Als agency (ook wel bekend als een reclamebureau, communicatiebureau, internetbureau, je weet wel iets met projecten, uren en resources) is je belangrijkste doel om alle projecten te stroomlijnen. Deadlines halen. Projecten offreren, en hopelijk factureren. Een project management systeem is key voor het resultaat. Maar sta je bij je selectie ook stil bij het HR component? Want je mensen zijn het belangrijkste goed van een dienstverlener.

In deze blog inspireren we je welke project management tools er zijn, wat je in je afweging mee kunt nemen en hoe HR hier een rol in speelt.

Wat zijn project management systemen?

Project management systemen zijn softwaretools die bedrijven helpen bij het organiseren, plannen en beheren van hun projecten. Ze bieden bureau’s de opties voor taakbeheer, teamcommunicatie, documentdeling, tijdregistratie en rapportage. En soms ook offertes, facturatie en zelfs een stuk boekhouding. Afhankelijk van je wensen zijn er veel oplossingen denkbaar. Het uiteindelijke doel van een project management systeem is efficiënt samen werken, deadlines halen en de voortgang van projecten te bewaken.

Waar moet je op letten bij de aanschaf van een project management systeem?

Bij het kiezen van een project management systeem zijn er verschillende factoren om rekening mee te houden.

• Bepaal behoefte: welke functionaliteiten heb jij nodig. Is dit enkel het management projecten, of ook uren registratie en facturatie?
• Aanpasbaarheid en instelbaarheid: ja, een project management proces is in de basis hetzelfde voor elk bedrijf. Toch geeft iedereen zijn eigen draai aan dit proces. Het is belangrijk om te kijken of de applicatie voldoende past bij jouw proces, dan wel aanpasbaar is.
• Gebruiksvriendelijkheid: hoe simpeler, hoe makkelijker te implementeren.
• Klantenservice: wil je het graag allemaal zelf uitzoeken, of heb je behoefte aan ondersteuning. Kijk goed hoe je wordt ondersteund (bv alleen chat, of ook telefonisch) en in welke taal/tijdzone.

Wat is het belang van een HR tool i.c.m. een project management systeem?

Een HR tool kan een waardevolle aanvulling zijn op een project management systeem. Veel project management tools hebben (te) weinig HR functionaliteiten, terwijl er bij groeiende agencies behoefte naar is. In een project management systeem zit vaak je resource planning, dus het is waardevol dat de HR tool op een correcte manier de beschikbaarheid van mensen communiceert.

Omdat we uiteraard trots zijn op onze eigen HR tool, delen we graag dat HoorayHR te integreren is met project management systemen. Dit levert de volgende voordelen op:

• Automatisch onboarden van nieuwe collega’s vanuit je HR tool rechtstreeks in je project management pakket.
• Direct verlof en verzuim vanuit je HR tool in je planning, zodat de planning direct sluitend is. Hopla, aan de slag met de juiste projecten!
• Een betere ervaring voor de medewerker; HR is vaak beperkt aanwezig in het CRM, dus superfijn als je hier een simpele tool, zoals HoorayHR, bij kunt zetten.

Kortom, het beste van twee werelden, en ook nog eens geintegreerd.

Vergelijking van 4 toonaangevende project management systemen

1. Gripp

Uit welk land? Nederland

Gripp is een alles-in-één project management systeem dat speciaal is ontworpen voor het MKB en KMO. Het biedt functies zoals taakbeheer, projectplanning, urenregistratie en facturering. Gripp richt zich op het vereenvoudigen van projectmanagementprocessen en het stimuleren van teamproductiviteit. Het toffe van Gripp is dat het speciaal voor agencies is ontwikkeld, waarbij je alles kunt regelen (behalve HR ;)); van CRM tot projectmanagement en van offerte en factuur tot boekhouding. En er is een perfecte koppeling met HoorayHR beschikbaar.

