan te raden. 

Tips om de veiligheid van jouw HR administratie te verbeteren

Zoals eerder beschreven, is het binnen jouw HR-administratie noodzakelijk en daarnaast ontzettend belangrijk om te voldoen aan de AVG-wetgeving. Maar wat zijn nu de zaken waar je op moet letten? Om te voldoen aan de AVG-wetgeving hebben we een aantal punten opgeschreven waar je rekening mee zult moeten houden voor een veilige HR-administratie. Let wel op! Iedere organisatie is natuurlijk anders en kan het zo zijn dat processen net iets anders verlopen. Neem de tips in je op en bedenk wat voor invloed dit heeft op jouw eigen organisatie.

Tip 1: Maak gebruik van multifactor authenticatie en/of passkeys

Two-Factor Authentication (2FA) is een beveiligingsmethode waarbij je, naast een wachtwoord, een tweede vorm van verificatie moet doorlopen om toegang te krijgen tot een account. Het idee achter 2FA is dat zelfs als iemand je wachtwoord weet, de extra verificatie stap voorkomt dat onbevoegden toegang krijgen tot je gegevens. Forceer 2FA voor medewerkers mits dat mogelijk is.

Passkeys zijn een moderne vervanger van wachtwoorden en bieden een veiliger, gebruiksvriendelijker alternatief. Ze zijn gebaseerd op cryptografische technologie en zijn ontworpen om phishing, wachtwoord hergebruik, en zwakke wachtwoorden te voorkomen.

Tip 2: Het automatiseren van datavernietiging

Volgens de AVG mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Veel bedrijven worstelen met het verwijderen van verouderde gegevens. Gebruik HR-software die automatisch data vernietigt na een bepaalde bewaartermijn. Stel bijvoorbeeld in dat gegevens van voormalige medewerkers na twee jaar automatisch worden verwijderd, tenzij er juridische redenen zijn om ze langer te bewaren.

Tip 3: Regelmatig uitvoeren van data veiligheidsaudits

Een periodieke audit helpt je om risico’s op te sporen en zwakke plekken in je dataveiligheid te verbeteren. Betrek hier een externe AVG-expert bij en laat deze je volledige HR-processen doorlichten. Combineer dit met een jaarlijkse update van je HR-beleid om nieuwe ontwikkelingen mee te nemen.

Tip 4: Implementeer AI-verantwoording

Tegenwoordig zijn er vele HR-tools en andere software oplossingen voor processen die gebruik maken van kunstmatige intelligentie (AI) om gegevens te analyseren. Zorg ervoor dat de AI-systemen die je gebruikt, transparant en ethisch werken. Documenteer hoe deze systemen omgaan met persoonsgegevens en houd toezicht op mogelijke vooroordelen (bias) in AI-gebaseerde beslissingen.

Tip 5: Organiseer een bewustzijnstraining voor jouw medewerkers

Investeren in veilige systemen is belangrijk, maar het is misschien nog wel belangrijker dat medewerkers hiervan op de hoogte zijn. Een veilig systeem hanteren is nutteloos wanneer medewerkers niet op de hoogte zijn van AVG-voorschriften. Geef jaarlijks trainingen over databeheer en informeer medewerkers over wat ze wel en niet mogen doen met persoonsgegevens en andere belangrijke data. Maak hierbij gebruik van praktijkvoorbeelden en recente incidenten om bewustzijn te vergroten.

Tip 6: Beheren van toegang voor fysieke documenten

Hoewel digitalisering de norm is, blijven sommige bedrijven fysieke documenten gebruiken. Beveilig papieren dossiers met persoonsgegevens door ze op te slaan in afsluitbare kasten en te beperken wie toegang heeft. Stel een beleid op voor het vernietigen van oude fysieke documenten.

Tip 7: Kies voor ISO-gecertificeerde software

Kies HR-software die voldoet aan relevante ISO-normen, zoals ISO 27001 (informatiebeveiliging). Dit biedt extra zekerheid dat het platform is ontworpen met data veiligheid als prioriteit.

Ga zorgvuldig om met jouw data

We hopen dat deze tips en tricks jou inspireren om jouw HR administratie en verdere data van jouw medewerkers te beveiligen. Overweeg een aantal van de tips te implementeren om data direct veiliger te bewaren, zoals een multifactor authenticator of passkeys.

Hulp nodig bij het veilig beheren van jouw verdere HR administratie? Wij denken graag met je mee! Plan direct een persoonlijke demo of ervaar het gebruiksgemak van HoorayHR met een gratis proefperiode van 14 dagen.