De maanden juni, juli, augustus en begin september; het lijkt wel alsof iedereen tegelijkertijd met vakantie wil. Het maken van een vakantieplanning kan een ‘bumpy road’ zijn. De ene collega is heel flexibel, de ander altijd aan het drammen om dezelfde twee weken in juli. Sommige collega’s hebben al kinderen en dus gebonden aan de schoolvakanties, terwijl andere medewerkers alle vrijheid hebben wanneer ze gaan. Hoe zorg je er voor dat je simpel tot een vakantieplanning komt, waar iedereen zich in kan vinden? Ik vroeg het aan Bas, de CTO van HoorayHR.

1. Hoe zorg ik als bedrijf voor een goede vakantieplanning?

Allereerst is het belangrijk om te beoordelen wie je nodig hebt gedurende vakantieperiodes. Welke functies dienen minimaal aanwezig te zijn om te zorgen dat al het werk op een goede manier kan doorlopen. Zo vinden we het bij HoorayHR belangrijk dat zowel marketing, als support en development bezet is voor de ondersteuning van onze klanten. Als HR-tool leunen bedrijven op onze verlof feature om hun vakanties goed te plannen, dan is het fijn dat we hierbij kunnen helpen als dit nodig is. Voor elk bedrijf geldt een minimale bezetting. Stel deze vast en communiceer deze met collega’s waarom dit de minimale bezetting is. Dat scheelt in ieder geval discussie of iedereen binnen een bepaald team wel tegelijkertijd op vakantie kan. Leg deze minimale bezetting desnoods vast in je vakantieplanning, zodat dit voor iedereen zichtbaar is.

2. Communiceer een deadline voor de vakantieplanning

Geef iedereen gelijke kansen met het indienen van verlof door een deadline te geven voor het inplannen van zomervakanties voor de vakantieplanning. Bij HoorayHR vragen we iedereen hun voorkeur voor 1 april aan te geven voor de zomervakantie periode, waarbij we stimuleren om het nog eerder aan te geven. Collega’s willen graag hun zomervakantie boeken en willen daarom tijdig weten wanneer ze vrij kunnen krijgen. Een deadline zorgt er daarmee voor dat je in één keer de puzzel kunt leggen en iedereen tegelijkertijd antwoord kan geven. Wel zo eerlijk!

3. Bepaal vooraf wie er voorrang krijgt in de vakantieplanning

Bepaal vooraf wie er voorrang krijgt bij het maken van de vakantieplanning en communiceer deze regels ook vooraf. Zo kan er geen discussie ontstaan waarom de één wel verlof geaccordeerd krijgt en de ander niet. Zo bouw je samen aan een eerlijke vakantieplanning. Een paar voorbeelden waar je aan kunt denken

• Collega’s met schoolgaande kinderen krijgen voorrang in de schoolvakanties boven collega’s zonder schoolgaande kinderen.
• Of dit jaar mag de één als eerste kiezen en volgend jaar de ander. Een rouleersysteem.

Het gaat er hierbij niet om dat het ene systeem beter is dan de ander, maar vooral om de helderheid vooraf. Eventueel kun je dergelijke regels in het personeelshandboek of verlofreglement vastleggen. Altijd goed om dit elk jaar even te herhalen, zodat iedereen het weer weet.

4. Zorg voor zelfroostering

Bij HoorayHR geloven we heilig in zelfsturende teams. Om te zorgen dat zelfsturende teams zo goed mogelijk zelfsturend zijn, is het noodzakelijk om voor je vakantieplanning iets in te richten voor zelfroostering. Door alle verlofaanvragen direct zichtbaar te maken, ook al zijn ze nog in concept, geef je jouw collega’s de kans om hun verlofaanvraag direct af te stemmen op de eerder gestelde kaders. Komt de minimale bezetting in het geding? Heeft iemand al verlof aangevraagd in mijn gewenste periode en heeft diegene mogelijk voorrang? Dit zorgt ervoor dat collega’s het eerst zelf proberen op te lossen. Uiteraard lost dit niet alle problemen op en zul je soms de knoop moeten doorhakken en iemand teleurstellen. Maar het zorgt er wel voor dat degene inzicht heeft en daardoor meer begrip voor de keuzes die worden gemaakt.

Je kunt zelfroostering eenvoudig zelf toepassen in een Excel-sheet of door een online tool als HoorayHR te gebruiken. Het is vooral belangrijk dat iedereen toegang heeft tot de vakantieplanning en zelf kan plannen hierop.

5. Beoordeel verlof tijdig en geef een alternatief

Het is belangrijk om snel na de deadline het verlof te beoordelen. Mocht je iemand zijn verlof afkeuren geef dan ook direct een aantal andere opties door. Daarmee geef je het signaal af dat je zeker wel met vakantie kan en dat je ook rekening hebt gehouden met hem/haar door andere opties te bieden. Vergeet verlof ook niet schriftelijk af te keuren, dit kan ook bijvoorbeeld met HoorayHR door verlof in de applicatie af te keuren. De medewerker krijgt dan keurig een e-mail waarin de beoordeling van zijn/haar verlofaanvraag staat.

Bonustip: plan je eigen vakantie!

En de laatste tip vind ik uiteraard als co-founder minstens zo belangrijk; dien je eigen verlof ook in voor de deadline, zodat deze net als alle andere verlofaanvragen volgens de spelregels van het bedrijf kan worden beoordeeld. Ook als ondernemer of HR-manager is het belangrijk om de batterij weer op te laden voor de tweede helft van het jaar. Want werken is natuurlijk super leuk, maar op het strand liggen met een koud drankje zeker ook!