Exciting news! De laatste weken is er door ons development-team hard gewerkt aan een nieuwe update binnen HoorayHR. Vanaf nu is het mogelijk om automatisch documenten te genereren op basis van je eigen templates. Denk hierbij aan contracten, salarisbrieven of bruikleenovereenkomsten. Jouw documenten templates kun je zelf vormgeven in eigen huisstijl en layout. In het template plaats je variabelen die bij het genereren van een document worden vervangen door de gegevens van de medewerker.

In de video vertelt Sander Treur, Head of Product bij HoorayHR, meer over deze nieuwste feature. Stap voor stap leggen we je uit hoe je een template creëert, hoe je een document genereert en wie de mogelijkheid heeft om deze documenten aan te maken.

Welke processen worden ondersteund?

Met de documentengenerator van HoorayHR, ondersteunen we jou bij verschillende processen binnen de organisatie. We hebben een aantal voorbeelden voor je op een rij gezet:

• Onboarding
  Voeg eenvoudig een nieuwe medewerker toe aan HoorayHR. Activeer het dienstverband en genereer een contract op basis van een template. Is het contract compleet? Dan kun je deze direct – gratis – ter ondertekening aanbieden bij de nieuwe medewerker en andere personen die moeten ondertekenen.

• Bedrijfsmiddelen
  Voeg eenvoudig een bedrijfsmiddel toe aan HoorayHR. Geef een bedrijfsmiddel uit aan een medewerker. Genereer een bruikleenovereenkomst op basis van een template. Biedt de overeenkomst – gratis – ter ondertekening aan bij de medewerker en andere personen die moeten ondertekenen.

De documenten worden automatisch gekoppeld aan contracten en bedrijfsmiddelen, dus je vindt ze makkelijk terug op de juiste plek.

Natuurlijk is het ook mogelijk om andere soorten documenten te genereren die aansluiten bij de processen in jouw organisatie. Genereer en onderteken eenvoudig het document in HoorayHR en voeg deze toe aan het digitaal personeelsdossier van de medewerker.

Documenten templates

Om een document te genereren, maak je eerst een document template.

Dit is een Word (.docx) bestand waarin je variabelen kunt plaatsen. Deze variabelen bevatten de informatie van de medewerker die is opgeslagen in HoorayHR. Denk hierbij aan NAW gegevens, dienstverbandgegevens zoals contracten en arbeidsvoorwaarden, of gegevens van bedrijfsmiddelen (voor het genereren van bruikleenovereenkomsten).

Het is mogelijk om gebruik te maken van systeem variabelen, deze variabelen zijn te koppelen aan waarden in HoorayHR. Daarnaast is het ook mogelijk om je eigen waarden aan te maken. In de video verteld Sander hier meer over!

Eigen huisstijl en lay-out

Het is mogelijk om jouw documenten te genereren in een eigen huisstijl en gewenste lay-out. Voeg eenvoudig jouw eigen logo en andere elementen vanuit de huisstijl toe aan het template, waardoor de documenten herkenbaar en vertrouwelijk zijn.

Documenten templates indelen in categorieën

Je koppelt templates aan een document-categorie, om overzicht te creëren tussen de verschillende templates en te bepalen welke collega’s in je bedrijf de templates kunnen gebruiken om een document te genereren.

Documenten genereren

Zodra je een template hebt ingericht, kun je vanuit het documentenoverzicht direct een nieuw document genereren. Je kiest de medewerker voor wie je het document wilt genereren en controleert de variabelen. Zijn er nog missende gegevens? Dan helpen we je deze direct in HoorayHR te plaatsen, zo is direct het personeelsdossier van de medewerker up-to-date.

Tip: je kunt ook vanuit het personeelsdossier, of bij het toevoegen van een nieuw contract of bedrijfsmiddel direct een document genereren. Handig!

Na het genereren van het document, kun je deze direct delen met de medewerker, of ter ondertekening aanbieden.

Documenten koppelen voor meer overzicht

Je kunt documenten koppelen aan een contract of bedrijfsmiddel in HoorayHR. Zo weet je precies welk document bij welk item hoort, en kun je hier gemakkelijk tussen navigeren. Wanneer je een document genereert, koppelen wij het automatisch voor je.

Webinar

Op donderdag 14 november vertellen we je meer over deze nieuwe feature tijdens het webinar ‘Documenten genereren op basis van templates’. Tijdens het webinar vertellen we je meer over hoe je templates kunt aanmaken, hoe je documenten genereert en hoe je documenten toewijst aan de juiste document categorie.

Naar aanleiding van het webinar beschik je over alle informatie om zelf aan de slag te gaan met het genereren van documenten in HoorayHR.

Direct aanmelden