De Workflows feature wordt door onze klanten al veel gebruikt voor het managen van hun processen, zoals on- en offboarding, persoonlijke ontwikkelingscycli en langdurig verzuim. In het afgelopen jaar hebben we waardevolle feedback en suggesties ontvangen om deze feature nog beter, gebruiksvriendelijker en praktischer te maken. Daarom introduceren we binnenkort een nieuwe versie van Workflows die het beheren van deze processen nog eenvoudiger en overzichtelijker maakt. We laten je graag zien waar we mee bezig zijn!

Disclaimer: dit is een sneak preview van iets dat nog in ontwikkeling is. Het kan zijn dat het eindresultaat afwijkt van wat hier wordt gepresenteerd.

Highlights

De update van onze Workflows feature lanceren we in kwartaal 4 en omvat o.a. de volgende verbeteringen:

• Een nieuw overzicht van lopende (en achterlopende) workflows
• Workflows indelen in (volgordelijke) secties
• Rollen toewijzen binnen workflows
• Deadlines automatisch berekenen op basis van begin- of einddatum
• Inzicht in wanneer en door wie een taak is afgevinkt
• Workflows in bulk starten voor meerdere collega’s
• Workflows indelen in categorieën en met labels

Wil je op de hoogte blijven van deze ontwikkelingen? Laat je gegevens achter en we laten je weten wanneer je je kunt inschrijven voor de launch webinar.

Drie verbeteringen uitgelicht

Om je een beeld te geven hoe de verbeteringen er uit gaan zien, vertellen we graag wat meer over een drietal verbeteringen.

1. Nieuw overzicht van lopende en achterlopende workflows

Het workflow-overzicht krijgt een uitgebreide update. Zo kun je workflows indelen in categorieën en voorzien van eigen labels, waardoor je eenvoudig inzicht hebt in welke workflows actief zijn, hun voortgang (per sectie), de eerstvolgende deadline en welke workflows achterlopen. Ook zoeken en filteren binnen het overzicht werkt nu een stuk intuïtiever.

Daarnaast koppel je workflows eenvoudig aan een specifieke medewerker, zelfs als deze medewerker zelf geen actieve taken heeft. Zo krijg je een helder overzicht van alle workflows die ooit voor een medewerker zijn gestart, zoals onboarding, ontwikkelingscyclus, contractverlenging of pensioenregeling.

Ook het uitvoeren van eigen taken wordt overzichtelijker. Naast herinneringsmeldingen zie je in je dashboard een volledig overzicht van alle openstaande taken. Zo helpen we je actief om taken tijdig af te ronden.

Deze verbetering biedt o.a. voordelen voor:

• In één oogopslag zien welke workflows actief zijn en wat de voortgang is
• Gemakkelijker zoeken en filteren binnen workflows
• Extra ondersteuning bij het afronden van eigen taken, en daarmee ook bij het helpen van medewerkers om hun taken af te ronden

2. Workflows indelen in secties

Complexe processen resulteren nu vaak in lange takenlijsten binnen workflows, of in het aanmaken van meerdere workflows voor verschillende fases (bijvoorbeeld aparte workflows voor preboarding en onboarding).

In de workflows update introduceren we de mogelijkheid om taken in te delen in secties. Je kunt ervoor kiezen om secties te gebruiken om je lange takenlijst overzichtelijker te maken. Wat helemaal gaaf is: je kunt secties vergrendelen. Want als je met de preboarding bezig bent, dan kunnen de onboarding taken nog helemaal niet worden uitgevoerd. Zodra je een sectie ontgrendeld, worden de taken vrijgegeven en alle verantwoordelijke op de hoogte gesteld.

Bovendien kun je instellen dat de volgende sectie automatisch wordt ontgrendeld zodra alle taken binnen de huidige sectie zijn afgerond, waardoor het proces vloeiend en automatisch doorloopt.

Deze verbetering biedt o.a. voordelen voor:

• Meer overzicht binnen workflows door taken te groeperen
• Opdelen van complexe processen in kleinere subprocessen, zoals preboarding en onboarding, of het indelen van de ontwikkelingscyclus in kwartalen of langdurige verzuimprocessen waarin specifieke stappen op gezette tijden volgen.

3. Flexibiliteit in templates met rollen en automatisch berekende deadline

De basis van de Workflows feature wordt gevormd door templates waarin je processen vastlegt. Het wordt straks aanzienlijk eenvoudiger om in een template vast te leggen wie verantwoordelijk is voor taken en welke deadlines hierbij horen.

Rollen: in de template kun je taken aan specifieke rollen toewijzen, zoals de ‘HR-manager’. Eventueel kun je al een medewerker aan een rol toewijzen. Zodra de template wordt gebruikt om een workflow te starten, wijs je de HR-manager aan en alle taken worden automatisch aan deze collega toegewezen. Andere voorbeeldrollen zijn ‘medewerker’, ‘salarisadministrateur’, ‘werkgever’ of ‘office manager’. Je kunt rollen zelf benoemen voor volledige flexibiliteit! Ook in de workflow zelf zie je meteen wie welke rol vervult.

Automatische deadlines: ook deadlines kunnen flexibel worden ingesteld in de template. Je kunt ervoor kiezen dat deadlines automatisch worden berekend op basis van een start- of einddatum. Zo kan bijvoorbeeld de deadline van een taak één maand na de start van de workflow liggen, of juist twee weken voor de einddatum. Bij het starten van de workflow geef je de start- en einddatum op, en de deadlines voor alle taken worden automatisch berekend. Concreet voorbeeld: alle preboarding-taken moeten binnen twee weken vanaf de startdatum worden afgerond, terwijl de taken in de onboardingfase vier weken na de startdatum voltooid moeten zijn. Stel dit precies in zoals jij wilt.

Deze verbetering biedt o.a. voordelen voor:

• Rollen en verantwoordelijken van taken vooraf toewijzen in templates en per workflow definiëren
• Processen met taken die verschillende deadlines hebben; deze deadlines staan direct correct bij de start van de workflow

Feedback, vragen of ideeën?

Heb je na deze sneak preview nog vragen, suggesties of ideeën om de functie verder te verbeteren? We horen graag van je! Stuur ons een bericht via de chat en we helpen je graag verder.