Hoe zit dat nou precies, verzuimregistratie en AVG? Wanneer een werknemer ziek is en niet kan werken, dan is deze verplicht dit zo snel mogelijk bij jou te melden. Jij als werkgever moet dit vervolgens vastleggen in je administratie. Dit kan heel erg snel in de HR software van HoorayHR, maar er zijn wat regels waar je waarschijnlijk nog niet aan had gedacht. Want hoe zit het bijvoorbeeld met de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming)?

Algemene verordening gegevensbescherming en verzuimregistratie bij zieke werknemers

In dit artikel geven we je een aantal tips. Wat mag je een zieke werknemer wel en niet vragen en hoe zit het trouwens tijdens de sollicitatie?

De Autoriteit Persoonsgegevens ziet toe op de naleving van de privacywetgeving. In het rapport ‘De zieke werknemer‘ van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je alle regels met betrekking tot verwerking van bijzondere persoonsgegevens betreffende van zieke werknemers bij elkaar.

Het is van groot belang om je aan deze regels te houden, want een overtreding kan je duur komen te staan. De Autoriteit Persoonsgegevens mag boetes van maximaal 20 miljoen euro per overtreding opleggen. Omdat je hier niet op zit te wachten hebben we de belangrijkste punten hieronder voor je opgesteld.

Wat mag je als werkgever de werknemer wel vragen bij kort en langdurend verzuim voor verzuimregistratie avg?

Om te zorgen dat je verzuimregistratie goed op orde is, mag je de volgende gegevens vragen en ook registreren:

• Datum en tijdstip van ziekmelding
• Telefoonnummer en (verpleeg)adres
• Vermoedelijke duur van het verzuim
• Lopende afspraken en werkzaamheden
• Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar je mag niet vragen onder welke vangnetbepaling)
• Of het verzuim verband houdt met een arbeidsongeval

Wat mag je als werkgever de werknemer niet vragen bij verzuim volgens Autoriteit Persoonsgegevens?

• De aard van de ziekte (wat mankeert de werknemer en wat is de oorzaak, dus geen medische gegevens).
• De beperkingen en mogelijkheden van de werknemer (in welke mate is hij nog in staat te werken).

Het is een menselijke reactie om te vragen waar iemand last van heeft, maar hoe goed je dit ook bedoeld, je mag dit niet vragen en al helemaal niet verzuim oorzaken vastleggen in welke administratie dan ook!

Het klinkt streng, maar een zieke werknemer kun je dus ook niet vragen in hoeverre hij nog inzetbaar is. Daarmee leg je namelijk indirect vast wat hij niet kan en daarmee zeg je iets over de gezondheid van je collega.

Zieke werknemer: hoe zorg je voor een goede omgang van zieke medewerker?

Als een medewerker zich ziek meldt is het goed om contact te hebben met de medewerker. Medewerker belt vaak of werkgever vragen zelf of er zaken over genomen kunnen wordenr. Als de ziekte gaat duren, dan is het fijn om afspraken daarover te maken. Wellicht dienen collega’s lopende werkzaamheden over te nemen, of afspraken over te pakken. Zo kun je duidelijkheid bieden, zodat de medewerker tijd en rust heeft die zijn ziekte vraagt. Medewerkers kunnen een gesprek tijdens ziekte als lastig ervaren. Blijf rustig en schep vertrouwen voor een effectief ziekmeldingsgesprek, dit heeft een positief effect op het herstel.

Als er langer verzuim aan de orde is, dan dient de werkgever soms ook contact op te nemen met de bedrijfsarts voor tijdige verzuimbegeleiding om verzuim te beperken. De bedrijfsarts checkt namens jou als werkgever en de verzuimverzekering hoe het gaat met de medewerker. Dit is een verantwoorde manier om te checken hoe het gaat met de medewerkers. Om het traject goed te begeleiden zijn persoonsgegevens noodzakelijk (persoonsgegevens verstrekt door werkgever) voor de arbodienst. Zij moeten immers weten wie de medewerker is. De bedrijfsarts mag wel verzuimoorzaken registreren, maar brengt hier de werkgever niet van op te hoogte.

De arbodienst of bedrijfsarts maakt samen afspraken met werkgever en werknemer, zodat gezamenlijk een pad wordt bewandeld om te herstellen en te reintegreren. De arbodienst of bedrijfsarts heeft uiteraard een medische achtergrond. Daarmee hebben zij toegevoegde waarde, weten hoe zij zich aan regels houden rondom verzuim en avg, maar zijn er voor de belangen van zowel werknemer als werkgever.

Let op: Ook als de werknemer zelf vertelt wat hem mankeert, kun je dit beter niet vastleggen. Er gelden wel uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer het gaat om een ziekte waarbij werkgever alerter directe collega’s moeten weten hoe ze moeten handelen in het geval van nood. Denk hierbij aan epilepsie of suikerziekte. De informatie over deze ziekte en hoe te handelen mag je wel vastleggen, mits de werknemer daarin toestemt.

En hoe zit het eigenlijk tijdens de sollicitatie?

Tijdens een sollicitatiegesprek mag je de sollicitant geen vragen stellen over zijn gezondheid of over zijn ziekteverzuim in het verleden. Ook mag je dit niet navragen bij zijn referenties en vorige werkgevers.

Vraag je de sollicitant er toch naar, dan mag deze weigeren om antwoord te geven. Een vrouwelijke sollicitant mag zelfs onjuiste informatie geven wanneer je haar vraagt of zij zwanger is of dat wil worden.

Je mag een nieuwe werknemer niet onderwerpen aan een medische keuring, tenzij de functie bijzondere eisen stelt aan zijn medische geschiktheid. Dit moet je vooraf al gemeld hebben, bijvoorbeeld in de vacature. De bedrijfsarts mag de uitslag van de keuring alleen aan jou bekend maken als de sollicitant hierin toestemt. En alleen in algemene medische termen, zoals ‘geschikt’ of ‘ongeschikt’.