Voor wie geschikt / doelgroep: 
Gripp is perfect geschikt voor kleine en middelgrote bedrijven in verschillende sectoren die behoefte hebben aan een geïntegreerd systeem voor projectmanagement, urenregistratie en facturering.

Drie voordelen:

• Gripp biedt uitgebreide functionaliteiten op het gebied van projectmanagement en facturering
• Een intuïtieve gebruikersinterface
• Een goede klantenservice.

2. TimeChimp

Uit welk land? Nederland

TimeChimp is een gebruiksvriendelijk project management systeem dat zich richt op tijdregistratie, urenverantwoording en facturering. Het biedt integraties met populaire tools zoals Trello, Asana en Slack. TimeChimp is oorspronkelijk gestart met urenregistratie, maar ondertussen uitgebouwd tot volwaardig project management tool

Voor wie geschikt / doelgroep: 
TimeChimp is geschikt voor kleine en middelgrote bedrijven die de tijdregistratie en facturering van projecten wil stroomlijnen. Zo ontstaat er inzicht en overzicht.

Drie voordelen:

• TimeChimp heeft een eenvoudige en intuïtieve interface
• Heb je veel taken en uren te registreren als medewerker? Dan is dit super geregeld met TimeChimp.
• Integratiemogelijkheden met andere tools.

3. Trello

Uit welk land? USA

Trello is niet een standaard project management systeem, maar oorspronkelijk gestart om takenlijsten en acties goed af te ronden. Door de gebruiksvriendelijke interface met een eenvoudig te begrijpen concept van borden, lijsten en kaarten, kun je hier heel snel en simpel je projecten mee managen. Hiermee kunnen gebruikers taken en projecten op een visuele manier organiseren en beheren. En nog een voordeel: iedereen snapt het.

Trello perfect voor freelancers en kleine teams
Trello is geschikt voor zowel individuen als teams die behoefte hebben aan een overzichtelijk en flexibel systeem om hun projecten te organiseren. Vooral geschikt voor freelancers, kleine teams om projecten te beheren.

De voordelen van Trello:

• Eenvoudige visualisatie: Trello maakt gebruik van visuele borden en kaarten, waardoor gebruikers snel en simpel kunnen gebruiken.
• Flexibiliteit en aanpasbaarheid: Het systeem kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van een team of project, waardoor het geschikt is voor verschillende workflows en werkmethoden.
• Beperkt in project functionaliteit: je zult zaken als urenregistratie, CRM, offertes, facturatie op een andere manier moeten organiseren.
• Betaalbaar: zelfs de gratis versie biedt veel opties.

Trello is een populaire keuze vanwege zijn eenvoud en flexibiliteit, waardoor het een handige tool is voor teams die behoefte hebben aan een visueel en aanpasbaar project management systeem.

4. Asana

Uit welk land? Verenigde Staten

Asana is een populaire project management tool die teams helpt bij het organiseren en beheren van projecten. Het biedt functies zoals taakbeheer, projectplanning, team communicatie en rapportage. Zaken als offertes, facturatie en boekhouding hebben geen plek in Asana. Heeft mede te maken met het internationale karakter van de applicatie. Dus lokalisatie ontbreekt.

Voor wie geschikt / doelgroep:Asana is geschikt voor teams van elke omvang en in elke sector die behoefte hebben aan een flexibel en collaboratief project management systeem. Vooral teams die op afstand werken of internationaal opereren maken veel gebruik van Asana.

Drie voordelen:

• Asana heeft een intuïtieve interface; simpel en goed aanpasbaar aan je eigen proces.
• Offertes, facturen en boekhouding op een andere manier oplossen.
• Integraties met veel andere tools.

Met deze vergelijking van vier toonaangevende project management systemen heb je een overzicht van hun belangrijkste kenmerken en voordelen. Kies het systeem dat het beste past bij de behoeften van jouw organisatie en combineer het eventueel met een geschikte HR tool om de efficiëntie en samenwerking verder te verbeteren.